So sánh G Suite phiên bản Basic và Business

Theo số liệu mới nhất của Google tính đến năm 2019, đã có tới hơn năm triệu doanh nghiệp trên toàn cầu lựa chọn sử dụng G Suite, bao gồm cả những tên tuổi lớn như Salesforce, Airbus, Colgate – Palmolive,… và chỉ tính riêng trong vòng một năm 2018 thì đã có tới một triệu doanh nghiệp chuyển sang dùng G Suite. Nếu cũng là một trong số những doanh nghiệp đặt niềm tin vào công nghệ của Google, bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với mình, bằng cách so sánh hai phiên bản G Suite đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay: G Suite Basic và G Suite Business.

1. G Suite Basic

Phiên bản Basic – cũng là phiên bản thấp nhất trong những lựa chọn mà Google mang đến cho doanh nghiệp. Đúng như tên gọi của mình, G Suite Basic mang lại bộ công cụ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản nhất của mỗi doanh nghiệp:

• Gmail: Tạo các địa chỉ email tùy chỉnh theo tên miền và cách đặt tên riêng của mỗi công ty. Ví dụ hoten@tencongty.com. Bên cạnh địa chỉ email và tên miền chính, bạn hoàn toàn có thể thêm vào tên miền phụ (nếu công ty của bạn có nhiều tên miền khác nhau) hay các địa chỉ email phụ.
• Google Calendar: Chia sẻ lịch làm việc và sự kiện với đồng nghiệp, các thành viên trong cùng một nhóm, từ đó giúp việc lên lịch làm việc chung nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Hangouts Meet – Hangouts Chat: Trao đổi thông tin, tổ chức cuộc họp video để nhanh chóng kết nối các văn phòng và chi nhánh với nhau, sử dụng bất kỳ thiết bị nào.
• Google Docs, Sheets, Slides…: Soạn thảo nội dung và cộng tác trong thời gian thực, không còn hình ảnh phải gửi email tài liệu qua lại nhiều lần. Bạn và đồng nghiệp của mình có thể trực tiếp cùng làm việc trên một file tài liệu, cùng chỉnh sửa trong cùng một thời gian. Dữ liệu sẽ được lưu lại tự động.
• Drive: Dung lượng 30GB cho mỗi tài khoản. Lưu trữ và lưu dự phòng tài liệu một cách bảo mật sử dụng công nghệ điện toán đám mây.
• Đối với Admin: Quản lý người dùng và thiết lập chính sách sử dụng cho riêng doanh nghiệp mình thông qua admin console
• Hiện tại mỗi tài khoản G Suite Basic được bán với giá $4.2/user/tháng – một mức chi phí khá phải chăng cho toàn bộ những ứng dụng chất lượng mà Google mang lại, không chỉ có mỗi Gmail. Đặc biệt là tại thị trường Việt Nam, đây là mức chi phí đã được Google ưu đãi rất nhiều (so với mức $6/user/tháng trên toàn cầu).

2. G Suite Business

Ngoài những ứng dụng cốt lõi giống như trong phiên bản Basic, sự khác biệt lớn nhất của bản G Suite Business chính là ở giá cả, dung lượng và các tính năng kiểm duyệt, báo cáo, bảo mật. Thông tin cụ thể như sau:

2.1. Chi phí

So với mức giá $4.2/user/tháng, chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho phiên bản Business nằm ở mức $10.2/user/tháng. (Vẫn là mức giá được ưu ái cho thị trường Việt Nam, khi trên thế giới các doanh nghiệp phải trả mức phí là $12/tháng). Thông thường với số lượng tài khoản lớn, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam để đàm phán về mức chiết khấu có thể có. Vậy với sự chênh lệch gấp đôi như vậy, người dùng sẽ có được những gì khi nâng cấp lên phiên bản cao hơn?

2.2. Dung lượng lưu trữ

Quy mô của doanh nghiệp cũng như số lượng tài khoản cần dùng sẽ là yếu tố quan trọng quyết định xem phiên bản G Suite nào là phù hợp. Nếu như G Suite basic chỉ dừng lại ở 30GB, thì khi nâng cấp lên phiên bản cao hơn, dung lượng sẽ không bị giới hạn.

