Improved access control panel in Google Drive

What’s changing: Google Drive giúp việc chia sẻ tài liệu qua Gmail, Calendar và các ứng dụng khác trở nên dễ dàng với “Access checker” – Bảng kiểm soát người truy cập. Khi bạn gửi một Email, gửi lời mời họp qua Calendar, hoặc các thông tin liên lạc khác mà đính kèm tài liệu từ Drive, Access checker sẽ tự động kiểm tra xem những người mà bạn sắp gửi tin nhắn có quyền để xem tài liệu này hay chưa. Nếu họ chưa có quyền xem, Access checker sẽ xác nhận lại liệu bạn muốn thay đổi quyền truy cập trước khi chia sẻ tài liệu.

Google đang cập nhật Access checker – Bảng kiểm soát người truy cập để:

• Dễ dàng quản lý những người cần quyền truy cập:  Bây giờ bạn có thể xem tên hoặc những địa chỉ email đang không có quyền truy cập tài liệu ngay trong giao diện của Access checker.
• Hỗ trợ thêm nhiều loại  file trên Drive.  Access checker sẽ hỗ trợ nhiều loại file tài liệu trong Team Drive
• Chia sẻ trực tiếp với những ai cần quyền truy cập: Access checker sẽ dự đoán những ai cần quyền truy cập tài liệu và sẽ mặc định chia sẻ với chỉ những người nhận này một cách thông minh.

Giao diện mới được cập nhật của Access checker – Bảng kiểm soát người truy cập:

Với những cài đặt mặc định thông minh này, bạn có thể chia sẻ tài liệu (với nhiều lựa chọn khác nhau về quyền truy cập) chỉ bằng một cú nhấp chuột. Trước đây, tùy chọn chia sẻ mặc định là Turn link sharing on – Bật chia sẻ liên kết. Google hi vọng thay đổi này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc chắc chắn chỉ chia sẻ quyền truy cập tài liệu cho đúng người.

Lưu ý: tất cả những cài đặt chia sẻ đã được cấu hình cho doanh nghiệp của bạn (hoặc cho từng bộ phận – OU) sẽ giữ vẫn giữ nguyên. Lần cập nhật mới này chỉ ảnh hưởng tới những cài đặt mà bạn thiết lập cho việc Chia sẻ tài liệu ra bên ngoài domain của doanh nghiệp, Access checker, và những link chia sẻ mặc định. Nếu bạn chỉ giới hạn Access checker tới những người nhận nhất định, link chia sẻ sẽ không được đề xuất.

Những cập nhật này dựa trên phản hồi của người dùng, và Google hi vọng rằng nó sẽ giúp trải nghiệm chia sẻ trở nên đơn giản, an toàn và dự đoán được những nhu cầu của người sử dụng.

Quyền kiểm soát của admin với Access checker – Bảng kiểm soát quyền truy cập

Là Admin G suite, bạn có thể thiết lập cài đặt cho access checker của doanh nghiệp. Đặc biệt bạn có thể quản lý xem người dùng trong doanh nghiệp có thể lựa chọn những tùy chọn nào dưới đây:

• Chia sẻ với người nhận (mặc định), chia sẻ link trong nội bộ doanh nghiệp, chia sẻ link với tất mọi người (và người nhận không cần phải có tài khoản Google vẫn có thể xem được)
• Chia sẻ với người nhận (mặc định), chia sẻ link trong nội bộ doanh nghiệp
• Chia sẻ với người nhận (mặc định)

Các bạn có thể xem thêm về cách hạn chế quyền truy cập cho các tài liệu lưu trên Google Drive.

Updated: Gimasys