5 cách sử dụng Google Apps cho dịch vụ cao cấp

1. Làm việc gần gũi hơn với khách hàng.

Để làm việc cộng tác được hiệu quả hơn với khách hàng trong cloud, một agency rất thành công, M&C Saatchi chuyển sang sử dụng Google Apps for Work. Agency này sử dụng Drive để giữ một lượng lớn file thiết kế tại một nơi, cho phép các thành viên trong nhóm và khách hàng xem và chỉnh sửa hoặc thêm gợi ý mà không phải chuyển file. Khi deadlines của bài thuyết trình bắt đầu hiển hiện, họ dùng Slides – một người được ủy quyền chính đặt phần khung, sau đó những người khác vào hoàn thành phần slides cá nhân của họ một cách thoải mái.

Bạn có mong muốn giúp quá trình làm việc gần gũi với khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Lưu trữ và chia sẻ file tới 5 TB dung lượng, hợp tác làm việc trên tài liệu, spreadsheets và bài thuyết trình thông qua khả năng cùng chỉnh sửa phong phú của Google.

“Công cụ dựa trên Cloud, như Google Apps và Drive, khẳng định rằng chúng tôi mang mọi người xung quanh đến một mục đích chung, và điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể khởi tạo nhanh hơn, nhưng cũng thông minh hơn.”

— Ben Cooper, Group Innovation Director, M&C Saatchi.

2. Khiến mọi người cảm thấy mình là một phần của nhóm.

Rentokil Initial có 6 chuỗi kinh doanh phủ trên hơn 60 nước, khiến một số nhân viên của họ cảm thấy tách biệt khỏi những đồng nghiệp khác. Google Apps for Work giúp thay đổi văn hóa công ty bằng cách khiến mọi người liên lạc với nhau dễ dàng hơn. Các nhóm hiện nay sử dụng Drive và Sites để chia sẻ những thông tin ý nghĩa về chính họ hay công việc. Giám đốc quản lý dùng Google+ để đăng những sự kiện chính trong chuyến đi công tác, và những thực tập sinh có Group để chia sẻ kinh nghiệm của họ.

Bạn có thể tạo một ý thức mạnh hơn cho nhóm trong công ty. Google Apps giúp nguồn nhân lực bị phân tán có thể dễ dàng tìm liên lạc với nhau. Các nhà quản lý có thể mang đến cho mọi người nhận thức rõ ràng hơn về công việc kinh doanh thông qua những bài post và update trên Google+. Mọi phòng ban có thể tạo cộng đồng online riêng để chia sẻ quan điểm và hỗ trợ nhau cho thành quả chung.

“Chia sẻ online giúp chúng ta trở thành tổ chức thân thiện và dân chủ hơn, điều đó là rất quan trọng với sự gắn bó của nhân viên và văn hóa nơi làm việc.”

—Peter Shorney, Global IT Operations Manager, Rentokil Initial.

3. Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo thông qua làm việc cộng tác.

Là một trong số những công ty tư vấn lớn nhất thế giới, PricewaterhouseCoopers (PwC) hoạt động hoàn toàn trong việc giải quyết vấn đề kinh doanh – nhưng họ vẫn có một quãng thời gian khó khăn khi thực hiện những quy trình làm việc hợp tác, cho đến khi họ bắt đầu sử dụng Google Apps for Work. Hiện nay, các nhóm thuộc PwC đã hợp tác tốt hơn, sáng tạo hơn, và nhiều cảm hứng hơn trước. Ví dụ, nhân viên đã có thể hủy 2 đến 5 giờ gặp mặt mỗi tuần, bởi các vấn đề được giải quyết một cách hợp tác thông qua sử dụng Docs.

