Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

5 lý do doanh nghiệp nên dùng G Suite Team Drive

10/06/2019

Nếu đã sở hữu một tài khoản Gmail, chắc hẳn nhiều người cũng đã quen với việc tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên Google Drive, dù là để phục vụ công việc hay cá nhân. Tuy nhiên với những doanh nghiệp đang sử dụng hoặc đang cân nhắc lựa chọn G Suite, Google còn mang đến một công cụ quản lý truy cập tài liệu ưu việt hơn rất nhiều, đó chính là Team Drive. Vậy có gì khác nhau giữa Team Drive và Google Drive thông thường?

 

Google My Drive và Team Drive

 

Trong bài viết so sánh sự khác nhau giữa Google Drive và Team Drive, chúng tôi đã giải thích và so sánh chung điểm giống và khác giữa hai ứng dụng này của Google. Giải thích một cách ngắn gọn: Hai ứng dụng này có nhiều điểm chung khi đều mang đến một nơi lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trên nền điện toán đám mây. Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai ứng dụng này chính là quyền sở hữu. Trong Google Drive, ai tạo file thì người đó nắm quyền sở hữu tài liệu (là owner của file đó) – tức là quyền sở hữu tài liệu thuộc về cá nhân, mỗi nhân viên. Nhưng trong Team Drive, không ai là người sở hữu duy nhất. Dù ai là người tạo file thì quyền sở hữu file đó cũng là cả team – tức là thuộc về doanh nghiệp. Đặc điểm này của Team Drive nghe thì rất đơn giản nhưng thực tế nó lại giải quyết được rất nhiều vấn đề, và là tính năng được doanh nghiệp “nóng lòng” chờ đợi nhất ngay từ trước khi Google cho ra mắt.

 

5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng Team Drive

 

Hiện tại Google mang đến ba phiên bản G Suite dành cho doanh nghiệp: BasicBusinessEnterprise. Vì Team Drive là tính năng nâng cao nên chỉ xuất hiện ở hai phiên bản cao hơn, đó là Business và Enterprise. Người dùng bản Basic với Google Drive chỉ có 30GB dung lượng (nếu là người dùng tài khoản Gmail cá nhân thì con số này là 15GB), nhưng hai phiên bản sau hoàn toàn không giới hạn dung lượng. Vì thế, không chỉ mang lại nhiều lợi ích về mặt quản lý hơn, doanh nghiệp còn có thể thoải mái lưu trữ mà không còn nỗi lo về việc vượt quá giới hạn quota.

 

Vậy nếu đã có Google Drive, Team Drive được Google xây dựng và phát triển nhằm giải quyết vấn đề gì của doanh nghiệp?

 

 

1/ Quản lý tập trung tài nguyên doanh nghiệp

 

 

Một trong những lợi ích thiết thực nhất của Team Drive chính là trở thành một kho dữ liệu, với khả năng quản lý tập trung (centralize) nguồn tài nguyên của công ty. Nhờ vậy, công ty sẽ không cần phải tốn tiền bạc, thời gian và nhân sự quản lý các máy chủ chứa dữ liệu như cách truyền thống. Team Drive giải quyết được vấn đề “độc quyền” dữ liệu (hay còn gọi là “data silo”) khi thông tin bị lưu trữ tách biệt giữa các phòng ban, cá nhân thay vì được quản lý tập trung tại một nơi. Thậm chí nhiều doanh nghiệp còn xảy ra tình trạng các cá nhân “then chốt” tự lưu trữ và quản lý thông tin mật của doanh nghiệp trong Drive cá nhân của mình.

 

Dù là nhân viên hay quản lý, chắc hẳn đã nhiều lần bạn rơi vào tình trạng không thể đưa ra quyết định kịp thời vì luôn phải đợi báo cáo từ phòng này, số liệu từ phòng kia? Muốn đánh giá tình hình chung với thông tin mới nhất nhưng số liệu bạn có lại được cập nhật lần cuối vào ba tháng trước?

 

Với Team Drive, người quản lý hay admin có thể tạo ra một thư viện, hay kho thông tin chung, nơi nhân viên có thể truy cập dữ liệu theo quyền lợi và phạm vi chức năng của mình. Cách làm này không chỉ giúp công việc được giải quyết hiệu quả khi người dùng nhanh chóng có được thông tin mình cần, mà còn đảm bảo được tính bảo mật chung.

 

 

2/ Dữ liệu ở lại khi nhân viên rời đi

 

 

Khi sử dụng Google Drive, nếu admin không quản lý chặt chẽ thì sẽ dễ xảy ra tình trạng xóa tài khoản của nhân viên và xóa luôn dữ liệu của họ, hoặc để nhân viên tự tải hết tài liệu/chia sẻ cho các tài khoản khác. Admin cũng có thể giữ lại tài liệu, và chuyển quyền sở hữu cho người khác, nhưng lúc này vị trí và quyền truy cập của các tệp tin đã được chia sẻ có thể bị đảo lộn.

