Doanh nghiệp nên chọn G Suite phiên bản nào? Basic – Business – Enterprise

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm tới việc đưa G Suite của Google vào ứng dụng, chắc hẳn bạn cũng đã tìm hiểu về ba phiên bản hiện có của G Suite và phân vân về một lựa chọn cho mình. Có thể nói theo một cách nào đấy, quyết định mua một phần mềm cho doanh nghiệp cũng giống như… kết hôn vậy. Thường thì bạn sẽ chỉ biết được “đối tượng” này có phù hợp với mình hay không sau khi chính thức về chung một nhà. Tuy nhiên, khác với kết hôn, bạn có thể lên mạng tìm kiếm thông tin, nghiên cứu kỹ lưỡng về một ứng dụng trước khi chính thức đặt bút ký. Và bài viết này sẽ giúp bạn có thêm thông tin tham khảo về các phiên bản G Suite Basic – Business – Enterprise, từ đó đưa ra được phiên bản phù hợp.

Nếu bạn vẫn chưa thực sự nắm rõ những thông tin cơ bản, hãy tìm hiểu G Suite là gì trước khi đọc tiếp các phần thông tin dưới đây nhé.

1/ Các phiên bản G Suite của Google

Hiện tại Google cung cấp ba phiên bản G Suite khác nhau cho doanh nghiệp, bao gồm: G Suite Basic, G Suite Business và G Suite Enterprise (Google Workspace Enterprise) . Google có cung cấp các phiên bản G Suite dành cho chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận hay các trường học, nhưng doanh nghiệp chỉ có 3 lựa chọn trên. 

Bên cạnh những ứng dụng lõi, cơ bản, mỗi phiên bản G Suite sẽ khác nhau chủ yếu ở giá cả, dung lượng và quyền quản lý. 

2/ Điểm giống nhau giữa ba phiên bản G Suite Basic – Business – Enterprise

Dù lựa chọn phiên bản nào thì nhân viên của bạn cũng sẽ có thể sử dụng các ứng dụng cơ bản của G Suite, bao gồm:

• Gmail theo tên miền công ty (email có đuôi @tencongty.com) để trao đổi và chia sẻ thông tin nội bộ, với khách hàng và đối tác bên ngoài
• Google Docs, Sheets, Slides, Forms,… để soạn thảo văn bản trực tuyến, trong thời gian thực
• Google Drive để lưu trữ và chia sẻ, phân quyền truy cập thông tin
• Hangouts Meets, Hangouts Chat để gọi video call, hội nghị truyền hình, chat,… 
• Google Calendar để quản lý lịch làm việc, tạo các sự kiện, lời nhắc nhở,…
• Google Sites để tạo các trang web nhanh chóng và tiện lợi, dưới dạng kéo – thả (Drag & drop)

Vậy doanh nghiệp sẽ lựa chọn phiên bản G Suite dựa trên những yếu tố nào?

Phần tiếp theo sẽ phân tích sự khác biệt dưới góc nhìn của người dùng và quản trị viên.

3/ Sự khác nhau giữa các phiên bản G Suite Basic – Business – Enterprise

3.1. Đối với người dùng, nhân viên trong doanh nghiệp

Trước hết, phải khẳng định rằng: Trải nghiệm của người dùng không hề bị ảnh hưởng bởi gói dịch vụ G Suite mà bạn chọn. Bạn luôn có thể yên tâm, vì dù có lựa chọn gói G Suite nào thì chất lượng dịch vụ của Google vẫn được đảm bảo. Google đều cam kết hỗ trợ 24/7, thời gian uptime 99.9% (thời gian hệ thống hoạt động ổn định, không bị gián đoạn), hay các tính năng bảo mật khác.

Tuy nhiên sự khác biệt lớn nhất mà người dùng có thể dễ dàng nhận biết trong tính năng/đặc tính giữa các phiên bản. Đó là:

• Dung lượng bộ nhớ:
• • Phiên bản G Suite Basic: Người dùng chỉ có 30GB dung lượng.
  • Phiên bản G Suite Business và Phiên bản G Suite Enterprise: Người dùng không bị giới hạn dung lượng. (Nếu bạn mua dưới 5 tài khoản, mỗi tài khoản sẽ có 1TB dung lượng) 

Phần dung lượng này được chia sẻ chung giữa Google Drive và hộp thư mail. Nếu không có nhu cầu lưu trữ gì đặc biệt hay quá lớn, 30GB là đủ dùng. Chưa kể nếu bạn sử dụng các ứng dụng của Google: như Docs, Sheets, Slides,.. để soạn thảo văn bản thì các file này đều không bị tính dung lượng trong Drive. 

Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn thường xuyên phải lưu trữ các file có kích thước lớn như bản thiết kế, video, audio,… thì các phiên bản G Suite cao hơn sẽ không cản trở điều này.

• Team Drive – hay Google mới đổi tên thành Shared Drive: Tính năng này chỉ xuất hiện ở bản G Suite Business và Enterprise. Do các file lưu trong Team Drive không thuộc quyền sở hữu của một cá nhân nào, mà thuộc về cả team nên việc truy cập vào nguồn thông tin cần thiết rất dễ dàng.

Đặc biệt là khi có nhân viên chuẩn bị nghỉ việc hay có nhân viên mới vào, người dùng sẽ không phải lo lắng về việc nhận bàn giao hay tiếp nhận thông tin mới. Vì tất cả mọi tài liệu đều được giữ nguyên vị trí, giống như một thư viện vậy. Bạn có thể tìm hiểu thêm về lợi ích của Team Drive tại đây. 

