Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

Hướng dẫn tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp – G Suite

30/11/2018

Email theo tên miền doanh nghiệp (Business email) là email sử dụng tên miền riêng của công ty (ví dụ: tencongty.com) thay vì sử dụng tên miền chung của nhà cung cấp như gmail.com hay outlook.com. Khi sử dụng email doanh nghiệp, địa chỉ email của người dùng sẽ có dạng nhanvien@tencongty.com. Hiện tại dịch vụ này được cung cấp bởi cả các đơn vị trong nước và quốc tế, tuy nhiên nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống ổn định, bảo mật và được cam kết hỗ trợ tốt thì G Suite chính là lựa chọn hàng đầu mà bạn nên cân nhắc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp mà bạn sở hữu.

Bạn cần gì để tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp?

Rất đơn giản, tất cả mọi thứ bạn cần để có thể đăng kí dịch vụ của email của Google là:

  • 1 tên miền do bạn sở hữu: Một số bạn mới tìm hiểu về dịch vụ này thường nhầm lẫn email tên miền là một dịch vụ. Trên thực tế, tên miền (abc.com)email theo tên miền (nguyenvan@abc.com) là hai dịch vụ tách biệt. Bạn phải mua và sở hữu một tên miền trước rồi sau đó mới có thể đăng kí và tạo các tài khoản email sử dụng tên miền đó.

Để mua tên miền cho công ty, bạn có thể liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ tên miền như Mắt Bão, Go Daddy, PA Việt Nam, Ten Ten,… Các đơn vị này khi bán tên miền thường sẽ cung cấp một số tài khoản email hosting miễn phí luôn cho doanh nghiệp, tuy nhiên nếu xét về dung lượng, độ ổn định và bảo mật thì chắc chắn chưa thể bằng sản phẩm của Google.

Lưu ý rằng tên miền này phải do bạn sở hữu – tức là khi mua tên miền xong, bạn sẽ có một tài khoản gồm user name và password để đăng nhập vào trang quản trị. Bạn sẽ cần những thông tin này để thực hiện bước xác nhận tên miền (verify domain), điều này cũng giúp những bên khác không thể sử dụng tên miền của bạn để mạo danh.

 

  • 1 địa chỉ email phụ: Địa chỉ email này dùng để đăng kí và bắt buộc phải  lựa chọn một tài khoản có địa chỉ khác với tên miền mà bạn định đăng kí cho email. Ví dụ nếu bạn định đăng kí Gmail sử dụng tên miền abc.com thì địa chỉ email phụ mà bạn lựa chọn phải có một tên miền khác (duphong@gmail.com).

 

Cách tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp

 

Trước hết, bạn truy cập vào trang web chính thức của Google về dịch vụ G Suite tại đây: https://gsuite.google.com/intl/vi/ và lựa chọn phần Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc Get started.

Lưu ý: Bạn có thể chỉnh ngôn ngữ của website bằng cách kéo chuột xuống cuối trang, ở góc bên phải và lựa chọn ngôn ngữ mà bạn muốn hiển thị.

 

1.Điền những thông tin cơ bản về doanh nghiệp.

Tại trang đăng kí, bạn sẽ cần nhập những thông tin dưới đây

 

Hướng dẫn tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp - G Suite

 

2. Lựa chọn và đăng kí tên miền

Sau khi cung cấp những thông tin cơ bản về doanh nghiệp cũng như thông tin liên hệ, Google sẽ hỏi về tên miền mà bạn dự định sử dụng để đăng kí G Suite.  Tại đây bạn có thể click vào một trong ba lựa chọn:

 

Hướng dẫn tạo Gmail theo tên miền doanh nghiệp - G Suite

 

  • I have a domain: Bạn đã có tên miền và muốn sử dụng tên miền bạn đang có để thiết lập tài khoản G Suite. Trong quá trình cài đặt, tên miền và website của bạn (nếu có) đều không bị ảnh hưởng gì
  • I’d like to buy a domain: Bạn chưa có tên miền (hoặc có rồi nhưng muốn mua một tên miền khác để sử dụng).
  • I’d like a free .site domain: Bạn có thể bắt đầu nhanh chóng với tên miền có dạng  tenmien.site, ví dụ như tencongty.site – và bạn có thể sử dụng tên miền này miễn phí trong một năm

Trong phạm vi bài viết này, Gimasys sẽ chỉ hướng dẫn bạn đăng kí với trường hợp đã có sẵn tên miền (Nếu bạn chưa có thì nên mua một tên miền trước, rồi bắt đầu những bước dưới đây).

