7 lý do lựa chọn G Suite Basic cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với những doanh nghiệp đang tìm kiếm cho mình một giải pháp để trao đổi thông tin, thúc đẩy tinh thần cộng tác trong doanh nghiệp thì G Suite (Google Workspace) chắc chắn là một lựa chọn đáng đồng tiền bát gạo. Đặc biệt là với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ công cụ này không chỉ đơn thuần mang đến những địa chỉ email theo tên miền riêng, mà còn là giải pháp hỗ trợ cho sự phát triển & mở rộng nhanh chóng. Mặc dù hiểu được sự khác biệt trong chất lượng, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đưa G Suite vào ứng dụng.

1/ Tâm lý e ngại với mức chi phí của G Suite

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Khi ngân sách và nguồn lực lại có hạn thì mọi thứ thường được đánh giá dựa trên chi phí phải bỏ ra. Từ những chi phí khủng như thuê văn phòng, vật dụng, hệ thống phần cứng, nhân sự, thuế,… cho đến những thứ “không tên” như bình nước, ấm trà. Trong hoàn cảnh lúc nào cũng phải “ăn chắc mặc bền”, việc trích ngân sách ra mua phần mềm dường như trở nên xa xỉ. 

Tuy nhiên, trong kỷ  nguyên công nghệ như hiện nay, việc doanh nghiệp vận hành mà không có sự hỗ trợ của phần mềm thích hợp cũng giống như đang thong dong đi bộ trên đường cao tốc vậy. Điều này cũng đúng khi doanh nghiệp lựa chọn bộ công cụ năng suất (productivity suite) cho riêng mình. Thay vì tìm kiếm một giải pháp đáp ứng tổng thể nhu cầu của nhân viên (từ lưu trữ, bảo mật dữ liệu cho đến cộng tác, trao đổi thông tin) thì các doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào một công cụ duy nhất – Email. Tất nhiên nếu chỉ có Email, mức chi phí 4.2$ (áp dụng từ ngày 2/4/2019) mà G Suite yêu cầu là thực sự chưa thỏa đáng với nhiều đơn vị.

2/ Chia sẻ tài liệu và cộng tác dễ dàng

Cộng tác, teamwork chính là chiếc chìa khóa quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với G Suite, mọi nhân viên trong công ty đều có thể nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp của mình thông qua tài khoản email. Chưa kể, với những tài liệu lưu trữ trên Google Drive, người dùng còn có thể kiểm soát việc truy cập của khách hàng, đối tác hay những người dùng không thuộc doanh nghiệp. Khả năng giới hạn quyền truy cập trên Google Drive không chỉ giúp bảo vệ thông tin, tài nguyên của cả bộ máy mà còn giúp bản thân người dùng quản lý các tệp tin này một cách dễ dàng.  

3/ Tăng dung lượng lưu trữ Google Drive

Nếu đang dùng tài khoản Gmail cá nhân, chắn hẳn sẽ có lúc bạn không biết làm gì khi hết dung lượng Drive (vì chỉ có 15GB). Còn nếu đang sử dụng các giải pháp email hosting giá rẻ khác, tình hình còn tệ hơn khi dung lượng thường chỉ có 2 – 5GB. Thông thường dung lượng này sẽ được chia sẻ cho cả hòm thư và nơi lưu tài liệu. Hòm thư này sẽ nhanh chóng bị quá tải chỉ sau một thời gian khi nhân viên chia sẻ những tệp tin có dung lượng lớn. 

Để giải quyết vấn đề này, một tài khoản G Suite phiên bản thấp nhất đã có sẵn 30GB mà không cần phải chia sẻ với bất kỳ ai. Chưa kể, những tệp tin được tạo ra từ Google Docs, Sheets, Slides sẽ không bị tính dung lượng. Tức là với cùng một khối lượng nội dung như nhau, nhưng nếu bạn tạo ra trong Microsoft Word rồi tải lên Drive thì file đó sẽ bị tính dung lượng. Nhưng nếu ngay từ đầu bạn để trong Docs thì file Docs đó không hề chiếm dung lượng của Drive. Đây là một cách Google khuyến khích người dùng sử dụng tất cả các ứng dụng trong G Suite. 

