Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

G Suite và Office 365: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp?

31/10/2018

G Suite và Office 365 hiện tại đang là dịch vụ được ưa chuộng nhất đối với các doanh nghiệp muốn tìm kiếm một giải pháp điện toán đám mây cơ bản. Khác với những ứng dụng cloud thông thường, hai nền tảng của Google và Microsoft đều là tập hợp những ứng dụng cần thiết nhất cho doanh nghiệp: Email theo tên miền (Gmail, Exchange), công cụ lưu trữ và chia sẻ thông tin (Google Drive, One Drive), soạn thảo văn bản (Docs, Sheets, Word, Excel,…)

 

Microsoft vốn đã quá quen thuộc với người dùng nhờ bộ Office soạn thảo văn bản đi vào huyền thoại từ khi người ta bắt đầu dùng máy tính cá nhân, và đến giờ chúng vẫn rất được ưa chuộng. Google, mặc dù sinh sau đẻ muộn trong lĩnh vực này, nhưng ngay từ đầu đã thượng vị trên Cloud và mang lợi thế khủng khi dịch vụ Gmail thu hút tới 1.4 tỉ người dùng hàng tháng (nhiều hơn 25 nhà cung cấp dịch vụ email cộng lại, bao gồm cả Outlook của Microsoft và Yahoo! Mail). Vậy doanh nghiệp cần hiểu và cân nhắc những yếu tố nào để có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với mình?

 

1. G Suite và Office 365 có gì khác nhau?

 

Vì cả hai nền tảng đều có những tính năng tương tự nhau, nên nếu chỉ dựa trên các yếu tố này, doanh nghiệp sẽ khó có thể đưa ra quyết định. Một yếu tố quan trọng cần nắm được khi cân nhắc giữa hai lựa chọn này chính là bản chất, hay “xuất thân” của chúng. Bạn cần nắm rõ sự khác biệt nền tảng này để biết đâu là lựa chọn phù hợp nhất cho mình.

 

So sánh G Suite và Office 365

 

2. So sánh chi phí của G Suite và Office 365

So sánh G Suite và Office 365

Các phiên bản và chi phí tương ứng với từng phiên bản Office 365 (chi phí chưa gồm thuế và cam kết theo năm)

 

Office 365 được Microsoft chia ra làm hai nhóm: Office 365 Business dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB). Office 365 Enterprise dành cho các doanh nghiệp lớn. Trong mỗi nhóm, doanh nghiệp cũng sẽ có nhiều lựa chọn khác nhau:

  • Office 365 Business: Dành cho các doanh nghiệp dưới 300 người, không có sự biến động quá lớn trong số lượng nhân sự (Bởi nếu đang sử dụng bản Business nhưng sau đó doanh nghiệp mở rộng với quy mô trên 300 người, bạn buộc phải nâng cấp lên phiên bản Enterprise).
  • Office 365 Enterprise: Dành cho những doanh nghiệp lớn và không bị giới hạn về số lượng người dùng. Trong phiên bản Enterprise, Microsoft lại chia ra làm 4 gói khác nhau để doanh nghiệp có thể lựa chọn như ProPlus, E1, E3, E5.
  • Ngoài hai gói này ra, Microsoft còn có một gói dịch vụ riêng chỉ bao gồm email doanh nghiệp – Exchange Online. Tuy nhiên với chi phí 4$/tài khoản/tháng và chưa bao gồm các tính năng khác, chi phí này có thể không phải là lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp.

 

Ưu điểm:

  • Cách chia nhỏ dịch vụ thành nhiều phiên bản này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp. Tùy vào ngân sách, yêu cầu công việc hay số lượng người dùng, admin có thể lựa chọn các gói phù hợp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể chỉ dùng các ứng dụng Office (như Word, Excel, Power Point,…) hay chỉ dùng các ứng dụng trao đổi thông tin (như Exchange – email theo tên miền doanh nghiệp, Skype, Sharepoint,…) hoặc kết hợp cả hai.
  • Dù lựa chọn gói nào, mỗi account đều có tới 50GB dung lượng cho mailbox và 1TB dung lượng trong OneDrive để lưu trữ tài liệu. Nếu xét về dung lượng, Microsoft là một đơn vị khá “hào phóng”. Chưa kể nếu bỏ ra 20-35$/account (gói E3 và E5) , dung lượng trong mailbox sẽ tăng lên 100GB và dung lượng trong OneDrive là không giới hạn. Nếu thường xuyên phải lưu trữ những file có dung lượng lớn như video, bản thiết kế,… Office 365 là một lựa chọn phù hợp.

