Những điều doanh nghiệp cần lưu ý trước khi đăng kí G Suite

Điện toán đám mây – Cloud Computing – tuy mới chỉ được phát triển trong thời gian gần đây nhưng việc ứng dụng chúng trong doanh nghiệp đang dần trở nên phổ biến hơn. Mặc dù sản phẩm công nghệ luôn đa dạng và tính chất của mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau, nhưng ít nhất các công ty đều cần những ứng dụng “cốt lõi” như email, soạn thảo văn bản, quản lý lịch làm việc, lưu trữ tài liệu,… Các ứng dụng này thường được “gom” lại, tích hợp với nhau và gọi chung là bộ công cụ năng suất (productivity suite). Hiện tại, G Suite chính là một ví dụ điển hình – xây dựng “trên mây” và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp, được Google nghiên cứu và phát triển trong hơn một thập kỷ (từ năm 2006). Hiện tại bộ công cụ của Google đã được hơn 5 triệu công ty, tập đoàn trên toàn cầu tin dùng. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng có ý định đưa G Suite vào ứng dụng, hãy tìm hiểu những thông tin cơ bản nhất dưới đây. 

 

 

1/ G Suite là gì?

 

G Suite là một bộ công cụ tiêu chuẩn, bao gồm nhiều ứng dụng, đáp ứng những nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp. 

Một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất của G Suite chính là Gmail theo tên miền riêng của công ty. Với Gmail, người dùng hoàn toàn yên tâm sử dụng bởi sự quen thuộc, phổ biến – bảo mật, ổn định – và khả năng tìm kiếm thông tin tuyệt vời (bạn có thể tìm kiếm bất kỳ email với bất kỳ nội dung nào mà không cần thiết phải đánh dấu hay xếp chúng vào các thư mục). Bạn có thể tìm hiểu hướng dẫn tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp và dùng thử trước khi quyết định.

Ngoài Gmail doanh nghiệp, G Suite còn mang đến nhiều ứng dụng khác với những tính năng thông dụng, hữu ích như:

• Calendar: Quản lý thời gian, công việc, sự kiện, lịch họp không chỉ của mỗi cá nhân mà còn của chung cả team, cả doanh nghiệp.
• Docs, Sheets, Slides: Đây chính là bộ công cụ soạn thảo văn bản với chức năng tương tự như bộ công cụ Office của Microsoft (Word, Excel, PowerPoint). Ưu thế khác biệt của những ứng dụng do Google phát triển chính là ngay từ đầu đã được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây. Vì vậy, người dùng có thể truy cập và làm việc với nhau mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị thay vì bị bó buộc phạm vi làm việc trong văn phòng. Mọi thay đổi, chỉnh sửa trong văn bản cũng được lưu lại tự động và có thể bạn chưa biết: những công cụ tưởng chừng như không có gì nổi bật này khi được ứng dụng Cloud computing lại góp phần không nhỏ giúp đẩy nhanh tiến độ luồng công việc trong doanh nghiệp.  
• Google Forms: Rất hữu ích trong việc xây dựng các bảng khảo sát và thu thập ý kiến phản hồi từ nhiều người, chỉ trong một thời gian ngắn.
• Google Sites: Công cụ xây dựng website đơn giản và nhanh chóng mà không yêu cầu người dùng phải có kiến thức về code. Với Sites, bạn có thể để dễ dàng xây dựng những trang web giới thiệu sản phẩm, quản lý dự án, thông tin nội bộ,…
• Hangouts Chat, Hangouts Meet: Là hai ứng dụng chat, video call dành riêng cho doanh nghiệp, được tích hợp với các ứng dụng khác trong G Suite nhằm mang đến một trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Đặc biệt, đây còn là công cụ giúp doanh nghiệp gắn kết nhân viên với nhau, thúc đẩy tinh thần teamwork khi làm việc.
• Google Drive: Ứng dụng lưu trữ và quản lý tài liệu được yêu thích và sử dụng rộng rãi không kém gì Gmail. Ở phiên bản dành cho doanh nghiệp, Drive được bổ sung nhiều tính năng giúp việc cộng tác giữa trong và ngoài doanh nghiệp bảo mật hơn rất nhiều.

Ngoài ra còn một số ứng dụng nữa bổ sung vào bộ công cụ mà mỗi người dùng sẽ tìm được cách sử dụng hiệu quả và hữu ích nhất cho riêng mình (như Google Keep, Groups,..)

