Google Workspace là gì? Các thông tin cần biết về bộ công cụ này

04/09/2020

Google Workspace customers là bộ ứng dụng đa năng của Google, vậy bộ ứng dụng này có gì mà được hơn 6 triệu doanh nghiệp toàn cầu tin tưởng lựa chọn sử dụng

Nếu đã từng sử dụng dịch vụ Gmail của Google, có lẽ bạn đã quen với trường hợp người dùng chỉ sử dụng mỗi Gmail để gửi và nhận thư. Hoặc nếu đang tìm hiểu thông tin để triển khai Google Workspace, chắc không ít lần bạn thắc mắc rằng nền tảng này có gì ngoài Gmail by business domain? Or simply: You need nothing but Business Gmail.

In fact, this is a fairly common concept when businesses are looking for an email system for their business. Gmail is one of the most popular Email applications in the world, to the point that people… forget that its success is not only verified by quality but also "escorted" by a set of bundled apps. Bài viết này sẽ giải thích tại sao Workspace không chỉ là một hệ thống “Business Gmail” but also a versatile toolkit – productivity suite.

Agenda

Google Workspace là gì?

Google Workspace customers (trước đây có tên gọi là G Suite, Google Apps for Work) là bộ công cụ đa năng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google, theo mô hình phần mềm dịch vụ (SaaS – Software as a Service). Các ứng dụng chính của Workspace như Business Gmail, Google Calendar, Google Meet, Google Chat, Google Drive, Google Sites, Currents,... GG Workspace giúp các doanh nghiệp và tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc thông qua việc cộng tác chia sẻ dễ dàng cũng như giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn khi làm việc với khách hàng và các đối tác bên ngoài. Đó cũng là lý do Workspace Google được hơn 6 triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới tin tưởng lựa chọn.

Những đặc điểm nổi bật của Workspace Google

Giao diện thân thiện, dễ dàng đăng kí

The user interface is very user-friendly, especially for users who are used to using personal gmail. Gmail by business domain, người dùng có thể thích nghi sử dụng một cách nhanh chóng, dễ dàng giúp tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí đào tạo người dùng. Ngoài ra Email Google Workspace cũng cho phép việc đồng bộ với Outlook để đáp ứng nhu cầu sử dụng của những người dùng vốn đã quen đọc email qua giao diện Outlook.

Security - Stability - Prestige

Đối với Google Workspace G Suite, bạn không mua sản phẩm, bạn mua giải pháp. Được xây dựng trên nền tảng Cloud của Google, hệ thống và tính năng của bộ ứng dụng thường xuyên được nâng cấp và cập nhật tự động trong khi người dùng vẫn làm việc bình thường, đảm bảo thời gian hoạt động đến 99,99%. Dữ liệu được bảo đảm an toàn với cơ chế bảo mật và an ninh đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất cho một hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE16/ISAE 3402 Type II, SAS 70). Administration functions are simple, friendly, diverse and multidimensional to help businesses save resources for administration.

Flexible, meeting the needs of working remotely

Việc truy cập sử dụng các ứng dụng Google Workspace để thực hiện các công việc nội bộ vô cùng dễ dàng từ bất kỳ nơi nào, trên bất kỳ thiết bị nào và vào bất kỳ lúc nào. Nhờ đó giúp doanh nghiệp chuyển đổi phương thức làm việc từ truyền thống sang hướng hiện đại hơn, đặc biệt dịch vụ Google Workspace giúp doanh nghiệp vẫn duy trì hiệu suất làm việc khi có các tình huống bất khả kháng phát sinh như thiên tai, dịch bệnh. See more Cẩm nang làm việc từ xa với Google Workspace

Nếu cân nhắc giữa sản phẩm của Google và các nhà cung cấp khác, bạn có thể tham khảo thêm phần so sánh Google Workspace G Suite tại đây:

So sánh Google Workspace và các giải pháp email hosting giá rẻ

So sánh Google Workspace với Office 365

So sánh Google Workspace và Gmail miễn phí

Một số ứng dụng nổi bật của dịch vụ Google Workspace

Some outstanding applications of G Suite — *Một số ứng dụng nổi bật của Google Workspace*

Drive – Manage, share and secure data

Drive lets you store, access, and share documents (with the ability to restrict access) – all from a single interface. With Google Drive, you can easily work with your documents from any device (Laptop, phone, tablet, etc.) chromebook,…) mà không còn lo sợ các file văn bản, hình ảnh, video bị lưu cố định tại một máy tính nào đó. Là một ứng dụng được tích hợp trong Workspace, Drive có thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp cả về:

Capacity: Mỗi tài khoản Workspace G Suite có ít nhất 30GB dung lượng – gấp đôi so với dung lượng tài khoản gmail miễn phí. Nếu 30GB là không đủ, doanh nghiệp vẫn có nhiều lựa chọn khác – mua thêm dung lượng Drive (chỉ mua cho những tài khoản nào cần thay vì mua cho toàn bộ người dùng). Hoặc nâng cấp lên những phiên bản cao hơn như Business hay Enterprise – dung lượng của phiên bản này không bị giới hạn (nếu mua từ 5 tài khoản trở lên. Với số lượng dưới 5, người dùng sẽ có 1TB/tài khoản). Điều này sẽ đặc biệt có ích với những đơn vị thường xuyên gặp rắc rối về quota (giới hạn) dung lượng hay những đơn vị phải làm việc với file có kích thước lớn.

