Cùng làm việc trên Google Docs

Có gì mới: Làm việc nhóm luôn là một thách thức khi mọi người cùng phải quản lý hàng ngàn ý kiến cũng như các gợi ý khác nhau rồi tập hợp chúng vào một chỗ. Điều cuối cùng bạn cần quan tâm là làm sao để tất cả mọi người trong nhóm đang cùng làm việc trên một bản tài liệu, theo nghĩa đen. Đó là lí do vì sao Google xây dựng các công cụ  Google Docs, Sheets, Slides để bạn và đồng nghiệp của mình có thể làm việc cùng nhau trong thời gian thực, với phiên bản update mới nhất.

Trong lần ra mắt này Google giới thiệu bản nâng cấp để có thể giúp bạn quản lý các bản update khác nhau mỗi khi tài liệu có thay đổi (version control), tùy chỉnh lại các công cụ để hỗ trợ luồng công việc của bạn và giúp nhóm của bạn có thể tìm thông tin dễ dàng hơn mỗi khi cần đến.

 

Theo sát mọi thay đổi, cùng phát triển

Để có thể soạn được một bản tài liệu với nội dung hợp lí, người dùng có thể sẽ phải thay đổi nội dung đến hàng trăm lần, đặc biệt là những nội dung liên quan đến pháp lí, hồ sơ dự án hay nghiên cứu. Những cập nhật mới của Google Docs sau đây sẽ giúp bạn theo sát được những thay đổi của nhóm mình. Giờ đây bạn có thể:

 

1.Đặt tên các phiên bản của Doc, Sheet hoặc Slide trên trang web.

Có thể đặt tên tùy theo các phiên bản (version) khác nhau của tài liệu là một cách tuyệt vời để theo dõi được tiến trình làm việc của mọi người trong nhóm. Đây cũng là một cách giao tiếp hiệu quả, để mọi người biết khi một bản tài liệu thực sự trở thành bản cuối. Để theo dõi mọi thay đổi được thực hiện, bạn có thể truy cập “Version history” (trước đây được biết đến với tên “Revision history”) trên trang web. Lựa chọn File > Version history > Name current version. Hoặc để tim kiếm nhanh hơn, bạn có thể lựa chọn “Only show named version” (Chỉ hiển thị những phiên bản được đặt tên) trong Docs, Sheets, hoặc Slides.

 

2.Xem trước “clean version” của Docs trên trang web để xem bản gốc của tài liệu nếu không có các bình luận hoặc gợi ý chỉnh sửa.

Lựa chọn Tools > Review suggested edits > Preview accept all hoặc Preview reject all.

 

3.Accept (chấp nhận) hoặc Reject (từ chối) mọi gợi ý chỉnh sửa chỉ trong một lần với Docs để nhóm của bạn không cần phải xem trước mỗi lần có thay đổi nhỏ như dấu câu hay format.

Lựa chọn Tools > Review suggested edits > Accept all hoặc Reject all.

 

4.Gợi ý các thay đổi cho Doc từ thiết bị Android, iPhone hoặc iPad.

Ấn vào menu với biểu tượng ba dấu chấm ở phía trên bên phải màn hình Doc rồi gợi ý các thay đổi, chỉnh sửa dù bạn đang ở đâu. Bật tính năng “Suggest changes” và bắt đầu chỉnh sửa với chế độ “suggestion mode”.

 

5.So sánh các bản tài liệu và xem trước các gợi ý thay đổi ngay tức thì với tính năng

Litera Change-Pro hoặc Workshare trong Docs

 

 

Đây là một cách nhanh chóng để xem trước và chấp nhận (hoặc từ chối) mọi thay đổi và đặt tên các phiên bản cho tài liệu của bạn.

 

Sử dụng các mẫu template mới, tính năng tiết kiệm thời gian

Các nhóm có thể sử dụng các template có sẵn trong Docs và Sheets để tiết kiệm thời gian thiết kế mẫu tài liệu. Đồng thời, các nhà phát triển của Google cũng đang xây dựng thêm các ứng dụng add-on để tùy chỉnh các chức năng. Và rồi Google nghĩ rằng: tại sao không kết hợp các đặc điểm đó lại với nhau? Đó là lý do vì sao Google giới thiệu template mới – đã tích hợp thêm  khả năng giúp bạn có thể tự tạo ra tính năng mới theo ý mình, từ đó các template không chỉ nhìn đẹp mà còn đảm bảo sẽ giúp bạn hoàn thành công việc.