Tuy nhiên, khi có quá nhiều lựa chọn, người ta thường… không biết chọn cái gì (chưa kể đến cách đặt tên các gói Office 2013, Office 2016, càng làm người dùng thêm phần hoang mang). Nếu chọn Business Essential, người dùng sẽ không có bộ Office. Nếu chọn Businesss thì sẽ không có Email theo tên miền. Nếu chọn Premium để có đủ các tính năng thì chi phí lại có phần vượt ngân sách. Chưa kể trong một doanh nghiệp, không phải ai cũng có nhu cầu lưu trữ lên tới 50GB hay 100GB.

 

So sánh G Suite và Office 365

Các phiên bản và chi phí tương ứng với mỗi phiên bản G Sutie (Chi phí chưa bao gồm thuế, cam kết theo năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể mua theo tháng)

 

Như được đề cập từ đầu, Google luôn hướng tới sự đơn giản và gọn nhẹ cho người dùng. Bởi vậy, dịch vụ G Suite cũng chỉ chia ra làm 3 phiên bản: G Suite Basic – Business – Enterprise với chi phí lần lượt là 2.5$ – 10$ – 25$ cho mỗi tài khoản.

  • Sự khác nhau chủ yếu giữa mỗi phiên bản nằm ở dung lượng lưu trữ, khả năng quản lý người dùng và bảo mật trong doanh nghiệp. Ở hai phiên bản cao hơn, doanh nghiệp có thể thiết lập các chính sách tuân thủ nghiêm ngặt cho nhân viên của mình.
  • Cả ba phiên bản đều không bị giới hạn về số lượng người dùng. Dù là 1, 10, 100, 1000, 10 000 user thì doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng 1 phiên bản và chỉ cần mua thêm license khi nhân sự tăng thêm.

Ưu điểm:

  • Ưu điểm của G Suite chính là sự lựa chọn đơn giản và tính “agility” – có thể dễ dàng thay đổi để phù hợp với quy mô phát triển của doanh nghiệp. Mặc dù chỉ gói gọn trong ba phiên bản, nhưng cả ba gói này đều chứa đựng những ứng dụng cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng cần tới – Email, lưu trữ, chat, video call và soạn thảo văn bản.
  • Về dung lượng, có vẻ như Google hơi lép về vì chi li trong việc xây dựng phần lưu trữ. Nhưng thực tế cách phân chia này lại giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều tiền. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ: người dùng chỉ cần 30GB và mua thêm dung lượng cho các tài khoản nào cần bộ nhớ lớn, tránh lãng phí vài chục GB của mỗi tài khoản. Với doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu lưu trữ nhiều: chỉ với 10$ là đã được bộ nhớ không giới hạn (so với 20$ của Office E3).

 

G Suite và Office 365: An ninh, bảo mật khi lên Cloud

 

3. So sánh yêu cầu hệ thống – System requirement

Office 365:

Vì sản phẩm của Microsoft là sự kết hợp của cả Cloud và On-premise, nên ngoài việc phải có trình duyệt (Chrome, Internet Explorer, Firefox,…) để làm việc online thì người dùng cần phải có môi trường tương thích để chạy các phần mềm offline. Ví dụ: Mặc dù Microsoft hỗ trợ hệ điều hành Windows, Mac OS, Android, iOS thì khi chạy Office trên mỗi hệ điều hành khác nhau, người dùng vẫn gặp phải những hạn chế tương ứng. Một số ứng dụng như OneDrive chỉ được hỗ trợ trên Windows, Mac, iOS, Android hay Sharepoint Designer chỉ được hỗ trợ trên Windows.

Bên cạnh đó, Office chỉ có thể được hỗ trợ trong giai đoạn Mainstream support (5 năm sau khi được ra mắt). Tất cả những tính năng mới sau đó sẽ không được hỗ trợ trên Office 365; và tất cả những tính năng mới bổ sung trên Office 365 sau giai đoạn này cũng sẽ không thể sử dụng được trên các bản Office đời cũ.  Ví dụ: Sau 13/10/2020, các phiên bản Office 2013 và Office 2016 (perpeptual) sẽ không thể truy cập được trên Office 365. Về cơ bản, khách hàng sẽ phải thường xuyên cập nhật mỗi khi hãng ra mắt phiên bản mới và chu kì cập nhật này sẽ phụ thuộc vào Microsoft.

