Google Workspace là gì? Hướng dẫn Đăng ký sử dụng mới nhất cho Doanh nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu suất làm việc nhóm, giao tiếp liền mạch và quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp của mình? Google Workspace sẽ là sự lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp của bạn. Vậy chính xác thì Google Workspace là gì? Và làm thế nào để đăng ký sử dụng bộ công cụ mạnh mẽ này một cách dễ dàng nhất theo các bước mới nhất, đặc biệt với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ đối tác như Gimasys?

Google Workspace là gì? Tổng quan về bộ ứng dụng toàn diện

Google Workspace (tên gọi cũ G Suite) là một bộ ứng dụng năng suất và cộng tác dựa trên nền tảng đám mây của Google, được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức thuộc mọi quy mô làm việc thông minh hơn, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị. Google Workspace cung cấp tất cả các ứng dụng cần thiết để đáp ứng tất cả nhu cầu làm việc của bạn như Gmail tên miền, Docs, Sheet, Slides, Chat, Meet, Drives, Appsheet và mới nhất là trợ lý ảo Gemini AI và NotebookLM… tất cả đều được truy cập trên cùng một giao diện duy nhất.

Các ứng dụng chính bạn sẽ có trong Google Workspace bao gồm:

Khi đăng ký Google Workspace, doanh nghiệp của bạn sẽ được trang bị một bộ ứng dụng cốt lõi, mỗi ứng dụng được thiết kế để phục vụ một nhu cầu cụ thể nhưng vẫn giữ được khả năng tích hợp chặt chẽ với nhau:

• Gmail: Gmail theo tên miền riêng của doanh nghiệp (ví dụ: tenban@tencongty.com). Chuyên nghiệp hơn khi làm việc với đối tác, khách hàng đồng thời đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu với bộ lọc spam mạnh mẽ và tránh rò rỉ thông tin doanh nghiệp ra ngoài
• Google Drive: Không gian lưu trữ đám mây an toàn cho mọi loại tệp của bạn – từ tài liệu, hình ảnh, video đến các tệp chuyên biệt. Với Drive, bạn có thể truy cập dữ liệu từ mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) và dễ dàng chia sẻ, quản lý tài liệu với Shared drives (trước đây là Team Drives), đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào các tệp cần thiết.
• Appsheet: AppSheet mang đến khả năng biến những dữ liệu quan trọng của công ty thành ứng dụng “di động”, mà không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào. Nó tận dụng triết lý “dữ liệu là trung tâm” của Google Workspace để giúp bạn tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh cho quy trình nghiệp vụ (như quản lý kho, nhân sự) chỉ bằng cách kéo thả. Mọi thao tác trên ứng dụng AppSheet đều đồng bộ trực tiếp với nguồn dữ liệu gốc, đảm bảo tính nhất quán và khả năng cộng tác linh hoạt trên mọi thiết bị.
• Google Docs, Sheets, Slides: Đây là bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến mạnh mẽ, thay thế các phần mềm truyền thống. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và cộng tác theo thời gian thực trên tài liệu văn bản (Docs), bảng tính (Sheets) và trình bày (Slides). Tính năng này cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tệp đồng thời, xem các chỉnh sửa của nhau và giao tiếp trực tiếp trong ứng dụng, thúc đẩy năng suất cộng tác chưa từng có.
• Google Meet: Giải pháp họp video chất lượng cao, giúp bạn kết nối với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng dù họ ở bất cứ đâu. Google Meet cung cấp khả năng ghi lại cuộc họp (tùy thuộc vào gói đăng ký), chia sẻ màn hình linh hoạt và tích hợp dễ dàng với Google Calendar, giúp việc lên lịch và tham gia các cuộc họp trở nên đơn giản.
• Google Calendar: Lịch điện tử thông minh, cho phép bạn lên lịch sự kiện, cuộc họp một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn có thể chia sẻ lịch với đồng nghiệp để xem tình trạng bận rộn của họ, tìm thời gian phù hợp nhất cho cuộc họp và gửi lời mời chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Google Chat: Nền tảng nhắn tin và cộng tác nhóm tức thì, là nơi để các đội ngũ trao đổi nhanh chóng, tạo phòng chat theo dự án/phòng ban, và chia sẻ tệp một cách trực tiếp. Google Chat giúp giảm thiểu email nội bộ và tạo ra một kênh giao tiếp nhanh, hiệu quả.
• Gemini AI:Gemini là công cụ giúp bạn tạo ra nội dung, tóm tắt thông tin và tự động hóa các tác vụ trực tiếp trong chính những ứng dụng đó. Gemini tận dụng mô hình AI đa phương thức của Google để hỗ trợ bạn trong mọi khía cạnh công việc, từ việc soạn thảo email chuyên nghiệp trong Gmail, đến phân tích dữ liệu trong Sheets, hay tạo bản nháp bài thuyết trình trong Slides. Nó không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn tối ưu hóa quy trình, khai phóng sáng tạo và nâng cao hiệu quả giao tiếp.
• NotebookLM: NotebookLM là một bước tiến chuyên sâu, không chỉ là nơi để ghi chú; nó là một công cụ thông minh giúp bạn tổng hợp, phân tích và khai thác thông tin từ các nguồn tài liệu đa dạng mà bạn cung cấp (như tài liệu, bản ghi âm, video, trang web). Nó có thể tóm tắt các văn bản phức tạp, tạo ra ý tưởng mới dựa trên nội dung đã nhập, trả lời các câu hỏi chuyên sâu và thậm chí đóng vai trò như một đối tác tư duy khi bạn đang khám phá một chủ đề.
• Admin Console: Đây là bảng điều khiển quản trị tập trung, mang lại cho quản trị viên quyền kiểm soát toàn diện. Từ đây, bạn có thể quản lý người dùng, thiết lập các chính sách bảo mật cho toàn doanh nghiệp, quản lý thiết bị, và cấu hình các dịch vụ Google Workspace theo nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Ngoài ra, Google Workspace còn bao gồm nhiều ứng dụng hỗ trợ khác như Google Forms (tạo khảo sát và biểu mẫu), Google Sites (xây dựng website nội bộ đơn giản), Jamboard (bảng trắng tương tác). Tất cả cùng nhau tạo nên một bộ giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả hơn bao giờ hết trong thời đại số.