Security: One of the most useful features of this storage tool is to manage ownership and access rights to data and documents in the company. For example, in My Drive: users can restrict the right to edit, view, comment, print, download or invite others to access without the consent of the file owner (the owner of the document). Especially with Team Drives, businesses can be completely assured of the ability to manage documents, as well as eliminate the worry of getting data back every time an employee leaves. Team Drives and a common space, allow the whole team store, search, and access documents. Unlike Google My Drive, once documents are moved into Team Drives, they will belong to ownership of the whole team & enterprise It is no longer limited to individuals. Besides, TeamDrive also provides ownership, sharing and data recovery with longer storage time for deleted files.

See details at: Difference between Team Drive and Google My Drive

Calendar – Google Chat – Google Meet: Promoting the spirit of collaboration and teamwork in the enterprise

Google Calendar: Google's calendar application helps you manage time and schedule important meetings with customers and partners. One of the great things about Google Calendar is the ability to create different types of calendars that everyone in the business (or a small group of people) can access. For example, you might want to build a calendar of events, vacations, and regular meetings just for your team. Its advantage over the free version lies in the fact that everyone in the same company can access and cross-check colleagues' calendars (if allowed), so everything will be done easily. than.

Google Chat & Meet: These are two applications that help teams easily collaborate and exchange information with each other, or between people in the company and partners and customers outside. With Meet, each employee can organize online meetings by themselves (online, face-to-face meeting) and join the meeting right on the phone/laptop/tablet instead of having to spend time, travel expenses, call regular phone. If you've used Slack, you'll probably find it too Google Chat mang đến sự tiện ích tương tự, và đặc biệt phù hợp đối với các team phải làm việc theo dự án. Chưa kể nó còn được tích hợp với tất cả các ứng dụng khác trong dịch vụ Google Workspace (như Gmail, Drive,…)

Docs, Sheets, Slides: Work together in real time

“Real-time collaboration” is a phrase that Google uses to talk about the benefits that this word processing toolkit brings. Similar features to Microsoft's Word, Excel, and PowerPoint, but Google's products stand out because of their ability to allow everyone to go online and work "in real time" - that is, Multiple users can edit the same document, at the same time, from anywhere. The data is automatically saved with the version history (edit history). With this feature, your employees will not have to wait in line for this person to edit > save > send via email > someone else to download to computer > edit > save > re-send via email waiting for approval,.... If you've never worked together on Docs or Sheets, you've probably missed a useful feature that Microsoft also has to learn and develop for its software.

Don't worry about the difference in the tools you use compared to your customers and partners. Because you can upload files and edit them instantly, whether it's Microsoft Word, Excel or PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods ) From February 2018, you can even collaborate and comment directly on Microsoft Office files without having to convert or do anything complicated.

Admin Console: Manage users in the enterprise

Admin Console trong Workspace cho phép chủ doanh nghiệp và admin có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hệ thống từ một bảng điều khiển tập trung. Gần đây Google đã tu sửa và bổ sung khá nhiều tính năng so với phiên bản Google Apps trước đó nhằm đáp ứng được nhu cầu kiếm soát của doanh nghiệp.

*Giao diện admin console trong Workspace Google*

Từ Admin console, admin có thể làm mọi thứ từ việc thêm người dùng và các nhóm người dùng, quản lý các thiết bị, thêm các tên miền phụ khác cho Gmail,…. Hầu hết (nếu không muốn nói là tất cả) các ứng dụng trong Workspace Google phải được admin cho phép rồi mới được sử dụng.

Sau khi đăng ký dịch vụ Google Workspace thành công, admin của doanh nghiệp sẽ nhận bàn giao và nắm toàn bộ quyền quản trị đối với hệ thống mà không phải phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp hay đối tác của Google. Ngoài ra bạn nên tìm các đơn vị cung cấp Google Workspace tại Việt Nam uy tín. Tại đây, admin có thể tiếp tục thiết lập các cài đặt bảo mật theo chính sách của công ty và phân quyền quản lý cho người dùng nếu cần.

Google Vault – Backup & e-Discovery

There is no such thing as too many “backups” or backups. Vault allows admins to manage, retain, search and extract enterprise data. It can be emails, file content stored in Drive or chats (with history saved). Basically, you can archive all data and set retention policies to serve legal investigation requests if necessary.

You may be interested: What is Google Vault?

Với những ứng dụng và lợi ích nổi bật trên mà Google Workspace mang lại đã nhanh chóng thu hút được hơn 5 triệu doanh nghiệp trên toàn cầu, kể cả các tập đoàn nổi tiếng như Salesforces, Airbus, Nielsel or Colgate – Palmolive. Workspace không rẻ (so với các giải pháp email hosting trong nước) nhưng hoàn toàn phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp so với lợi ích mà nó mang lại. Nếu vẫn còn cân nhắc, có lẽ bạn nên đăng kí dùng thử Google Workspace to be able to experience the most accurate of the applications built and developed by Google specifically for these businesses.

If you want to experience the outstanding application suite from Google for free, contact Gimasys for further support with the following information: