Slide thumbnail

10 cách để sử dụng Google Apps cho việc quản lý dự án

29/02/2016

 

10CachgoogleApps_555x300

 

  1. Theo rõi, cập nhật, và làm việc hợp tác trên các mảng công việc.

Tổ chức một dự án lớn hoặc nhiều dự án liên quan đến nhiều thành viên trong nhóm trên toàn thế giới sẽ rất tốn thời gian. Đưa khả năng lên kế hoạch sang một cấp độ cao hơn bằng cách giao việc dễ dàng hơn, theo rõi tiến độ, và ghi chép lại ngày hoàn thành với Sheets. Bạn có thể tạo biểu đồ Gantt và những kế hoạch sinh động giúp dự án và khung thời gian của bạn dễ hình dung hơn. Các thành viên trên toàn thế giới có thể cập nhật trực tiếp tiến độ của họ ngay lập tức, mà không phải thông qua việc cập nhật email của tất cả mọi người. Bằng cách cùng truy cập và cập nhật trên một bản kế hoạch dự án, sẽ dễ dàng hơn cho việc phân phối công việc, quản lý sự thay đổi trong lịch làm việc, và cập nhật tiến độ.

  1. Liên lạc dễ dàng với nhóm dự án.

Khi cùng làm việc cùng nhau trên một dự án, bạn thường cần chia sẻ thông tin theo cách nhanh và hiệu quả với một nhóm nhiều người. Giảm thời gian dành để gửi email cho mọi người một cách cá nhân bằng cách tạo danh sách email cho nhóm dự án trên Groups. Sau khi đưa nhóm của bạn vào group, bạn có thể gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài liệu với tất cả mọi người cùng một lúc.

  1. Quản lý thời gian biểu cho dự án hoặc nhóm.

Theo rõi những dự án khác nhau cùng một lúc là một thử thách, đặc biệt là với việc thay đổi dạng công việc và deadlines. Với Calendar, bạn có thể tạo lịch để theo rõi những mốc quan trọng của dự án, deadlines, và được nhắc nhở. Tạo lịch chia sẻ cho nhóm để mọi người biết lịch họp, đào tạo, nghỉ phép và hơn thế nữa. Nếu bạn muốn một cách đơn giản để quản lý nhóm trên toàn thế giới và vận hành trên nhiều múi giờ khác nhau, sắp xếp thời gian biểu cho các thành viên trong nhóm để biết thời điểm mọi người có thể làm việc.

  1. Tạo và quản lý tư liệu digital một cách an toàn.

Khi bạn tổ chức dự án với nhóm, bạn cần lưu trữ an toàn các file và thư mục. Sử dụng Drive, bạn có thể quản lý và lưu an toàn các tư liệu như tài liệu, ảnh, video. Drive đồ bộ dữ liệu vào cloud nên mọi người luôn được truy cập vào nội dung được cập nhật mới nhất, các chức năng chia sẻ và quản lý truy cập khiến cho làm việc cộng tác trên một dự án đơn giản và an toàn.

  1. Tìm và sắp xếp nhanh chóng những email quan trọng.

Làm việc trên nhiều dự án với những nhóm khác nhau, theo rõi tin nhắn của mọi người bằng cách sắp xếp inbox. Sử dụng sao để đánh dấu quan trọng những email nhất định, hoặc để inbox ưu tiên của Gmail tự động loại và ưu tiên những tin nhắn giúp bạn có thể tập trung lưu ý. Sau đó, cài đặt bộ lọc và gắn nhãn cho những dự án cụ thể để sắp xếp, tìm và trả lời email dễ dàng hơn.

  1. Tạo bài thuyết trình ấn tượng.

Đưa nhóm của bạn nhanh chóng được biết đến bằng việc thuyết trình ý tưởng của bạn với Slides. Tạo một bài thuyết trình ấn tượng để định hình dự án, phân phối công việc, thiết lập sản phẩm chính, và chia sẻ timelines. Thêm những minh họa như bảng và biểu đồ để khiến dự án của bạn dễ hình dung hơn. Nếu bạn làm việc với một nhóm online, bạn có thể chia sẻ và trình bày dự án trên Hangouts.

  1. Đồng nhất thông tin dự án trên một website.

Xây dựng một Sites để giữ thông tin, cập nhật, timelines, sản phẩm, công việc, lịch, và tài liệu của dự án. Hiện nay nhóm của bạn có một địa chỉ được sắp xếp với tất cả những thông tin quan trọng, nơi mà bất kì ai có thể truy cập mọi lúc, từ bất kì thiết bị nào.

 

  1. Dễ dàng tạo và chia sẻ tài liệu.

Khi bạn quản lý một dự án lớn hoặc nhiều dự án khác nhau, bạn cần một cách dễ dàng để tạo và chia sẻ tài liệu với nhóm của mình. Tạo tài liệu cho cuộc họp của nhóm, chỉnh sửa storyboard, và yêu cầu sản phẩm bằng Docs. Khi cần phải brainstorm ý tưởng dự án với nhóm, tạo một tài liệu như một khoảng trống cho ý kiến của mọi người, cùng sửa tài liệu cùng một lúc, giao tiếp trong file, và nhận những phản hồi thông qua comments và suggestions. Không còn cần đến những bản nháp, chỉ cần xem lại lịch sử để biết ai đã chỉnh sửa hoặc quay lại phiên bản cũ bất cứ lúc nào.

  1. Tổ chức họp qua video.

Nếu bạn làm việc với nhóm trên toàn thế giới, sẽ là quan trọng để giữ liên lạc giữa tất cả mọi người. Với Hangouts, rất dễ dàng để gặp các thành viên trong nhóm ở bất kì đâu trên thế giới, vào bất kì lúc nào từ máy tính hay điện thoại. Tham gia họp video để brainstorm ý tưởng cho các dự án, nhận phản hồi trực tiếp trên công việc, hay ngay lập tức chia sẻ những cập nhật. Hiện nay, mọi người có thể giữ liên lạc mà không cần phải di chuyển mà vẫn đảm bảo kết quả như gặp mặt trực tiếp.

  1. Tập hợp thành viên cho buổi họp mặt.

Bạn muốn tập hợp thành viên cho buổi họp mặt, cho họ xem trước các tài liệu trước khi họp, khi bạn gửi lời mời gặp mặt đến đồng nghiệp trên Calendar, gắn thêm tài liệu, speadsheets, bài thuyết trình, bản ghi chép và hơn thế nữa. Như vậy, mọi người trong nhóm có thể sẵn sàng chia sẻ ý tưởng cho buổi họp.

Kiến thức

Trung tâm cập nhật và hỗ trợ dành cho quản trị viên và người dùng