Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

Google Vault dành cho Hangouts Chat

09/03/2018

Có gì mới? : Google đã thông báo tới người dùng một số sản phẩm và tính năng mới của G Suite để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn công tác hiệu quả hơn  (Xem Những phương thức mới để giúp các công việc nhóm nhanh hơn và thông minh hơn với GSuite). Là một phần nằm trong thông báo trên, Google giới thiệu những hỗ trợ của Google Vault cho Hangouts Chat. Dưới đây là một số tính năng hỗ trợ dành riêng cho quản trị viên để giúp bạn bắt đầu.

 

*Thông tin bổ sung nếu bạn mới sử dụng Hangouts Chat: So với bản Hangout Classic, trong Hangouts Chat, bạn có thể:

  • Gửi tin nhắn trực tiếp tới một người nào đó (DM – Direct message)
  • Gửi tin nhắn tới hai hoặc nhiều người – bằng cách tạo Group message để chat với một nhóm
  • Tạo phòng chat – Chat room. Chat room cũng giành cho nhiều người trao đổi thông tin, nhưng nếu Group message là để gửi tin nhắn qua lại (giống như các group chat thông thường bạn vẫn sử dụng) thì trong chat room, bạn có thể tạo nhiều topic riêng lẻ và mọi người sẽ reply vào các topic tương ứng đó – việc này giúp mọi người dễ dàng theo dõi khi có nhiều nội dung được bàn luận cùng một lúc.

 

Hangouts Chat mới được ra mắt là một công cụ thông minh và an toàn giúp công việc nhóm trở nên dễ dàng hơn. Là một giải pháp dành cho các doanh nghiệp, Hangouts Chat cung cấp cho  G Suite admin quyền quản trị mà họ cần để quản lí và bảo mật dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm toàn bộ những tính năng hỗ trợ từ Google Vault—một công cụ dành cho  eDiscovery và đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ chính sách.

 

Cài đặt Retention policies – chính sách lưu trữ tin nhắn trong Hangouts Chat

Với tư cách là G Suite admin, giờ đây bạn có thể cài đặt các chính sách lưu trữ để áp dụng cho tất cả tin nhắn trong Hangouts Chat, bao gồm những thông tin được gửi trực tiếp – direct message và những tin nhắn được gửi trong chat room (khi mọi người reply vào một topic).

 

Bạn có thể cài đặt một quy định mặc định để áp dụng cho tất cả người dùng trong doanh nghiệp của bạn (những người cùng sử dụng domain của doanh nghiệp). Đây có thể là chính sách lưu trữ vô thời hạn (nhờ đó tin nhắn không bao giờ bị xóa) hoặc một chính sách để xóa tiin nhắn sau một khoảng thời gian nhất định. Quy tắc mặc định này áp dụng cho tất cả các tin nhắn trực tiếp và cho các chat room do mọi nguời trong doanh nghiệp tạo ra.

 

Bạn cũng có thể cài đặt các quy định lưu trữ tùy chỉnh cho một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp (Organizational Uniit – OU). Khi đó các quy định sẽ chỉ áp dụng cho các tin nhắn trực tiếp và/hoặc cho tất cả chat room (khi đó quy định sẽ chỉ áp dụng cho các cuộc hội thoại trong chat room). Việc này cho phép bạn quản lý vòng đời của các tin nhắn trực tiếp và tin nhắn trong phòng chat một cách riêng rẽ. Các quy định tùy chỉnh (custom rule) sẽ ghi đè lên các quy định mặc định (default rule) và nếu có nhiều quy định tùy chỉnh áp dụng cho một tin nhắn, quy định nào đảm bảo thời gian lưu giữ tin nhắn lâu nhất sẽ được ưu tiên.

 

Hangouts Chat

 

Đặt Legal hold – chức năng lưu trữ pháp lý cho tin nhắn của Hangouts Chat

 

Ngoài tính năng cài đặt chính sách lưu trữ tin nhắn, giờ đây bạn có thể đặt chức năng lưu trữ pháp lý cho cuộc trò chuyện trong Hangouts Chat của nhân viên, cho dù nó là tin nhắn trưc tiếp hay tin nhắn trong chat room.

*Legal hold – Lưu trữ pháp lý: là một quá trình mà doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để lưu trữ, bảo vệ tất cả các thông tin liên quan trong trường hợp có khả năng xảy ra việc kiện tụng

 

Làm như vậy, nếu một nguời dùng là thành viên của một chat room và người đó bị đặt legal hold thì cuộc nói chuyện trong chat room đó sẽ được lưu giữ (ví dụ, khi họ gửi một tin nhắn); tuơng tự đối với tin nhắn được gửi trực tiếp và người bị đặt legal hold là một thành viên, cho dù họ đã xóa tin nhắn đó hay chưa.

Nếu họ đã xóa tin nhắn, tin nhắn đó sẽ không xuất hiện và không hiển thị đối với họ nữa, nhưng vẫn sẽ xuất hiện trong Vault (cho đến khi nó được xóa khỏi Vault). Cần nhớ rằng cài đặt legal hold luôn được ưu tiên so với các cài đặt retention rule – cài đặt lưu trữ.

 

Hangouts Chat

 

Tìm kiếm, xem trước và xuất nội dung cuộc trò chuyện

 

Cuối cùng thì bạn cũng có thể tìm kiếm, xem trước và xuất tin nhắn trong Hangouts Chat của nhân viên. Tính năng eDiscovery mà bạn sử dụng cho các dịch vụ G Suite khác (như Gmail và Drive) giờ đây cũng có thể được áp dụng đối với  tin nhắn được trực tiếp và các tin nhắn trong chat room của Hangouts Chat.

 

Hangouts Chat

 

Cập nhật: Gimasys