• Hangouts Meet: Với ứng dụng dùng để gọi video call hay tổ chức hội nghị truyền hình, thì các bản G Suite cao hơn cũng sẽ cung cấp nhiều lợi ích hơn 
• • Số lượng điểm cầu tham gia: Trong một cuộc họp, Hangouts Meet cho phép 25 – 50 – 100 thiết bị tham gia, lần lượt đối với ba bản Basic – Business – Enterprise. Lưu ý đây là số lượng thiết bị có thể tham gia, không phải số lượng người nhé. Ví dụ một phòng họp 10 người, sử dụng một thiết bị Chromebox for Meeting truy cập vào cuộc họp thì hệ thống sẽ chỉ tính là 1 điểm cầu.  

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các chi nhánh với số lượng nhân viên lớn (ví dụ như tổng công ty hay tập đoàn,…) thì G Suite Enterprise là một lựa chọn rất hữu ích. Bởi ngoài số lượng 100 thiết bị có thể tham gia một cuộc họp, thì Hangouts Meet của phiên bản này còn cho phép người dùng: 

• • Quay lại cuộc họp và tự động lưu vào Google Drive; 
  • Cho phép người ngoài gọi điện (bao gồm cả các cuộc gọi quốc tế) để trực tiếp tham gia vào cuộc họp.  
  • Phát trực tiếp – Live streaming tới 100,000 người xem.

Các tính năng này đặc biệt phù hợp với các buổi đào tạo, team building, họp toàn công ty.

3.2. Đối với người quản lý, admin của doanh nghiệp

Có thể nói sự khác biệt lớn nhất khiến các doanh nghiệp lựa chọn các phiên bản G Suite khác nhau là từ góc độ quản lý. Các phiên bản G Suite cao hơn sẽ có thêm nhiều tính năng quản trị doanh nghiệp, quản lý người dùng chặt chẽ hơn. Bên cạnh đó khả năng bảo vệ dữ liệu khỏi bị rò rỉ ra bên ngoài cũng tốt hơn.

• Google Vault: Google Vault đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn lưu trữ, truy cập, theo dõi và quản lý dữ liệu doanh nghiệp – từ Gmail cho đến các cuộc hội thoại trong Chat. Để làm được điều này, admin thiết lập các chính sách sách và quy tắc nhằm giữ lại nội dung kể cả khi người dùng cố tình xóa chúng đi. 

Đây là một ứng dụng giúp phục vụ mục đích điều tra điện tử (eDiscovery) có sẵn trong G Suite Business và Enterprise. Nếu bạn chọn G Suite Basic thì có thể mua thêm tính năng này dưới dạng add-on.

• Ngăn chặn mất dữ liệu với Data Loss Prevention: Nếu bạn đã từng hình dung về hậu quả của các việc rò rỉ dữ liệu thì có lẽ bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc ngăn chặn ngay từ đầu. Bởi nguyên nhân phần lớn là do nội bộ công ty vô tình (hoặc cố ý) đưa ra ngoài. DLP cho phép bạn thiết lập các quy tắc để quét các file, phát hiện ra những nội dung nhạy cảm và từ đó đưa ra thao tác xử lý.

DLP hiện tại chỉ có ở phiên bản G Suite Enterprise. Bạn có thể tìm hiểu thêm về G Suite Data Loss Prevention.

• Phân tích nhật ký hoạt động Gmail với BigQuery: BigQuery là một dịch vụ xử lý các tệp dữ liệu cực lớn. Nhờ Google  BigQuery, admin có thể thực hiện các yêu cầu thẩm vấn nhật ký hoạt động Gmail của nhân viên, từ đó hiểu được hành vi và hoạt động của họ.

• Trung tâm bảo mật – Security Center: Phần lớn thời gian một ngày được nhân viên dành để làm việc online. Có rất nhiều thông tin được trao đổi và lưu trữ trong các ứng dụng G Suite. Với tư cách là admin, bạn luôn phải thận trọng và cảnh giác với tất cả nguy cơ bảo mật tiềm ẩn. Và G Suite Security Center là một tính năng được xây dựng riêng cho việc này. Bằng cách đưa ra tất cả các thông số quan trọng liên quan đến vấn đề bảo mật, các phần mềm độc hại đang nhắm đến doanh nghiệp, bạn sẽ biết được tình hình “sức đề kháng” của mình đang ở mức nào rồi đưa ra giải pháp xử lý.

Cả Gmail log search với BigQuery hay trung tâm bảo mật G Suite đều chỉ có ở phiên bản G Suite Enterprise. Vì vậy bạn có thể cân nhắc sử dụng phiên bản cao nhất này nếu doanh nghiệp của mình cần sự bảo vệ chặt chẽ về cả dữ liệu lẫn người dùng. Nhất là khi cái giá phải trả cho việc rò rỉ dữ liệu là quá cao.

Kết luận

Trên đây là những thông tin tham khảo mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định cho doanh nghiệp. G Suite là một ứng dụng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần cân nhắc dựa trên góc độ của người dùng và yêu cầu quản trị của công ty. Để có thêm tư vấn về việc ứng dụng này, bạn có thể liên hệ tới Gimasys – Đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam – nhằm có được sự hỗ trợ tốt nhất.

Nguồn: Gimasys