4/ Quản lý tài khoản email và tài liệu của công ty

Nếu một nhân viên rời công ty, bạn có thể kiểm soát, truy cập email và các tài liệu của họ (như Google Docs, Slides, Sheets) trong G Suite. Đối với những nhân viên nghỉ việc, quản trị viên và giám đốc công ty sẽ có toàn quyền truy cập vào tài liệu của họ – đây chính là điểm khác biệt so với những tài khoản email thông thường. Vì về cơ bản, tài khoản G Suite chính là tài sản của công ty, cấp phát cho nhân viên và có quyền thu hồi lại mọi quyền truy cập của người ra đi. Cũng nhờ cách này mà luồng công việc của những người ở lại không bị gián đoạn.

5/ Tạo được nhiều địa chỉ email và tên miền phụ (email & domain alias) 

• Với địa chỉ email alias: Tên các địa chỉ email chính admin có thể tạo ra những địa chỉ email cho người dùng của mình. Email Adidas cho phép người dùng gửi email dưới một địa chỉ khác nhưng sử dụng chung một hộp thư.

Ví dụ: bên cạnh email ho-va-ten@tencongty.com, admin có thể tạo thêm một email sales@tencongty.com. Email gửi đến hai địa chỉ này sẽ về chung một mailbox, nhưng người dùng có thể linh hoạt gửi email đi dưới danh nghĩa khác, tùy theo mục đích công việc của mình.

Đây là một cách giúp tận dụng G Suite mà không phải trả thêm chi phí mua một tài khoản mới. 

• Với tên miền Alias: Tương tự như với email phụ, tên miền phụ cho phép doanh nghiệp sử dụng thêm một tên miền để tạo địa chỉ email, bên cạnh tên miền chính được đăng kí lúc đầu. Tính năng này sẽ hữu ích khi doanh nghiệp của bạn có nhiều website, tên miền để quảng cáo nhiều sản phẩm khác nhau, từ đó giúp bạn dễ dàng quản lý chung dưới một bảng điều khiển.

6/ Làm việc mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn bởi không gian, địa điểm

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, yêu cầu xử lý và hoàn thành công việc nhanh chóng luôn là ưu tiên hàng đầu. Chưa kể với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng, sẽ không có chỗ cho các quy trình, thủ tục bàn giấy rườm rà. Trong khi đó, làm việc theo cách truyền thống lại mang đến tác dụng ngược lại, khi mà nhân viên chỉ có thể giải quyết công việc trong phạm vi phòng làm việc, bật máy tính lên và truy cập vào những tài liệu được lưu trên máy (rồi in ra và chờ sửa rồi chờ đóng dấu,…)

Với G Suite, khi mà mọi thứ đều đã được lưu trữ trên mây thì dù có đang ở nơi đâu, người dùng cũng đều có thể truy cập chỉ với chiếc điện thoại hay laptop cá nhân và kết nối internet (3G, Wifi). Truy cập vào Drive, chia sẻ tài liệu chỉ với một đường link, chat và gọi video không chỉ bằng một cú nhấp chuột,… 

7/ Hỗ trợ 24/7

Google hỗ trợ người dùng G Suite 24/7. Bản thân đối tác của Google tại Việt Nam cũng cam kết hỗ trợ khách hàng theo Cam kết dịch vụ (Service Level Agreement). Admin có thể truy cập cổng thông tin hỗ trợ thông qua tài khoản được cung cấp sẵn hoặc qua email, điện thoại. Nhờ sự hỗ trợ từ cả hai phía như này, doanh nghiệp không cần tốn nguồn lực duy trì một hoặc một team kỹ thuật chỉ để xử lý những yêu cầu kỹ thuật từ người dùng. 

Nhìn chung, G Suite có khả năng chuyển đổi doanh nghiệp chủ yếu là nhờ tính thân thiện, dễ sử dụng với người dùng nhưng lại không hề kém phần hiệu quả. Đây chính là lí do tại sao hơn một tỷ người dùng đang dựa vào các ứng dụng của G Suite như Gmail, Drive, Docs,… để hoàn thành công việc của mình. Bộ công cụ này cũng giúp cải tiến quy trình làm việc theo hướng tinh giản và linh hoạt hơn so với những giải pháp truyền thống – điều đặc biệt cần thiết với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dựa trên những lợi ích và cơ hội mà G Suite mang lại, bạn thực sự nên cân nhắc về việc đưa G Suite vào ứng dụng trong công ty của mình. 

Nguồn: Gimasys