Control the right to move business documents out of Team Drives

What’s new: Team Drive cho phép bạn chia sẻ tài liệu với mọi người bên trong và ngoài doanh nghiệp của bạn. Mặc dù sẽ có rất nhiều người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, như khách hàng và đối tác, muốn thêm/đóng góp vào Team Drive của bạn, việc kiếm soát ai có quyền di chuyển các tài liệu ra bên ngoài cũng là một việc rất quan trọng.

Với lần ra mắt này, Google giới thiệu tính năng cài đặt chia sẻ mới trong Admin console, cho phép bạn – với tư cách là G Suite admin – có quyền kiếm soát ai có thể di chuyển nội dung, tài liệu từ Team Drive của doanh nghiệp và ngăn chặn việc thông tin của doanh nghiệp bị rò rì ra ngoài. Cài đặt này áp dụng cho cả tài liệu từ Team Drive của doanh nghiệp tới Team Drive or My Drive của người ngoài doanh nghiệp, cũng như tài liệu từ My Drive của một người dùng thuộc doanh nghiệp bạn tới Team Drive của người ngoài doanh nghiệp.

Có ba lựa chọn với cài đặt này: “Anyone,” “No one,” or “Only users in this domain.”

Bạn có thể tìm thấy cài đặt này trong Admin console, vào Apps > G Suite > Settings for Drive and Docs > Sharing settings.

Cài đặt mặc định sẽ ở chế độ “Anyone”, khớp với hành vi của Google Drive trước đây trùng với Team Drive. Thêm vào đó, việc cho phép này được quyết định của mức bộ phận (Organizational Unit – OU), có nghĩa là những cài đặt đó sẽ có được áp dụng dựa trên người tạo ra tài liệu đó (owner of the file) và các cài đặt của bộ phận quản lý họ (Owner’s OU)

Cài đặt mới này sẽ không xuất hiện trong Admin console nếu lựa chọn “Sharing outside of [domain name]” đang ở chế độ “off”.

Chú ý: Cài đặt này không ngăn chặn người dùng chuyển quyền sở hữu (ownership) nếu họ thêm collaborators (người cộng tác) hay dùng sharing dialog. Nó chỉ kiểm soát việc chuyển quyền sở hữu nếu đó là kết quả của việc di chuyển tài liệu ra khỏi Team Drive đang được chia sẻ.

Updated: Gimasys