Lợi ích khi lựa chọn G Suite Business

Tại Việt Nam, thị trường đang dần làm quen với cái tên G Suite của Google. Thay vì lựa chọn các phương án giá rẻ, có thể nói G Suite ngày càng nhận được nhiều sự đầu tư và đón nhận từ các doanh nghiệp Việt. Tuy nhiên, phần lớn chúng ta mới chỉ dừng lại ở việc ứng dụng G Suite bản Basic – phiên bản thấp nhất trong ba phiên bản mà Google cung cấp. Lý do chính thường liên quan tới vấn đề chi phí. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn đã đạt tới mức phát triển ổn định và đang dần mở rộng quy mô thì phiên bản G Suite Business là một lựa chọn hợp lý hơn rất nhiều. Đây cũng là phiên bản được chính Google khuyến khích các đơn vị sử dụng.

1/ Lợi ích khi lựa chọn phiên bản cao hơn – G Suite Business

1.1. Dung lượng không giới hạn:

Vì G Suite (Google Workspace) là ứng dụng được xây dựng trên nền điện toán đám mây, dung lượng là yếu tố cực kỳ quan trọng. G Suite phiên bản Business mang lại dung lượng không giới hạn cho cả Google Photos, Gmail và Google Drive. Nhờ vậy, nhân viên trong công ty có thể thoải mái tải lên, lưu trữ và truy cập các tệp tin với dung lượng lớn trên mây.

Theo chính sách của Google, nếu bạn mua dưới 5 tài khoản thì mỗi tài khoản chỉ có 1TB (terabyte) dung lượng. Đừng vội khinh thường con số này. Với 1TB, ít nhất một người dùng có thể lưu trữ được 310 000 bức ảnh; 170 000 giờ nhạc hay video với thời lượng kéo dài tới 40 ngày. Hoặc cho dễ hình dung, với 15GB của tài khoản Gmail miễn phí mà bạn vẫn dùng, chưa chắc đã có người sử dụng hết.

1.2. Tính năng Cloud Search:

Bộ công cụ G Suite có rất nhiều ứng dụng nhỏ bên trong, bao gồm Gmail, Drive, Docs, Sheets, Sites,… Và khi sử dụng G Suite, tệp tin và dữ liệu thường được lưu trữ rải rác khắp các ứng dụng này, tùy thuộc vào thói quen và tính chất công việc của người dùng. Vì vậy, Google Cloud Search được phát triển cho phép người dùng tìm kiếm các tệp tin được lưu trữ trong tất cả các ứng dụng của G Suite. Điều này có nghĩa là người dùng trong công ty có toàn quyền truy cập vào dữ liệu của công ty dù chúng được tạo bởi ai và lưu ở đâu. Nếu ví dữ liệu như nguồn máu xám của doanh nghiệp thì Google Cloud Search giúp doanh nghiệp của bạn “máu huyết lưu thông”, không bị tắc nghẽn cục bộ hay xảy ra tình trạng “mất máu” nếu chỉ có một vài người phụ trách lưu giữ chúng.

1.3. Google Vault:

Nền tảng phục vụ điều tra điện tử (eDiscovery) và cất giữ (archive) dữ liệu cho phép admin xây dựng các chính sách lưu trữ nội dung trên Gmail, chat,… Nhờ vậy, nếu có xảy ra các vấn đề rò rỉ dữ liệu, rắc rối pháp lý thì cũng đã có nơi để tìm bằng chứng.

2/ Các yếu tố quản lý – kỹ thuật của G Suite Business

Với tư cách là một admin G Suite Business, bạn có khá nhiều công cụ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, người dùng và ứng dụng. Một số tính năng đặc biệt mà admin có thể dùng bao gồm:

• Quản lý nâng cao trong Google Drive: Admin có thể quan sát và hiểu được người dùng của mình với các báo cáo kiểm toán Drive (audit report), xây dựng các cảnh báo tùy chỉnh,… Ví dụ, bằng cách thiết lập các cảnh báo liên quan đến hoạt động trên Google Drive, bạn sẽ biết được khi nào dữ liệu của công ty đang bị chia sẻ ra ngoài. Hoặc bạn cũng có thể chỉ định đích danh những ai có quyền chia sẻ các file Docs, Sheets,… ra bên ngoài doanh nghiệp.