 

G Suite:

Vì G Suite 100% sử dụng web và không có phần mềm để tải về, tất cả mọi thứ bạn cần là một trình duyệt: G Suite hỗ trợ Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox dù đó là phiên bản mới hay cũ. Vì sản phẩm được xây dựng trên mây, nên trải nghiệm của người dùng cũng như tính năng của sản phẩm sẽ không bị phụ thuộc vào hệ điều hành của thiết bị (MacOS, Linux, WIndow, ChromeOS…)

Với những cập nhật, đổi mới trong tính năng: Chúng đều được thực hiện ở phần nền và tự động xuất hiện trên giao diện, người dùng chỉ việc sử dụng mà không cần phải thực hiện bất kì thao tác nào.

Khi phải làm việc với các ứng dụng Office (word, excel,…): người dùng sẽ không cần nâng cấp lên bất kì phiên bản nào. Miễn là phiên bản Office đó vẫn được Microsoft hỗ trợ, G Suite cũng sẽ vẫn hỗ trợ. Vì vậy, việc có nâng cấp các ứng dụng Office hay không hoàn toàn phụ thuộc vào người dùng.

 

4. Lựa chọn G Suite hay Office 365?

 

Nhìn chung, so với những giải pháp khác đang có mặt trên thị trường, cả G Suite và Office 365 đều được đánh giá nổi trội hơn hẳn về chất lượng sản phẩm và khả năng đáp ứng đầy đủ những yêu cầu cơ bản nhất của doanh nghiệp. Hai nền tảng này đều cho phép người dùng cộng tác, dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tài liệu online.

 

Office 365 thường được đánh giá là phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn – với mô hình quen thuộc nơi toàn bộ nhân viên làm việc tại văn phòng, sử dụng máy tính để bàn, chạy hệ điều hành Windows. Bởi công bằng mà nói, khó có giải pháp nào thế chỗ được các ứng dụng Office trên máy tính, đặc biệt là khi người dùng sống trong hệ sinh thái của Windows.

 

Về phía G Suite: trước đây, giải pháp này của Google thường được đánh giá là lựa chọn phù hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ (dưới 100 nhân viên) và vừa (từ 100 – 999 nhân viên, theo Gartner) và các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự thường xuyên phải di chuyển, làm việc từ xa. Tuy nhiên, theo thống kê mới nhất trong năm 2018, nhiều doanh nghiệp lớn đã trở thành “early adopter” trong việc chuyển sang sử dụng G Suite của Google. Có thể kể đến những cái tên quen thuộc như: Nippon Airways, Colgate-Palmolive, Dow Jones, Nielsen Holdings, Salesforce.com,… Đặc biệt vào tháng 3/2018, một trong hai nhà sản xuất máy bay lớn nhất thế giới – Airbus – đã chuyển toàn bộ 130,000 nhân viên của mình đang sử dụng Microsoft (on-premise) sang G Suite (Cloud). Nguyên nhân mà Airbus đưa ra hoàn toàn không phải vì chi phí, mà lại nằm ở khả năng cộng tác, tính linh hoạt (agility) mà G Suite mang lại cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, do người dùng đã quen với việc sử dụng Gmail và các ứng dụng đi kèm, việc đưa toàn bộ nhân viên lên mây không gặp quá nhiều khó khăn..

 

Email cho doanh nghiệp: So sánh G Suite và Office 365

 

Tóm lại, nếu đã nắm được sự khác nhau bản chất giữa hai ứng dụng, câu hỏi cuối cùng và quan trọng nhất mà bạn cần tự đặt ra cho mình là: Doanh nghiệp có cần một sự chuyển đổi thực sự? Chuyển đổi trong cách làm việc và thích nghi với nền công nghiệp 4.0? Hay chỉ đơn giản cần một môi trường để lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên mây? Nếu  đáp án cho hai câu hỏi đầu là “Có” – G Suite chính là sự lựa chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc lên cloud cùng G Suite của Google, bạn có thể đặt lịch tư vấn Online cùng Gimasys để nhận được những thông tin tư vấn phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp.

Cập nhật: Gimasys