Điểm mạnh của một hoạt động kinh doanh được xây dựng trên kiến thức được tích lũy của con người, vì thế sử dụng Google Apps for Work để chuyển đổi nơi làm việc của bạn từ cứng nhắc thành cởi mở, từ nghĩa vụ sang gắn bó, và từ việc tập trung vào hiệu quả cá nhân sang làm việc nhóm. Sử dụng Sites và Google+  để chia sẻ quan điểm, và Docs, Sheets, Slides để làm việc cùng nhau đồng thời từ khắp mọi nơi trên thế giới.

“Bằng cách mang lại cho nhóm những công cụ hữu ích để cộng tác, chúng tôi đang giúp họ tạo và hoàn thiện theo những cách mới. Với công cụ Google Apps, các nhóm của chúng tôi đã gắn bó hơn, năng xuất và linh hoạt hơn. Và chúng tôi đang mang lại thêm nhiều giá trị cho khách hàng, với tốc độ cao hơn.”

—Deborah Bothun, US Entertainment, Media and Communications Leader, PwC.

4. Đơn giản hóa việc quản lý dự án và liên lạc trong nhóm.

Grass Roots là một công ty nâng cao chất lượng vận hành dựa trên sự hợp tác làm việc và liên lạc tốt để chiếm lấy niềm tin của khách hàng. Khi hệ thống cũ không thể theo kịp, Google Apps for Work đã mở ra cách thức mới để các nhóm có thể làm việc cùng nhau. Hiện nay, nhân viên chia sẻ và cập nhật báo cáo dự án, thời gian biểu, lịch, ngân sách, và các tài liệu công việc đồng thời trên mạng. Họ có thể giữ liên lạc dễ dàng thông qua email, tin nhắn trực tiếp, hoặc họp qua video bằng laptop và điện thoại của họ.

Bạn muốn đơn giản hóa việc quản lý dự án và làm tăng năng xuất. Sử dụng Docs, Sheets, và Slides để làm việc cộng tác và Calendar để giữ mọi người theo cùng một tiến độ. Bạn có thể gia tăng Google Apps với nhiều ứng dụng tích hợp thêm luôn sẵn có trên Google Apps Marketplace.

“Với rất nhiều nhân viên của chúng tôi, Google Apps đang cái cách nhóm và các dự án của họ. Các nhóm được sắp xếp khoa học hơn bởi mọi thứ bao gồm thời gian biểu, ngân sách, và báo cáo tiến độ được lưu trữ minh bạch với bản cập nhật mới nhất luôn sẵn sàng cho mọi người có thể xem online.”

—Danny Attias, CIO, Grass Roots.

5. Hợp lý hóa tuyển dụng và đào tạo.

Khi một agency có nhân viên đa quốc tịch, Randstad, muốn cải tiến email và giải pháp làm việc hợp tác, họ chọn Google Apps for Work. Các ứng dụng tích hợp của Google cho phép nhân viên ở 4,500 chi nhánh làm việc cộng tác với hơn 500,000 người mỗi ngày. Sự dịch chuyển sử dụng Google Apps for Work là rất dễ dàng bởi rất nhiều nhân viên của Randstad đã dùng các công cụ Google như Gmail, Calendar, Drive, Hangouts.

Công ty của bạn có thể sử dụng Google Apps để thu hút những người giỏi nhất và tiến hành với họ thật nhanh, ngay cả khi chọn trong một lượng lớn những ứng viên từ nhiều địa điểm khác nhau. Sử dụng Docs chia sẻ và làm việc cùng nhau trên một bản miêu tả công việc hoàn hảo, hoặc để kiểm tra khả năng viết hoặc lập trình của ứng viên một cách đồng thời. Theo rõi tình trạng phỏng vấn trên Sheets, và sử dụng Hangouts để tiến hành điều khiển cuộc phỏng vấn, hoặc để gia tăng những đề nghị cho ứng viên hàng đầu.

“Chúng tôi có một nguồn nhân lực trẻ, giỏi công nghệ thông tin và chúng tôi được gợi ý rằng họ rất quen thuộc với công cụ Google… và chúng tôi đã để cho họ dùng những công cụ đó trong công việc.”

—Martijn Nykerk, Senior Consultant Group IT, Randstad.