 

Các template này cho phép bạn tùy chỉnh và phát triển các công cụ đặc thù phù hợp với đặc điểm công việc của từng doanh nghiệp. Google vừa mang đến năm ví dụ về trường hợp này vào danh mục các template, như mẫu template Mutual Non-Disclosure Agrement (NDA) từ LegalZoom và DocuSign. Với mẫu này, các công ty có thể nhanh chóng tạo ra một NDA và thu thập thông tin bằng cách sử dụng tính năng DocuSign cho Docs.

 

Thêm vào đó: Nó cũng tự động phát hiện phần chữ kí được yêu cầu ở trên template, điều này còn giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với khi bạn đi yêu cầu chữ kí. Đây mới chỉ là một trong những mẫu template mới được giới thiệu, ngoài ra Google còn làm việc với Lucidchart để tạo ra một cẩm nang quy tình kinh doanh, làm cùng Pandadoc để tạo ra một thỏa thuận tư vấn, cùng Supermetrics xây dựng mẫu báo cáo về lượng truy cập (có trả phí) vào một website hay tạo ra mẫu báo cáo MLA cùng EasyBib. Mỗi mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu suât công việc của cả nhóm.

 

Bên cạnh đó, bạn có thể tạo ra mẫu template của riêng mình với các tính năng đã được tích hợp sao cho phù hợp với guồng công việc của doanh nghiệp mình. Ví dụ, tạo ra một mẫu Sheets có kèm tính năng thu thập sự đồng ý của nhân sự trong công ty;  hoặc một mẫu hóa đơn trong Docs với tính năng lấy thông tin từ hệ thống CRM của bạn.

 

Các quản trị viên, nếu hiện tại bạn đang cho phép người dùng cài đặt các tính năng add-on, bạn có thể vẫn sử dụng các mẫu tamplate mới bằng cách chỉ triển khai những tính năng cụ thể. Hoặc, nếu bạn muốn người dùng chỉ sử dụng một số chức năng add-on nhất định, bạn có thể chặn các bên thứ ba có OAuth và whitelist – liệt kê những add-ons mà bạn tin tưởng.

 

Chú ý rằng  các mẫu template đi kèm với các tính năng add-on sẽ chịu sự quản lý trong cùng cài đặt Admin console như các mẫu template khác và chỉ được hiển thị bằng tiếng anh.

 

 

Các mẫu Mutal NDA từ LegalZoom và DocuSign cho phép bạn thu thập sự đồng ý từ mọi người một cách nhanh chóng.

 

Tìm kiếm thông tin bạn mong muốn , bất cứ khi nào bạn cần

Đôi khi, phần khó khăn nhất của việc lập một hồ sơ dự án, đề xuất một kế hoạch hoặc làm một bài thuyết trình trước khách hàng là tìm lại nguồn thông tin mà bạn đã lấy để sử dụng. Giờ đây những khách hàng dùng bản G Suite Business và Enterprise, Google Cloud Search sẽ tích hợp với Docs và Slides thông qua tính năng Explore. Sử dụng Machine Intelligence, Cloud Search để lấy thông tin liên quan, nhờ đó giúp bạn làm có một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Để bắt đầu, mở tab Explore trong Docs hoặc Slides và nhập thông tin bạn đang tìm kiếm. Cloud Search sẽ hiện ra những chi tiết quan trọng thu thập được từ mọi thông tin trong các ứng dụng G Suite, bao gồm cả Gmail, Drive, Calendar, Sites… Giờ đây bạn có thể dễ dàng tạo ra những bản tài liệu và thuyết trình với chất lượng tốt nhất.

 

 

Giờ đây bạn có thể sử dụng Google Cloud Search qua tính năng Explore trong Docs và Slides.

 

Hiện tại các nhóm, các doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục sử dụng Docs một cách rất sáng tạo. Bạn có thể đọc thêm ở đây để tham khảo những ý tưởng mới, hoặc truy cập trang Docs site để bắt đầu.

 

Cập nhật: Gimasys