Lợi ích khi sử dụng Google Workspace

Google Workspace là bộ ứng dụng giúp chuyển đổi cách doanh nghiệp vận hành, mang lại hàng loạt lợi ích giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất, giảm chi phí và thúc đẩy sự đổi mới

• Tăng cường năng suất và hiệu quả: Google Workspace cung cấp đầy đủ công cụ để hỗ trợ các nhu cầu làm việc trong doanh nghiệp, loại bỏ các tác vụ thủ công và cho phép cộng tác liền mạch qua đó tăng cường hiệu suất hoạt động nhân viên. 
• Làm việc linh hoạt: Mọi người có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối internet.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí đầu tư vào hạ tầng máy chủ, phần mềm bản quyền và bảo trì hệ thống IT.
• An toàn bảo mật: Google Workspace cung cấp không gian an toàn để lưu trữ mọi loại tệp trên Cloud. Dữ liệu doanh nghiệp được bảo vệ bởi hàng loạt các cơ chế bảo mật hàng đầu của Google. 
• Dễ sử dụng và quản lý: Giao diện quen thuộc, dễ sử dụng và bảng điều khiển quản trị đơn giản. Gimasys hỗ trợ dịch vụ đào tạo sử dụng cho người dùng cuối và chuyển giao công nghệ cho Admin. 
• Khả năng mở rộng linh hoạt: Dễ dàng thêm hoặc bớt người dùng, nâng cấp gói dịch vụ khi doanh nghiệp phát triển.
• Tích hợp AI: Các tính năng AI như Gemini, NotebookLM đang được tích hợp sâu, giúp tối ưu và tự động hóa công việc hơn nữa.
• Tối ưu tự động hóa quy trình làm việc: Hợp lý hóa các tác vụ hàng ngày, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Các quy trình thủ công được tự động hóa qua các ứng dụng được xây dựng nhanh chóng bởi nền tảng Appsheet trong Google Workspace. 

