Hướng dẫn làm việc từ xa với Google Workspace – Phần 2

Tiếp nối phần 1 – Hướng dẫn làm việc từ xa với Google Workspace, phần 2 sẽ tiếp tục hướng dẫn cách thức sử dụng các công cụ trong bộ ứng dụng Suite Google Workspace để hỗ trợ doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả.

Nội dung phần 2 của series bao gồm:

• Quản lý công việc và sắp xếp thời gian làm việc với Google Calendar
• Quản lý tài liệu làm việc cùng với Google Drive

Hướng dẫn thiết lập lịch làm việc với Google Calendar

Thiết lập giờ làm việc của bạn 

Khi tắt máy và không làm việc nữa, bạn sẽ muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Sắp xếp lịch của bạn để mọi người biết khi nào bạn rảnh để gặp mặt. Bạn có thể điều chỉnh cài đặt Google Calendar của mình để người tổ chức biết để lên lịch lại sự kiện vào thời điểm tốt hơn. 

Lưu ý: Google Trò chuyện hiển thị trạng thái không có mặt tại văn phòng mà mọi người thiết lập trong Lịch. Nếu ai đó vắng mặt tại văn phòng, Trò chuyện sẽ hiển thị trạng thái vắng mặt của họ khi bạn mở cuộc trò chuyện với họ. Tìm hiểu thêm về tình trạng vắng mặt tại văn phòng.

1. Trong Google Calendar, bấm vào Cài đặt

2. Di chuyển đến Giờ làm việc.

3. Chọn hộp Bật giờ làm việc.

4. Chọn các ngày trong tuần bạn làm việc.

5. Nhập giờ làm việc của bạn.

Nếu ai đó mời bạn tham gia một sự kiện ngoài những giờ này, họ sẽ thấy thông báo cho biết sự kiện đó diễn ra ngoài giờ làm việc của bạn.

Chia sẻ thời gian biểu làm việc của bạn với mọi người trong nhóm

Hãy cho nhóm của bạn biết nếu bạn bước ra ngoài một chút. Gửi tin nhắn đến phòng Trò chuyện dành riêng cho nơi ở của nhóm bạn hoặc gửi email nhanh. Nếu bạn không rảnh trong vài giờ hoặc vài ngày, hãy đặt trả lời tự động “Vắng mặt” trong Gmail. Bạn cũng có thể thiết lập lịch dùng chung để hiển thị khi mọi người trong nhóm không có mặt tại văn phòng.

Tạo lịch dùng chung

1. Mở Calendar và ở bên trái bên cạnh Calendar khác, hãy nhấp vào Thêm lịch khác rồi nhấp vào Tạo lịch mới.

2. Đặt tên cho lịch và thêm mô tả.

3. Nhấp vào Múi giờ và chọn múi giờ của bạn.

4. Nhấp vào Tạo lịch. Lịch mới của bạn xuất hiện trong Lịch của tôi.

(Tùy chọn) Để cập nhật bất kỳ tùy chọn lịch nào, hãy trỏ chuột vào nó và nhấp vào Thêm Thêm và sau đó Cài đặt.

Chia sẻ lịch

1.  Mở Calendar và trong Lịch của tôi, trỏ chuột vào lịch bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào Khác Thêm rồi chọn Cài đặt và chia sẻ.

2. Chọn một sự lựa chọn:

• • Để chia sẻ với các cá nhân — Trong Chia sẻ với những người cụ thể, hãy nhấp vào Thêm người và thêm người hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ. Nhấp vào Gửi.
• Để thay đổi cài đặt chia sẻ rộng hơn — Trong Quyền truy cập, hãy chọn Cung cấp cho mọi người hoặc Cung cấp cho tên tổ chức.

Thiết lập danh sách việc cần làm của bạn theo bạn

Bạn có thể sử dụng các công việc trong danh sách lịch làm danh sách việc cần làm cho các hoạt động nhỏ của mình hoặc như một lời nhắc đơn giản. Nó cũng đồng bộ với các tác vụ trong tài khoản email của bạn.

