Trích xuất toàn bộ dữ liệu G Suite chỉ với một thao tác

Có gì mới: Google giới thiệu tính năng xuất dữ liệu, đây là một tính năng mới giúp bạn dễ dàng xuất và tải bản sao lưu dữ liệu của bạn về máy tính một cách an toàn từ những dịch vụ của G Suite (Workspace Google).

Để bắt đầu quá trình, vào Admin console, di chuyển tới mục Tools và bạn sẽ thấy một menu xuất hiện từ bên phải, chọn “Data Export”.

Dữ liệu của toàn bộ người dùng liên quan đến những dịch vụ cốt lõi của G Suite (ví dụ: Gmail, Google Contacts, và Google Docs) sẽ được trích xuất.  Một khi quá trình xuất dữ liệu hoàn thành, bạn sẽ nhận được một email xác nhận, kèm theo một đường link dẫn tới dữ liệu đã lưu trữ trên Google Cloud Storage. Vì mục đích bảo mật, chỉ có super admin mới có thể xem dữ liệu này. Tại đây, doanh nghiệp có thể tải dữ liệu về dưới một vài định dạng khác nhau.

Vì Google luôn đặt vấn đề bảo mật của bạn lên hàng đầu, tính năng xuất dữ liệu được tăng cường bảo vệ bởi các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt sau:

• Chỉ có thể được thực hiện bởi các super admin được bổ nhiệm ít nhất 30 ngày trước khi có yêu cầu.
• Các admin phải thực hiện hai bước xác minh (2 Step Verification – 2SV).
• Khi bắt đầu trích xuất dữ liệu, các admin khác trong domain sẽ lập tức nhận được thông báo. Quá trình xuất dữ liệu cũng sẽ được ghi lại trong nhật ký kiểm tra admin.

Ngoài ra, để giảm thiểu hơn nữa rủi ro, tính năng trích xuất dữ liệu mặc định sẽ bị tắt đối với doanh nghiệp có hơn 1000 người dùng. Admin trong những doanh nghiệp này cần liên hệ với Google Cloud support để bật tính năng này tạm thời.

Bạn có thể tìm thấy đường link dẫn đến kho lưu trữ dữ liệu vào bất kỳ lúc nào trong Công cụ Data Export: Nhấp chuột vào “Access archive”. Dữ liệu sẽ hiển thị trên Google Cloud Storage trong 30 ngày trước khi nó bị xóa vĩnh viễn.

Các admin cũng có thể cho phép nguời dùng cuối tạm thời tải xuống dữ liệu cá nhân của chính họ qua công cụ “Download your data”.  

Cập nhật: Gimasys