 

Nhưng trong Team Drive, các tệp tin trong thuộc về cả team chứ không có ai là người sở hữu cụ thể. Và mỗi khi có nhân viên nghỉ việc, admin chỉ việc tước quyền truy cập, và mọi thứ vẫn ở yên vị trí cũ, không có bất kì tệp tin nào bị di chuyển, biến mất.

 

 

3/ Giúp nhân viên mới hòa nhập dễ dàng hơn

 

 

Việc giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường, văn hóa và công việc mới có thể sẽ tốn rất nhiều thời gian, vài tuần hoặc tới vài tháng, nếu tính đến thời điểm họ có thể hiểu và làm việc một cách năng suất, hiệu quả. Nguyên nhân thường đến từ việc quyền truy cập bị giới hạn, hoặc đơn giản là họ không biết phải tìm những nguồn thông tin nào, ở đâu để hoàn thành công việc, dự án được giao. Tình trạng này cũng thường xảy ra khi nhân viên mới vào và không có đủ thời gian để nhận bàn giao công việc từ người tiền nhiệm.

 

Admin có thể giải quyết việc này bằng cách tập hợp tài liệu theo từng công việc hoặc dự án. Mỗi khi có người mới gia nhập, họ sẽ có ngay quyền truy cập vào tất cả những tài nguyên cần thiết, từ đó có thể nhanh chóng và chủ động giải quyết nhiệm vụ của mình.

 

 

4/ Dễ dàng quản lý và cấp quyền truy cập

 

 

Có rất nhiều cách để tận dụng Team Drive nhằm giúp các nhân viên trong các nhóm, bộ phận và với đối tác làm việc với nhau thuận lợi hơn. Ví dụ, admin có thể phân chia tài liệu trong Team Drive dựa trên những mục sau:

 

  • Dự án và các công việc cần sự phối hợp nội bộ cũng như với bên ngoài: Tại đây, admin có thể cấp quyền truy cập cho các thành viên thuộc cùng một team, đối tác, khách hàng, hay những nhân viên làm thời vụ, cộng tác viên… Nhờ vậy, mọi người sẽ dễ dàng nắm bắt được và theo kịp tiến độ các luồng công việc, làm việc sử dụng số liệu chung và mới nhất.

 

  • Các bộ phận, phòng ban, nhóm: Cho phép những người thuộc cùng một tổ chức con trong công ty có thể truy cập vào thông tin và dữ liệu của phòng mình. Ví dụ, admin có thể tạo một Team Drive riêng cho bộ phận kinh doanh tại khu vực miền Bắc và một Team Drive tương tự cho khu vực miền Nam. Tại đây, thành viên của hai team có thể tìm hiểu được những thông tin riêng cho thị trường mà mình đang phụ trách.

 

  • Các tệp tin, biểu mẫu dùng chung cho cả công ty: Ví dụ như các quy định và chính sách nội bộ, các chính sách đãi ngộ chung, đơn yêu cầu thanh toán công tác phí,…

 

  • Các tệp tin quan trọng, nhạỵ cảm: Với những tệp tin này, admin có thể thắt chặt quyền truy cập hơn, chỉ cấp quyền xem cho một số người nhất định, hoặc nghiêm cấm không cho gửi ra bên ngoài,…

 

 

5/ Team Drive sử dụng Machine Learning để giúp bạn tìm kiếm thông tin

 

 

Hàng tháng có tới 800 triệu người dùng đang hoạt động (Active user) sử dụng Drive và hàng ngàn tỷ tệp tin được lưu trữ trên đây. Trong mỗi doanh nghiệp, số lượng tệp tin mà nhân viên tạo ra, tải lên Drive cũng không phải là nhỏ, đặc biệt là với những doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm và có số lượng nhân viên lớn. Drive lúc này chính là kho tàng kiến thức chung, là chất xám của cả doanh nghiệp. Chính vì vậy, Google đã phát triển tính năng “Quick access” (truy cập nhanh) để giúp người dùng nhanh chóng tìm thứ mình cần trong biển thông tin này.

 

5 lý do nên sử dụng Team Drive

 

Tính năng truy cập nhanh này sử dụng mạng nơ-ron nhân tạo sâu (Deep neural network) để xác định được các thói quen, mô hình sử dụng chung của người dùng. “Quick access” sử dụng rất nhiều tín hiệu khác nhau như hoạt động của người dùng trên Drive, lịch họp trong Calendar, lịch sử chỉnh sửa tài liệu, hành vi của những người dùng khác có liên quan,… Từ đó, hệ thống sẽ dự đoán và cho hiển thị tệp tin mà bạn đang tìm kiếm.

 

Google Team Drive là một ứng dụng đã được Google xây dựng để giải quyết bài toán quản lý, chia sẻ dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp hiệu quả hơn. Bạn có thể cân nhắc những vấn đề đang phải đối mặt để xem những lợi ích trên có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình hay không. Nếu doanh nghiệp của bạn đã đăng ký hoặc đang dùng thử G Suite, bạn có thể tham khảo phần hướng dẫn cài đặt Team Drive tại đây.  

 

Gimasys.