 

2/ Doanh nghiệp có nên trả phí cho G Suite trong khi có thể dùng miễn phí?

 

Có thể dễ dàng nhận thấy rằng: đa phần các ứng dụng của Google vừa được kể trên đây về cơ bản…. đều có trong một tài khoản Gmail thông thường. Chỉ với chưa đầy năm phút để tạo một địa chỉ Gmail, bạn có thể truy cập vào rất nhiều ứng dụng hữu ích trên mà không cần phải mất một khoản phí nào. Vậy doanh nghiệp có nên trả phí để sử dụng các ứng dụng trong G Suite hay không?

Câu trả lời là có.

Tại sao? G Suite được Google phát triển với định hướng dành riêng cho doanh nghiệp. Không giống như phiên bản miễn phí, các tính năng của G Suite phải đáp ứng được các yêu cầu đặc trưng của một doanh nghiệp, tổ chức. Lí do đầy đủ đã được bàn đến chi tiết trong bài Tại sao doanh nghiệp nên chuyển từ Gmail miễn phí sang Gmail trả phí? Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo nhanh phần tóm tắt dưới đây:

• G Suite cho phép doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng của công ty cho Gmail, thay vì sử dụng tên miền chung “@gmail.com”
• G Suite mang đến cho giám đốc, quản lý doanh nghiệp quyền quản lý và kiểm soát người dùng trong công ty
• G Suite bổ sung rất nhiều tính năng bảo mật và giúp người dùng cộng tác, làm việc nhóm hiệu quả, an toàn
•  G Suite Cung cấp một bộ nhớ tối thiểu là 30 GB hoặc không giới hạn dung lượng; bên cạnh đó là những những ứng dụng giúp phục vụ quá trình điều tra pháp lý eDiscovery. 

 

3/ Chi phí của G Suite được tính như thế nào?

 

Có thể nói, G Suite là một bộ công cụ… hiếm hoi có chính sách giá vô cùng rõ ràng và dễ hiểu so với các lựa chọn khác. Điều này không chỉ giúp ích cho việc tìm hiểu và đăng ký sử dụng ban đầu mà còn thuận tiện cho doanh nghiệp về sau (khi cần mua thêm hay giảm bớt lượng người dùng). Dưới đây là một số thắc mắc thường gặp khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng G Suite.

 

• Đơn vị dùng để tính giá của G Suite là gì? 

 

Nói một cách chính xác, G Suite được bán theo “license” – tức là quyền sử dụng sản phẩm. Mỗi người dùng trong doanh nghiệp sẽ cần có một “license”. Một “license” này sẽ cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng có trong G Suite như đã kể bên trên.

 

• Doanh nghiệp chỉ dùng Gmail thì có thể chỉ mua lẻ ứng dụng Gmail được không?

 

Google không bán lẻ một vài ứng dụng như Gmail hay Drive,… mà bán cả bộ.

 

• Một “license” có giá bao nhiêu? 

 

4.2$/license/tháng. Hay nói một cách dễ hiểu, giá của một tài khoản G Suite, cho một người dùng, là 4.2$/tháng chưa bao gồm thuế.

• Một doanh nghiệp cần mua bao nhiêu tài khoản là đủ? Có thể mua theo gói 10 tài khoản, gói 50 tài khoản,… không? 

Không. Google không bán G Suite theo gói mà bán theo từng tài khoản. Doanh nghiệp có bao nhiêu người cần dùng G Suite thì mua bấy nhiêu tài khoản. Bạn hoàn toàn có thể mua 1 hoặc 10 hoặc 1000 tài khoản tùy theo nhu cầu.

 

• Hiện tại G Suite có những phiên bản nào?

 

G Suite có nhiều phiên bản, tuy nhiên Google chỉ cung cấp 3 phiên bản cho các doanh nghiệp: G Suite Basic – G Suite Business – G Suite Enterprise. Các phiên bản cao cấp hơn sẽ có chi phí cao hơn, dung lượng lưu trữ lớn hơn và được bổ sung thêm các ứng dụng phục vụ cho mục đích quản trị nâng cao hơn. Tìm hiểu sự khác nhau giữa ba phiên bản G Suite. 

 Chúng tôi hy vọng những thông tin trên đây có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong khi cân nhắc sử dụng bộ công cụ G Suite của Google. Nếu cần tìm hiểu thêm thông tin, hãy liên hệ tới Đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam để được tư vấn cụ thể hơn.

 

Gimasys.