Khi click vào lựa chọn I have a domain, bạn sẽ được yêu cầu nhập tên miền như bên dưới:

 

Hướng dẫn tạo Gmail doanh nghiệp - G Suite

Hãy nhập tên miền của công ty bạn vào đây

 

3. Tạo tài khoản Admin

Cách tạo tài khoản Gmail theo tên miền doanh nghiệp dành cho admin

Tạo tài khoản admin

 

Với tên miền đã có, ngay bước đầu tiên bạn sẽ tạo được một tài khoản admin và mật khẩu cho tài khoản đó. Sau đó bạn có thể dúng nó để đăng nhập vào G Suite và tạo ra các tài khoản theo tên miền cho những người dùng khác. Chọn Agree and create account.

Lưu ý: Trong G Suite, tài khoản admin không tách biệt với tài khoản user. Tức là bạn không cần một tài khoản riêng (ví dụ: admin@hangquat.site) để đăng nhập và thực hiện các công việc admin, mà có thể dùng luôn tài khoản của mình (ví dụ: tuananh@hangquat.site) vừa đăng nhập vào admin, vừa dùng để thực hiện các công việc hàng ngày (gửi email cho đối tác, khách hàng,…).

Nếu tạo tài khoản thành công, bạn sẽ nhận được thông báo như sau: “Your G Suite account has been created” > Lựa chọn Go to set up để bắt đầu các bước tiếp theo.

 

4. Bắt đầu cài đặt

Sau khi được điều hướng sang trang set up của G Suite, bạn sẽ thấy có 3 việc cần làm như bên dưới, trong đó bạn đã hoàn thành việc đầu tiên là Set up a business account (Tạo tài khoản admin). Còn hai công việc nữa bạn cần phải hoàn thành, đó là:

  • Add people to your G Suite account: Tạo tài khoản người dùng cho các nhân viên trong công ty của bạn.

 

  • Verify your domain and set up email: Xác thực rằng tên miền mà bạn vừa đăng ký với Google là do bạn sở hữu và bắt đầu cài đặt cho các email của doanh nghiệp

 

Hướng dẫn cài đặt G Suite theo tên miền doanh nghiệp - G Suite

Giao diện Set up G Suite giúp bạn cài đặt những thông tin cơ bản (Lưu ý: Đây không phải giao diện trang quản trị)

 

Tại giao diện này, bạn có thể làm các thao tác cơ bản bên trên. Tuy nhiên, để khám phá thêm các tính năng khác từ trang quản trị dành riêng cho admin, bạn có thể click vào Mannual setting (dòng chữ nhỏ bên dưới 3 mục công việc) và “mày mò” thêm những việc mà admin có thể thực hiện tại admin console. Phần thông tin bên dưới sẽ hướng dẫn bạn làm các thao tác đơn giản.

 

4.1. Tạo tài khoản cho người dùng trong doanh nghiệp

Khi tạo tài khoản cho người dùng ngay trên giao diện Set up G Suite, bạn có thể tạo 10 account.

 

Hướng dẫn tạo tài khoản Gmail theo tên miền cho người dùng trong công ty

Tại đây, bạn có thể tạo tài khoản cho người dùng trong công ty

 

Để tạo mỗi tài khoản, bạn sẽ cần điền Họ, tên và địa chỉ email mà bạn cung cấp cho họ. Sau đó chọn Add. Làm tương tự với số lượng tài khoản mà bạn muốn tạo. Lưu ý lựa chọn “I added all user email addresses currently using @tencongty.com” để các tài khoản này đều có chung một tên miền mà bạn đẵ đăng kí.

Sau đó chọn Next, bạn sẽ có thể gửi tin nhắn thông báo về việc tạo tài khoản tới những cá nhân này thông qua email của họ.

