10 cách để sử dụng Google Apps trong ngành tài chính

1. Tạo mô hình tài chính để đánh giá các dự án.

Để tìm hiểu xem liệu dự án bạn được đề xuất có đáng giá hay không, tạo mô hình tài chính sử dụng Sheets tính IRR, ROI, và NPV. Thấy sự tác động của diễn biến giả định bằng cách điều chỉnh dữ liệu key đầu vào trong mô hình của bạn. Hiển thị khi kinh phí tiếp cận giới hạn ngân sách bằng định dạng màu có điều kiện. Sau đó, chia sẻ spreadsheet với nhóm để nhận phản hồi.

2. Tạo và hợp tác làm việc trên bản yêu cầu ngân sách.

Tạo bản nháp yêu cầu ngân sách cho dự án và nhận phản hồi từ nhóm trên Docs. Những người được chia sẻ bản nháp có thể thêm nhận xét và yêu cầu chỉnh sửa. Bạn có thể phản hồi lại những nhận xét và có được những phê duyệt cần thiết. Trong phần lịch sử, có mục kiểm tra để biết ai đã tạo thay đổi và bạn có thể quay lại phiên bản trước chỉnh sửa bất kì lúc nào.

3. Brainstorm đồng thời về vấn đề ngân sách và chiến lược.

Sau khi bạn chốt ngân sách dự án, nhóm của bạn sẽ cùng can thiệp thông qua hợp tác trên Hangout. Chia sẻ link trong Hangout như Sheets và Docs để mọi người có thể chỉnh sửa và sử dụng để brainstorm. Sau đó, trong suốt cuộc gọi, bắt đầu lên chiến lược cùng nhau và viết những ý tưởng trên cùng một trang.

4. Chia sẻ và quản lý truy cập file giữa nhiều nhóm với nhiệm vụ khác nhau.

Các nhóm tài chính thường làm việc với các phòng ban chức năng khác, ví dụ như marketing và sales. Giữ tất cả mọi người trong một luồng email là một nhiệm vụ khó khăn, cho dù bạn đang chủ trì một cuộc tranh luận nội bộ với các thành viên hay liên lạc giữa các phòng ban. Groups khiến cho việc liên lạc nhanh với mọi người cùng lúc trở nên dễ dàng. Bạn có thể giới hạn mức độ các thông tin dự án bí mật hoặc nhạy cảm được chia sẻ bằng cách thêm những người nhất định vào group. Sau khi thêm các tài khoản email vào group, bạn có thể gửi email.

5. Lưu trữ số liệu quan trọng và minh họa dữ liệu trên một website.

Khi làm việc với nhiều chức năng khác nhau, thành viên trong nhóm thường cần đến những số liệu chính về những chủ đề, ví dụ như ngân sách, ROI, và doanh thu. Tạo một trang web nội bộ trên Sites để lưu trữ dữ liệu và dẫn link đến những tài liệu quan trọng. Sau đó, sử dụng quyền cho phép và Groups để kiểm soát truy cập vào những thông tin nhạy cảm.

6. Sắp xếp và phân tích lượng lớn thông tin tài chính.

Các nhóm tài chính thường làm việc với lượng lớn thông tin tài chính, và Sheets khiến cho trình tự và ý nghĩa của dữ liệu được thể hiện dễ dàng. Tạo bảng trục (pivot table) để tóm tắt và tính các nhóm dữ liệu. Mang dữ liệu tài chính từ nhiều spreadsheets khác nhau vào một spreadsheet với chức năng IMPORTRANGE. Tìm kiếm lượng lớn cơ sở dữ liệu trong spreadsheet cho một thông tin cụ thể với chức năng QUERY. Thêm giá cố phiếu để minh họa những xu hướng với chức năng GOOGLEFINANCE. Sau đó, ngay lập tức phân tích bất kì dữ liệu nào trong spreadsheet với chức năng Explore.

7. Thực hiện khảo sát nội bộ.

Nếu phòng tài chính của bạn đang cung cấp những dịch vụ với một nhóm khác, bạn có thể đo lường chất lượng của những dịch vụ đó bằng một bản khảo sát nội bộ. Ngoài ra nhằm giúp những dự án ưu tiên bằng cách gửi đến những bên liên quan một bản khảo sát để thu thập thông tin tài chính. Bạn cũng có thể hợp lý hóa các hoạt động bằng cách sử dụng những khảo sát nội bộ để xác định những công đoạn hoặc trình tự rườm rà. Sử dụng Forms để dựng và gửi khảo sát của bạn. Sau đó, nhanh chóng phân tích và phản hồi được thể hiện trên Sheets để nhóm ra quyết định.

8. Tạo bài thuyết trình và lên kế hoạch mục tiêu.

Khi bắt đầu một dự án, mô phỏng một bản đề xuất trên Slides, bạn có thể bắt đầu với một bản mẫu có sẵn để tiết kiệm thời gian. Thêm những mục tiêu, mốc thời gian, những kế hoạch ban đầu quan trọng và tất cả những cập nhật. Chia sẻ bài thuyết trình với nhóm của bạn để mọi người có thể thêm nhận xét. Sau đó, trình bày bản đề xuất với những nhóm khác trên phạm vi toàn thế giới.

9. Thuyết trình với nhóm qua video.

Nếu nhóm của bạn được phân tán trên toàn thế giới, tiết kiệm chi phí đi lại bằng cách thuyết trình bản đề xuất, kế hoạch ngân sách thông tua cuộc gọi video trên Hangouts. Chia sẻ file bạn đang thuyết trình, sau đó chia sẻ màn hình của bạn tới mọi người để họ có thể theo rõi cùng một thông tin. Bất kì ai cũng có thể cập nhật file của bạn hoặc góp ý cùng lúc trong cuộc gọi.

10. Tạo một kho tài liệu lưu trữ nội bộ.

Giữ những bản báo cáo tài chính, thuyết trình, nguồn tài liệu đặc biệt, và những tài liệu khác được tạo trong quá khứ hoặc hiện tại ở vị trí trung tâm bằng cách tạo một website trên Sites. Sau đó, kiếm soát truy cập vào những thông tin này bằng cách cài đặt quyền cho phép trên toàn bộ trang web. Bất kì ai với quyền truy cập vào website có thể dễ dàng thực hiện phân tích dữ liệu và tạo những dự báo từ những nguồn thông tin trên site.