• Giới hạn các thao tác mà người dùng có thể thực hiện, dựa trên các tổ chức con của họ (quản lý theo organization unit). Ví dụ, bạn có thể giới hạn bộ phận kế toán chỉ được truy cập vào các file nhất định.

• Tự động lưu trữ và đồng bộ (backup & sync) các file về máy của người dùng với Google Drive để đảm bảo rằng mọi thông tin đều được cập nhật.

• Cho phép hoặc cấm việc sử dụng ứng dụng từ các bên thứ ba. Thông thường, người dùng sẽ cài đặt một số tiện ích mở rộng từ Chrome rồi truy cập vào các file trong G Suite. Việc này có thể tiềm ẩn nguy cơ bị đọc trộm dữ liệu.

• Liệt kê các tên miền đáng tin cậy mà bạn cho phép người dùng chia sẻ tệp tin với họ. Đây có thể là các chi nhánh khác của công ty, khách hàng hoặc đối tác.

• Quản lý khóa bảo mật: Với phiên bản cao hơn này, admin có quyền xem và quản lý phần cài đặt khóa bảo mật của người dùng trong toàn doanh nghiệp. Cụ thể, bạn có quyền cài đặt lại mật khẩu của người dùng (reset password), thêm hoặc xóa khóa bảo mật dưới hình thức xác thực đa lớp, hoặc reset cookies đăng nhập của họ.

*Nếu bạn chưa biết thì Khóa bảo mật hay Security key là một chiếc USB dùng để thực hiện bảo mật nhiều lớp, thay cho hình thức nhận mã qua điện thoại truyền thống. Mỗi lần có yêu cầu xác thực, bạn chỉ cần cắm USB vào máy là xong. 

(Vâng. Giờ việc nhận mã qua điện thoại đã dần nhuốm màu thời gian rồi. Công nghệ mới lại yêu cầu người dùng… vác thêm một chiếc USB. Bạn sẽ có thể cảm thấy Google đi ngược lại thời đại. Khi “số hóa” là xu hướng nhưng không phải lúc nào cũng an toàn tuyệt đối. Nhất là khi bạn dễ trở thành mục tiêu ăn cắp dữ liệu thì những yếu tố “vật lý” luôn hiện hữu trong tay bạn là là một ý tưởng hay).

3/ G Suite Business so với hai phiên bản còn lại:

• So với G Suite Basic: Đánh giá từ góc độ tính năng, G Suite Business có thêm Google Vault, khả năng giữ lại email, tìm kiếm thông tin trên diện rộng. Đặc điểm đáng lưu ý chính là khả năng quản lý khóa bảo mật, kiểm định các thiết bị di động, quản lý chặt chẽ Google Drive và các tính năng khác dành cho admin. Về giá cả, so với mức giá $4.2/account/tháng của bản Basic thì bản Business chi phí cao hơn: $10.2/account/tháng. 

• So với G Suite Enterprise: Phiên bản Enterprise có rất nhiều tính năng độc nhất mà hai phiên bản còn lại không có được. Ví dụ như khả năng ngăn chặn thất thoát dữ liệu trong Drive và Gmail; xem nhật ký hoạt động email với BigQuery, mã hóa Gmail với S/MIME,… Tuy nhiên mức giá của một tài khoản G Suite Enterprise thì lớn hơn rất nhiều: $25/tháng. Phiên bản này thường phù hợp hơn với các công ty và tập đoàn lớn với yêu cầu khắt khe về các tính năng bảo mật nâng cao, quản lý và khôi phục dữ liệu.

Kết luận

Bạn nên cân nhắc thật kĩ những tính năng mà G Suite phiên bản Business mang lại (trong mỗi phần phân tích chúng tôi đều gắn kèm một đường link tới các bài phân tích chuyên sâu hơn mà bạn có thể tham khảo). Khi doanh nghiệp đã phát triển ổn định hay có kế hoạch mở rộng phạm vi kinh doanh, yêu cầu quản lý người dùng và dữ liệu sẽ càng nâng cao. Lúc này nếu xét về cả chi phí và đặc tính sản phẩm thì G Suite Business chính là một lựa chọn rất đáng cân nhắc. 

Nguồn: Gimasys