Thêm cách để bình luận tài liệu Microsoft trong Google Drive

Có gì mới? Google Drive khiến việc lưu và chia sẻ tài liệu trên cloud dễ dàng hơn, do đó bạn có thể cộng tác với đồng nghiệp và khách hàng ở mọi nơi, một cách bảo mật. Vì Google hiểu rằng mọi người phải dùng đủ các loại tài liệu, công cụ để hoàn thành công việc nên giờ đây bạn đã có thể binh luận trực tiếp vào nhiều loại file, bao gồm các file Microsoft Office, PDFs hay hình ảnh – mà không cần phải chuyển chúng sang Docs, Sheets, Slides.

Khi bạn cộng tác với các agency bên ngoài, đàm phán hợp đồng với khách hàng hay soạn thảo thỏa thuận hợp tác với các nhà cung cấp,… khả năng cao là bạn sẽ phải làm việc với nhiều định dạng tài liệu khác nhau. Vì thế giờ đây bạn đã có thể binh luận vào các tài liệu được lưu trữ trên Drive, giống như cách bạn làm với Google Docs. Trong bảng prview của Drive, bạn có thể bình luận, giao việc hay đề cập đến tên đồng nghiệp và họ sẽ có thể phản hồi hành động mà bạn vừa làm, kể cả khi họ không sử dụng G Suite.

Hãy hình dung đồng nghiệp của bạn sử dụng MS Word để mở tài liệu trên máy tính (máy tính sử dụng hệ điều hành Window), cô ấy sẽ nhìn thấy bình luận của bạn và có thể phản hồi bình luận đó trực tiếp trên file.

Với tính năng bình luận vào tài liệu ngay từ phần preview (xem trước), bạn sẽ không cần phải sử dụng các công cụ khác để hoàn thành nhiệm vụ. Thay vào đó, bạn hãy mở file Microsoft Office như Word, Excel hay PowerPoint trong Drive dưới chế độ preview và phản hồi trong bình luận và sau đó quay lại tiếp tục làm việc.

AODocs, một công ty chuyên giúp các doanh nghiệp thay thế các ứng dụng quản lý tài liệu lỗi thời và tự động hóa các quy trình được tích hợp với Drive, đã thử nghiệm và phát triển tính năng bình luận mới trên Drive trong vài tháng qua. Khi AODocs giúp các doanh nghiệp chuyển đổi hệ thống lỗi thời, họ thường cộng tác với nhau bằng rất nhiều phần mềm phải trả phí khác nhau.

Giám đốc điều hành và nhà sáng lập AODocs cho biết “Chúng tôi thường xuyên phải sử dụng tính năng bình luận trong Google Docs và Slides khi chuẩn bị các tài liệu, duyệt các hồ sơ dự án và tạo ra các tài liệu marketing khác nhau. Với tính năng bình luận trong phần preview của Google Drive, giờ đây chúng tôi có thể mở rộng và hỗ trợ việc cộng tác giữa các team khi mang đến khả năng cộng tác tương tự cho các ứng dụng của Microsoft Office, hình ảnh và file PDF”.

Khả năng bình luận trong phần preview trên Drive chỉ là một ví dụ minh họa cho khả năng hoạt động tương thích giữa G Suite và sản phẩm của Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng Drive plug-in cho Outlook để khiến việc chèn file từ Drive vào email Outlook đơn giản hơn, cũng như lưu các file đinh kèm mà bạn sẽ nhận được từ Outlook vào Drive. Help Center của Google có những chỉ dẫn cụ thể hơn để bật chế độ plug-in cho admin.

Tất nhiên, bạn cũng có thể chuyển từ file Microsoft Office sang file Docs, Sheets, Slides. Trong Google Drive, ấn chuột phải vào file Office và ấn Open, sau đó chọn Docs (hoặc Sheets hoặc Slides). Cuối cùng, bạn có thể sửa file Microsoft mà không phải chuyển định dạng tài liệu bằng cách sử dụng chế độ Office Compatility Mode (OCM).

Cập nhật: Gimasys