Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

Cải thiện tính năng chia sẻ với bên thứ ba trên Google Drive

07/08/2017

Có gì mới: Chúng tôi hiểu rằng phần lớn các doanh nghiệp đều phải làm việc với các nhà thầu, các nhà cung cấp hay các bên thứ ba không sử dụng tài khoản Google, và chúng tôi cũng nhận ra rằng việc chia sẻ thông tin với họ một cách nhanh chóng, đơn giản và bảo mật là điều vô vùng quan trọng. Vì vậy, dựa trên phản hồi của các bạn, chúng tôi đã thay đổi trải nghiệm người dùng khi bạn phải chia sẻ tập tin với những người không dùng tài khoản Google.

 

Trước đây

Một nhân viên chỉ có thể chia sẻ tập tin trên Google Drive với những email khác tên miền và gửi lời mời đến những người không dùng tài khoản Google nếu có sự cho phép. Nếu bạn cho phép người ngoài xem trước tập tin, họ có thể xem trong vòng 14 ngày. Nếu bạn yêu cầu đăng nhập thì họ buộc phải tạo tài khoản Google trong vòng 14 ngày (nếu chưa có) để có thể xem được. Tuy nhiên, một vài bên thứ ba nếu không có quyền tạo tài khoản hoặc không làm theo như yêu cầu thì những thông tin mà nhân viên của bạn vừa gửi đi sẽ không đến được với người nhận.

 

Tất nhiên nếu bạn cho phép người dùng công khai tập tin trên trang web thì họ sẽ có một lựa chọn khác: gửi đường link công khai. Đáng tiếc là rất nhiều người dùng không tận dụng được tính năng này bởi nó không được hiển thị rõ ràng trong những phần về chia sẻ và quyền truy cập.

 

Trải nghiệm tính năng chia sẻ mới

Để làm cho quá trình chia sẻ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn cho cả người dùng G Suite cũng như những người không dùng Google, chúng tôi thêm vào một lựa chọn mới để ai có link cũng có quyền truy cập (anyone with the link view the file)

 

Tùy chỉnh này chỉ xuất hiện nếu trong phần sharing setting của bạn có những điều sau (Apps > G Suite > Drive and Docs > Shareing settings):

  1.      Bạn cho phép người dùng chia sẻ tập tin với những tài khoản khác tên miền
  2.      Bạn cho phép người dùng gửi lời mời tới những người không dùng tài khaorn Google
  3.      Bạn cho phép người dùng công khai tập tin trên web
  4.      Bạn KHÔNG có lựa chọn “Recipients only” trong cài đặt Access Checker.

 

 

Một ví dụ về đoạn hội thoại mới sẽ xuất hiện khi một nhân viên chia sẻ tập tin với những người không dùng tài khoản Google, nếu đáp ứng được những điều kiện trên.

 

Nếu một nhân viên click vào lựa chọn “Send the link”, một đường link truy cập vào tập tin đó sẽ xuất hiện và bất kì ai có link cũng đều có thể xem. Điều này cho phép bên thứ ba có thể xem những nội dung quan trọng mà không bị giới hạn về thời gian và cũng không cần phải có tài khoản Google.

 

Chú ý: “Send an invitation“(Gửi lời mời) là lựa chọn mặc định cho các tập tin khác.

 

Những thay đổi này đã xuất hiện với những tài khoản có tên miền thuộc Rapid Release và sẽ xuất hiện trong các tài khoản có tên miền thuộc Scheduled Release vào đầu tháng 8.

 

Cập nhật: Gimasys