Teamwork nhanh hơn và thông minh hơn với G Suite

Có gì mới? So với 30 năm trước thì ngày nay môi trường làm việc đã khác đi rất nhiều. Nếu trước đây 1 doanh nghiệp chỉ cần dựa vào một đội nhóm, ở một địa điểm để hoàn thành công việc thì giờ đây đội ngũ nhân lực của một công ty có thể đa dạng hơn và tập hợp nhiều người ở nhiều nơi hơn. Chính vì vậy mà các quyết định phải được đưa ra nhanh chóng, các đội nhóm cần phải điều chỉnh, làm việc với nhau khẩn trương và không thể phí phạm thời gian vào các công việc mang tính chất lặp lại, mất thời gian. Kết quả là các công ty đang sử dụng các hệ thống làm việc lỗi thời, đã có tuổi đời hàng chục năm thường sẽ khó có thể linh hoạt cạnh tranh và theo kịp xu thế.

Hãy tưởng tượng đội nhóm của bạn đang cần đóng một đơn bán hàng rất lớn. Những người liên quan lại đang tọa lạc ở nhiều địa điểm khác nhau và bạn cần phải tham khảo ý kiến của họ cho chiến lược lần này. Nhiệm vụ là cần phải xác định rõ khách hàng, soạn sẵn phần trình bày ý tưởng và cả nhóm phải liên kết với nhau để đưa ra một chính sách giá phù hợp – tất cả phải xong trước khi kết thúc quý.

Điều này là hoàn toàn có thể với G Suite. G Suite thay đổi hoàn toàn cách mọi người trong nhóm làm việc với nhau bằng các công cụ thông mình giúp các nhóm giải quyết vấn đề nhanh hơn, giành thời gian vào các công việc quan trọng. Vào tháng 2, Google đã thông báo các cập nhật mới và thông minh dành cho G Suite, mang đến thêm cho doanh nghiệp các cách để quản lý dự án – ví dụ như đóng đơn hàng hay giới thiệu sản phẩm mới ra thị trường – chỉ cần làm việc từ một nơi mà không cần phải dịch chuyển.

Sử dụng nền tảng mới, tập trung để liên kết, cộng tác với nhau khi làm dự án và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Hangouts Chat giờ đây đã được đưa vào sử dụng và khiến cho việc cộng tác trở nên hiệu quả hơn, giúp các nhóm có thể đưa ra quyết định nhanh hơn. Với các “hộp” chat dành cho các nhóm, các đoạn hội thoại dưới dạng “threaded” (giúp mọi người trong nhóm có thể theo được các nội dung đang được trao đổi), tính năng tìm kiếm hiệu quả và chat bot thông mình giúp kết nối các luồng công việc với nhau và đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc (kể cả với những ứng dụng từ bên thứ 3), bạn hoàn toàn có thể hoàn thành một dự án mà chỉ cần ngồi tại một nơi – như việc mở một chi nhánh cửa hàng mới hay bắt đầu một chiến dịch quảng cáo. Ứng dụng Chat sẽ có thể tích hợp tốt với các ứng dụng G Suite khác như Google Drive, Calendar, Hangouts Meet cũng như có phần bảo mật được xây dựng để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, eDiscovery và các yêu cầu quản lý thông tin của doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm về Hangouts Chat dưới đây.

Dành ít thời gian để sắp xếp lịch họp và nhiều thời gian hơn để hoàn thành mục tiêu.

Google muốn việc quản lý các cuộc họp trở nên đơn giản và đó là lí do vì sao Google xây dựng các công cụ để giúp bạn tìm kiếm thông tin phòng họp và tìm thời gian phù hợp cho cuộc họp. Trong vòng vài tháng tới, Calendar sẽ sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động gợi ý phòng họp mà bạn nên đặt. Vì việc việc gợi ý này sẽ được tối ưu hóa dựa vào vị trí của tòa nhà cũng như của các phòng họp, lịch sử đặt phòng họp trước đó, các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn cần thiết và yêu cầu về số lượng người tham gia, bạn có thể tự tin rằng căn phòng bạn đặt là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của nhóm mình. Bạn có thể đọc bài này để có thêm thông tin.

Giải quyết vấn đề bằng các gặp mặt trực tiếp qua video, ngay khi bạn muốn.

Nhiều khi cách giải quyết vấn đề tốt nhất và không làm cản trở tiến độ dự án chính là tham gia ngay vào một cuộc họp mặt trực tuyến, mặt đối mặt với đồng nghiệp. Giờ đây, nhóm của bạn có thể nhanh chóng chuyển từ đoạn hội thoại trong hộp Chat sang một cuộc họp video trên Hangouts Meets chỉ với vài cú nhấp chuột.

Giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu và dành nhiều thời gian để đưa ra các ý tưởng.

Google đang đưa Quick Access vào Docs để giúp nhóm của bạn tập trung thời gian vào những công việc quan trọng (tương tự như Quick Access trong Drive). Quick Access sử dụng trí tuệ nhân tạo để gợi ý các tài liệu liên quan dựa trên các tín hiệu – ví dụ như hoạt động Google Drive hay thông tin trong tài liệu, vì thế bạn có thể làm việc với dữ liệu luôn được cập nhật và có thể nhanh chóng soạn thảo nội dung.

Ví dụ khi đội marketing toàn cầu của công ty bạn đang cần tạo một kế hoạch chung cho một dự án, họ có thể bắt đầu với Docs và Quick Access trong Explore panel để tìm kiếm thông tin từ các tài liệu liên quan, sau đó thêm chúng vào kế hoạch một cách nhanh chóng. Tìm hiểu thêm.

Để có thể theo kịp xu hướng trên thị trường, các doanh nghiệp cần phải chuyển đổi cách mình vận hành. Hãy thử bắt đầu với việc đăng ký email G Suite và trao quyền cho các đội nhóm trong doanh nghiệp, để họ có thể làm việc tốt hơn, cùng với nhau.

Cập nhật: Gimasys