1. Để truy cập nó, chỉ cần nhấp vào nhiệm vụ sau đó thanh nhiệm vụ sẽ xuất hiện ở bên phải của lịch. 

2. Để thêm một nhiệm vụ mới, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong danh sách và nhấn enter. 

3. Bạn có thể thêm các chi tiết khác trong nhiệm vụ của mình bằng cách nhấp vào mũi tên. 

4. Bạn có thể tối đa hóa công cụ này bằng cách chỉ cần khám phá các nút ở cuối thanh tác vụ.

Hướng dẫn quản lý tài liệu với Google Drive

Google Drive cung cấp cho bạn tính năng để tải lên và lưu nhiều loại tệp – tài liệu, ảnh, âm thanh và video – vào máy chủ của Google hoặc “đám mây”. Drive có thể đóng vai trò như một giải pháp sao lưu hoặc là một cách để giải phóng dung lượng trên thiết bị của bạn. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể chia sẻ những tài liệu đã tải lên Google Drive với đồng nghiệp để có thể cộng tác làm việc từ xa mà không ảnh hướng tới công việc của bạn.

Tải tài liệu và tạo tài liệu trên Google Drive

Có hai cách để bạn có thể tải tệp lên từ ứng dụng khách web và cả hai cách đều đơn giản.

Phương pháp đầu tiên đơn giản hơn trong hai phương pháp và nó liên quan đến việc kéo tệp hoặc thư mục từ màn hình của bạn và thả nó vào cửa sổ trình duyệt. Tùy chọn thứ hai là nhấp vào nút “Mới” ở phía trên bên trái của màn hình và chọn “Tải lên tệp” hoặc “Tải lên thư mục”.

Bạn cũng có thể sử dụng nút “Tạo Mới” để tạo tệp, tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, chỉ cần nhấp vào ứng dụng từ menu thả xuống. Tất cả các tệp mới được lưu tự động và có thể truy cập được từ Drive của bạn.

Khi bạn có đủ tệp, bạn có thể muốn sắp xếp chúng. Giống như sắp xếp các tệp trên máy tính để bàn, cách dễ nhất để quản lý Drive của bạn là tạo các thư mục. Để tạo một thư mục mới trên giao diện web, hãy điều hướng đến Drive của bạn và nhấp vào “Mới”, sau đó nhấp vào “Thư mục”.

Chia sẻ tài liệu và thư mục cho người khác

Đặc điểm nổi bật của Google Drive là khả năng chia sẻ tệp và thư mục với những người khác. Từ việc chia sẻ video đến toàn bộ thư mục Drive, Drive giúp việc chia sẻ trở nên đơn giản. Để chia sẻ tệp hoặc thư mục trên Google Drive, hãy nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục đó để hiển thị menu ngữ cảnh, sau đó nhấp vào “Chia sẻ”.

Từ đó, bạn sẽ có thể thêm cộng tác viên bằng địa chỉ email của họ và quyết định xem mọi người có thể chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ cần xem tệp.

Mọi tệp được tạo trong Drive đều có tùy chọn được nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc, nghĩa là bạn sẽ có thể cộng tác với những người khác trong thời gian thực.

Tạo thư mục chung cho nhóm cùng với Shared Drive

Shared Drive là không gian dùng chung, nơi các nhóm có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ ở mọi nơi, từ mọi thiết bị.

1. Mở Google Drive.

2. Ở bên trái, nhấp vào Bộ nhớ dùng chung.

3. Ở trên cùng, nhấp vào “Tạo mới”.

4. Nhập tên và nhấp vào Tạo.

5. Tạo bộ nhớ dùng chung

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng Google Workspace

• Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 417 099
• Email: gcp@gimasys.com

Nguồn: Gimasys