Cloud Search trong Google Workspace

Theo nghiên cứu của IDC cho thấy người lao động dành một phần ba thời gian của họ để tạo lại nội dung đã tồn tại nhưng họ không thể tìm thấy. Chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian trong công việc để tìm kiếm thông tin chúng ta cần để thực hiện công việc của mình. Và vượt qua cả những ngôn ngữ Marketing, Cloud Search trong Google Workspace thật sự mang lại những lợi ích giúp cho việc tìm kiếm tất cả thông tin của doanh nghiệp bạn thuận tiện, trực quan và nhanh chóng như khi sử dụng Google Web Search.

Giới thiệu về Cloud Search

Cloud Search là công cụ tìm kiếm mới nhất dành cho khách hàng doanh nghiệp sử dụng Workspace do Google cung cấp. Nó có nhiều lợi ích giúp tăng năng suất tại các doanh nghiệp lớn với nhiều người dùng có các cấp độ truy cập khác nhau cho nhân viên.

Google Cloud Search kết hợp khả năng tìm kiếm chuyên nghiệp của Google với các tính năng được tùy chỉnh cho doanh nghiệp. Cloud Search có thể index cả nội dung Google Workspace như Gmail và Drive cũng như dữ liệu của bên thứ ba cả on-premise và trên cloud. Điều này cung cấp trải nghiệm tìm kiếm thống nhất và thực thi các quyền cấp tài liệu đã có trong kho lưu trữ của bạn. Cloud Search sở hữu mức độ liên quan và cá nhân hóa của công nghệ machine learning hàng đầu trong ngành của Google để mang lại tốc độ, hiệu suất và độ tin cậy của Google.com cho khách hàng doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật của Cloud Search trong Google Workspace

Với Cloud Search, người dùng giờ đây có thể tối ưu hóa công việc của mình với những tính năng nổi bật giúp việc tìm kiếm trong bộ công cụ Workspace trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Google Cloud Services chú ý các quy tắc chia sẻ tệp

Việc tìm kiếm các tệp mà người dùng không có quyền truy cập là một việc lãng phí thời gian. Google Cloud Services nhận ra các quy tắc chia sẻ tệp nên các tìm kiếm trong doanh nghiệp chỉ trả lại các mục mà nhân viên của bạn có thể truy cập. Điều này có nghĩa là các tài liệu toàn công ty như sổ tay chính sách nhân viên, dự án nhóm và tài liệu chỉ hiển thị với nhân viên được đưa vào kết quả tìm kiếm.

Tìm kiếm theo dự đoán

Bằng cách phân tích trải nghiệm trực tuyến của nhân viên trong tài khoản Google Drive của họ, tính năng Quick Access cho Google Cloud Search giúp tăng tốc quá trình tìm kiếm bằng cách giả định nhân viên cần tài liệu gì và khi nào họ cần.

Assist Cards

Khi nhân viên mở ứng dụng Google Cloud Search trên điện thoại hoặc laptop, thẻ hỗ trợ sẽ xuất hiện. Thẻ hỗ trợ là một sản phẩm của tính năng Quick Access trong Drive của Google. Google tuyên bố rằng Quick Access giúp giảm 50% thời gian tìm kiếm trên Google Drive.

Những thẻ này thông báo cho nhân viên những thông tin liên quan giúp họ luôn cập nhật công việc của mình. Cloud Search tạo thẻ hỗ trợ bằng công nghệ machine intelligence. Chức năng thông minh này giúp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau từ kéo tệp cho cuộc họp sắp tới đến đề xuất tệp nào cần nhân viên của bạn chú ý.

Khả năng của Cloud Search trong Google Workspace

Xét về mặt tìm kiếm, Cloud Search trong Google Workspace thể hiện sự vượt trội khi sở hữu những khả năng được xây dựng và phát triển cho việc tìm kiếm đa năng. Người dùng giờ đâu có thể:

• Tìm kiếm nội dung từ bất kỳ nguồn dữ liệu hoặc ứng dụng nào ở bất kỳ vị trí nào. Có thể hoạt động trong môi trường on-premise hoặc trên đám mây và bao gồm các ứng dụng SaaS doanh nghiệp và hệ thống nội bộ cũng như Google Workspace.
• Tìm kiếm từ bên trong các ứng dụng bạn đang sử dụng, vì vậy bạn không phải chuyển đổi ứng dụng để tìm kiếm nội dung.

• Tìm tất cả nội dung có liên quan mà công ty nắm giữ – nhưng chỉ khi bạn đã được phép truy cập. Kết quả của Cloud Search tuân thủ tính bảo mật và quyền của từng hệ thống nguồn. Nếu quyền được thay đổi trong hệ thống nguồn, nó sẽ nhanh chóng được phản ánh trong kết quả Cloud Search.
• Tìm kiếm bằng cách đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, giống như cách họ làm với Google Web Search.
• Xem các kết quả phù hợp nhất trước tiên, với thứ hạng được thúc đẩy cả khi người dùng là ai và ứng dụng họ đang làm việc khi họ thực hiện tìm kiếm.

Cách Cloud Search vận hành

Cloud Search được thiết kế để giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng thêm các khả năng tìm kiếm mạnh mẽ vào doanh nghiệp của mình.

• Đối với mỗi nguồn nội dung, bạn triển khai một kết nối liên kết đến Cloud Search Indexing API. Google đã cung cấp các API và connectors sẵn sàng sử dụng cho hơn 60 nguồn doanh nghiệp phổ biến, bao gồm Salesforce, SAP, ServiceNow và Microsoft Sharepoint. Bộ công cụ dành cho nhà phát triển phần mềm (SDK) giúp bạn (hoặc các Đối tác Google Cloud Premier như Ancoris) dễ dàng phát triển nhanh chóng các connectors tùy chỉnh mạnh mẽ cho bất kỳ nguồn nào khác, bao gồm cả các hệ thống nội bộ độc quyền.
• Sử dụng dữ liệu được cung cấp thông qua Indexing API, Cloud Search nhanh chóng tạo index cho tất cả nội dung của bạn. Ví dụ, tập đoàn Whirlpool đã có thể xây dựng một index gồm 12 triệu tài liệu – sử dụng 21 connectors khác nhau – chỉ trong một tuần. Index được cập nhật liên tục theo thời gian thực để phản ánh những thay đổi mới nhất đối với nội dung của bạn hoặc đối với quyền bảo mật trong hệ thống nguồn.
• Người dùng truy cập index và tìm kiếm nội dung bằng các tiện ích tìm kiếm có thể nhúng được tích hợp vào hệ thống kinh doanh hiện tại của bạn. Điều đó cung cấp trải nghiệm tìm kiếm giống như Google từ bên trong các ứng dụng mà nhân viên đang sử dụng.

Từ sự tiện lợi và hữu ích của Google Cloud Search trong môi trường doanh nghiệp, và đặc biệt là khiến bộ công cụ năng suất Google Workspace trở nên tối ưu, hoạt động hiệu quả hơn. Hãy tận dụng thời gian lãng phí của việc tìm kiếm trở thành những cơ hội kinh doanh, phát triển cho doanh nghiệp bạn.

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng Google Workspace với tính năng từ Cloud Search: 

Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 417 099

Email: gsuite@gimasys.com

Đăng ký Form: Tại đây