Cụ thể: Nếu bạn mua từ 5 tài khoản Business trở lên, mỗi người dùng sẽ có thể lưu trữ thoải mái mà không bao giờ phải lo về việc hết quota. (Nếu mua dưới 5 tài khoản, mỗi người dùng sẽ có 1TB dung lượng).

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải lưu trữ một khối lượng email, hình ảnh, video hay các tệp tin có kích thước lớn (như các bản thiết kế) thì G Suite Business sẽ là một lựa chọn lý tưởng. Có một số doanh nghiệp lựa chọn phiên bản Basic chỉ với 30GB và chấp nhận mua thêm dung lượng nếu sau này phát sinh thêm – đây cũng là một lựa chọn kinh tế, nhưng nếu theo kinh nghiệm làm việc của mình bạn thấy 30GB sẽ nhanh chóng bị lấp đầy trong một, hai năm thì bạn nên chọn bản Business ngay từ đầu.

Lý do là bởi chi phí mua thêm dung lượng Drive không phải là rẻ, chưa kể đến thuế phí. Việc “ăn chắc mặc bền” với 30GB cũng sẽ dễ dẫn đến tình trạng lưu trữ “tiết kiệm” và khiến bạn có xu hướng xóa đi những nội dung tạm thời chưa cần dùng đến để giải phóng bộ nhớ. Dung lượng không giới hạn chỉ với khoảng $10/tháng là một cơ hội tốt mà khó có thể kiếm được ở nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác.

2.3. Cloud Search: Công cụ tìm kiếm thông minh trong G Suite

Một ứng dụng quan trọng mà G Suite Basic không có đó là Cloud Search – khả năng tìm kiếm thông minh, ứng dụng công nghệ Google Search để phục vụ cho việc tìm thông tin trong kho dữ liệu của công ty bạn – dù cho nội dung cần tìm được lưu trữ tại Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides,… Với sức mạnh của Machine Learning, Cloud Search sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được thông tin bạn cần, ngay tại thời điểm mà bạn cần đến chúng.

Tại sao doanh nghiệp lại cần tính năng này? Với những doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, dữ liệu và các khối lượng công việc dần dần được đưa lên cloud, việc tìm kiếm và lọc thông tin ngày càng trở nên phức tạp. Nhân viên thường sẽ phải tốn rất nhiều thời gian “bơi” trong kho dữ liệu này, chưa kể cấu trúc và định dạng mỗi tệp tin cũng khác nhau (unstructured data). Vì vậy Cloud Search sẽ là công cụ đóng vai trò đặc biệt hữu ích cho việc quản lý và tiếp cận thông tin trong doanh nghiệp.

2.4. Bảo mật và kiểm soát với Google Vault

Có thể nói Vault là một trong những lý do quyết định khiến nhiều doanh nghiệp quyết tâm nâng cấp lên G Suite Business (người dùng bản Basic chỉ có thể mua thêm ứng dụng này dưới dạng add-on). Google Vault cho phép người quản lý doanh nghiệp thiết lập các chính sách lưu trữ (Archive & retention) đối với dữ liệu trong email và lịch sử chat, kể cả khi người dùng cố tình xóa chúng đi. Lợi ích của việc áp dụng Vault với người dùng trong doanh nghiệp là giảm thiểu các rủi ro pháp lý và bảo vệ được dữ liệu của công ty. 

Kết luận

Với những thông tin so sánh cơ bản trên đây, có thể thấy bên cạnh những tính năng cơ bản đã sẵn có từ phiên bản Basic, phiên bản G Suite Business là một giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp xóa đi nỗi lo về dung lượng, hoạt động với hiệu suất tốt hơn và khả năng bảo mật lớn hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn mới đang trong giai đoạn phát triển ban đầu, G Suite Basic là một lựa chọn phù hợp với nhu cầu và ngân sách hơn. Tuy nhiên nếu đang trong giai đoạn tăng tốc phát triển với yêu cầu quản lý, vận hành chặt chẽ hơn, phiên bản Business mới là một lựa chọn hoàn hảo.

Gimasys