 Cách thức đăng ký sử dụng Google Workspace mới nhất

Việc đăng ký Google Workspace đã trở nên đơn giản và trực quan hơn bao giờ hết. Bạn có thể tự đăng ký trực tiếp hoặc nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ đối tác Google Cloud Premier như Gimasys để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và tối ưu nhất.

Phương án 1: Tự đăng ký trực tiếp qua Google

Doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn phiên bản Google Workspace phù hợp trên Website của Google, sau đó tự add thêm thẻ Visa và thực hiện việc cấu hình tài khoản để sử dụng. 

Phương án 2: Đăng ký qua Gimasys 

Việc tự mình thực hiện các bước xác minh tên miền, cấu hình bản ghi DNS hay di chuyển dữ liệu có thể khá phức tạp đối với những doanh nghiệp không có đội ngũ IT chuyên trách. Đây chính là lúc sự hỗ trợ từ Gimasys trở nên vô cùng giá trị.

Tại sao nên đăng ký Google Workspace qua Gimasys?

Với vai trò là Đối tác Google Cloud Premier hàng đầu tại Việt Nam và hơn 20 năm kinh nghiệm, Gimasys cung cấp dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp bạn triển khai Google Workspace một cách nhanh chóng, hiệu quả và không gặp rào cản kỹ thuật.

• Tư vấn chuyên sâu: Gimasys sẽ giúp bạn phân tích kỹ lưỡng nhu cầu, quy mô doanh nghiệp để lựa chọn gói Google Workspace (Business Starter, Standard, Plus, Enterprise) phù hợp nhất, tránh lãng phí.
• Giá cả cạnh tranh và ưu đãi: Chúng tôi thường xuyên có các chương trình khuyến mãi và mức giá ưu đãi hơn so với việc đăng ký trực tiếp.
• Hỗ trợ kỹ thuật toàn diện: Từ A-Z:
  • Hỗ trợ xác minh tên miền và cấu hình DNS: Gimasys sẽ hướng dẫn hoặc thực hiện giúp bạn các thao tác kỹ thuật phức tạp này.
  • Di chuyển dữ liệu (Migration): Giúp chuyển đổi email, danh bạ, lịch và tài liệu từ hệ thống cũ sang Google Workspace một cách an toàn và liền mạch.
  • Đào tạo người dùng: Cung cấp các buổi hướng dẫn sử dụng cho nhân viên để nhanh chóng làm quen và khai thác hiệu quả các công cụ.
  • Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố trong suốt quá trình sử dụng.
• Quản lý và tối ưu hóa hệ thống: Gimasys có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý tài khoản người dùng, thiết lập chính sách bảo mật, và tối ưu hóa hệ thống để đạt hiệu quả cao nhất.

Các bước đăng ký qua Gimasys:

1. Liên hệ Gimasys: Bạn có thể liên hệ trực tiếp Gimasys qua Hotline/Zalo: 0974 417 099 hay Email: gcp@gimasys.com để được hỗ trợ thông tin chi tiết.
2. Tư vấn và báo giá: Đội ngũ chuyên gia của Gimasys sẽ liên hệ để tư vấn và gửi báo giá chi tiết.
3. Ký hợp đồng và triển khai: Sau khi thống nhất, Gimasys sẽ tiến hành các bước kỹ thuật cần thiết để thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp bạn.
4. Bàn giao và hỗ trợ: Gimasys sẽ bàn giao hệ thống, đào tạo người dùng và tiếp tục hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.

Kết Luận

Google Workspace là gì? không chỉ là một bộ công cụ đa năng trên nền tảng Cloud mà còn à giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn, tăng cường sự cộng tác và đảm bảo an toàn dữ liệu trong môi trường làm việc hiện đại. Dù bạn chọn tự đăng ký hay nhận sự hỗ trợ từ một đối tác uy tín như Gimasys, việc chuyển đổi sang Google Workspace là một quyết định chiến lược, giúp doanh nghiệp bạn sẵn sàng cho tương lai và bứt phá mạnh mẽ.

Gimasys hiện đang hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí Google Workspace 14 – 30 ngày và đặc biệt hỗ trợ chương trình ưu đãi khi đăng ký Google Workspace lên tới 40%.