 

4.2. Xác thực tên miền

Đây là một bước quan trọng mà nhiều người đăng kí dùng thử G Suite thường gặp rắc rối. Tuy nhiên, bước này có thể thực hiện rất đơn giản nếu bạn nhớ tài khoản đăng nhập vào trang quản trị tên miền của mình (Đơn vị bán tên miền cho bạn sẽ chịu trách nhiệm gửi thông tin tài khoản đăng nhập này cho bạn khi bạn mua tên miền. Nếu không nhớ, bạn có thể tìm lại trong email hoặc liên hệ đơn vị cung cấp để được hỗ trợ).

 

Hướng dẫn xác thực tên miền G Suite

Đây là các bước bạn sẽ phải thực hiện để hoàn tất việc xác thực tên miền

 

Để xác thực được tên miền, bạn có thể sử dụng nhiều cách. Bài này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện cách xác thực thường được sử dụng nhất là tạo bản ghi TXT. (Đừng hoảng nếu bạn thấy vấn đề bắt đầu phức tạp, chỉ cần 5 phút làm theo hướng dẫn là mọi chuyện sẽ được giải quyết 😉

 

  • Mở một tab mới và truy cập vào trang web mà bạn đã mua tên miền. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ truy cập vào website tenten.vn và đăng nhập vào đó.
  • Sau khi đăng nhập thành công, quay lại trang set up G Suite và tick vào ô I have successfully logged in > I have opened the control panel for my domain.
  • Add a new TXT record to your domain:  Sau khi tích vào 2 ô đầu tiên, bạn sẽ nhận được một chuỗi giá trị (Value / Answer / Destination). Hãy copy chuỗi giá trị này và quay lại trang quản trị tên miền.

 

Hướng dẫn xác thực tên miền khi tạo Gmail doanh nghiệp

 

  • Tại trang quản trị tên miền: Lựa chọn Thêm để thêm bản ghi.

 

Hướng dẫn xác thực tên miền khi đăng kí G Suite

 

Lưu ý: Các trang bán tên miền đều sẽ có sẵn những cấu hình thông dụng để bạn lựa chọn. Ví dụ như trong hình, tại phần Thiết lập nhanh DNS thông dụng, bạn sẽ có thể click luôn phần Default Google Mail > Hệ thống sẽ tự thiết lập nhanh những cấu hình chuẩn theo email của Google.

Sau đó, tại phần Record đang sử dụng, bạn chọn Thêm và điền thông tin vào các cột như phần khoanh đỏ trên hình. Tại cột Value, bạn paste đoạn Value vừa cop vào và cuối cùng chọn Lưu. (Và thế là bạn đã hoàn thành xong phần khó nhất!)

 

  • Quay lại trang Set up G Suite: Bạn chỉ cần click tất cả các ô trống còn lại: I added the TXT verification record > I saved the TXT verification record > I have opened the control panel for my domain > I created the new MX record > I saved the MX record. Cuối cùng, chọn Verify domain and set up email.

 

Hướng dẫn xác thực tên miền khi đăng kí G Suite

 

Vậy là bạn đã hoàn tất quá trình đăng kí dùng thử và thực hiện các bước cơ bản như tạo tài khoản cho người dùng và xác thực tên miền. Giờ đây bạn và các nhân viên trong công ty có thể đăng nhập vào Gmail, dùng thử các ứng dụng trong G Suite như Google Drive, Hangouts, Docs, Sheets,…. Và đừng quên rằng, giải pháp của ông lớn Google không chỉ giới hạn trong việc gửi và nhận thư đơn thuần, bạn hãy tìm hiểu xem G Suite có gì ngoài Gmail theo theo tên miền nhé.

 

Nếu đã đăng kí thành công nhưng cần tư vấn thêm về thiết lập các chính sách bảo mật, cài đặt đầy đủ các bản ghi bảo mật trong G Suite, bạn có thể liên hệ Gimasys – Đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ bạn (qua email, online meeting, điện thoại hoặc tới trực tiếp văn phòng của bạn).

Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 | TP. Hồ Chí Minh: +84 28  7305 0186

Email: gsutie@gimasys.com

 

Cập nhật: Gimasys