Làm thế nào để đăng ký mail domain cho doanh nghiệp?

Bạn đang tìm kiếm cách để nâng tầm thương hiệu của mình? Đăng ký sử dụng Email domain theo tên miền riêng của doanh nghiệp là một trong những giải pháp cho vấn đề này! Thay vì sử dụng những địa chỉ email miễn phí như gmail cá nhân (không có đuôi email theo tên thương hiệu) thì việc sở hữu những email theo domain sẽ giúp tăng cường nhận diện thương hiệu cũng như tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc với đối tác và khách hàng.

Tại sao nên sử dụng Email domain cho doanh nghiệp?

Tên miền (domain) là một địa chỉ định danh trên không gian mạng mà mỗi doanh nghiệp cần có để giúp khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy bạn trên internet cũng như xây dựng nhận diện thương hiệu. Lưu ý domain là độc lập với hosting website, bạn có thể sở hữu một tên miền riêng cho doanh nghiệp mà không nhất thiết phải xây dựng và đăng ký thuê hosting website. 

Một sai lầm thường gặp là nhiều doanh nghiệp đó là sau khi có domain riêng nhưng lại sử dụng email miễn phí với đuôi email là gmail.com hay outlook.com. Điều này bỏ qua cơ hội củng cố thương hiệu cũng như tăng sự chuyên nghiệp uy tín khi làm việc với đối tác và khách hàng. Một số lý do doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng Email domain thay vì email cá nhân như sau: 

• Tăng cường nhận diện thương hiệu và uy tín chuyên nghiệp: 

Trong môi trường cạnh tranh thương mại khốc liệt như hiện tại, mỗi một giải pháp dịch vụ sẽ có vô số đối thủ kinh doanh trên thị trường, vì thế việc tăng cường độ nhận diện thương hiệu cũng như thể hiện tác phong chuyên nghiệp chỉn chu mỗi khi làm việc với đối tác khách hàng là yếu tố then chốt quyết định tỷ lệ thành công cho doanh nghiệp của bạn. 

Một trong những điều đơn giản nhất cho thấy sự chuyên nghiệp của một tổ chức đó là việc sử dụng các địa chỉ email theo tên domain riêng của doanh nghiệp theo định dạng ten@domainname.com thay vì các địa chỉ email cá nhân có định dạng giống như ten@gmail.com. Việc sử dụng email domain không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường độ nhận diện thương hiệu mà còn giúp tạo dựng sự uy tín lòng tin trong mối quan hệ hợp tác với các khách hàng tiềm năng. Chỉ những điều tưởng chừng đơn giản như thế nhưng nếu làm không tốt doanh nghiệp của bạn có thể đánh mất các cơ hội kinh doanh quý giá trên thị trường. 

• Tăng cường bảo mật thông tin cho doanh nghiệp

Khác với Email cá nhân, hệ thống email doanh nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ bởi admin từ việc truy cập sử dụng đến chia sẻ thông tin dữ liệu trong nội bộ và ra bên ngoài, do đó khi sử dụng email theo domain các vấn đề bảo mật tránh thất thoát rò rỉ thông tin sẽ được đảm bảo hơn, điều này thể hiện rõ khi có các nhân viên nghỉ việc và cần chuyển giao thông tin giữa người mới và cũ.  

Đặc biệt các hệ thống email domain nổi bật nhất hiện nay chẳng hạn như Google Workspace của ông lớn Google thường được trang bị các bộ lọc spam và virus cực mạnh theo các tiêu chuẩn global nhờ đó giúp cho hộp thư của bạn luôn được sạch sẽ an toàn và tránh khỏi các cuộc tấn công mạng đang lan tràn mạnh mẽ hiện nay. 

• Dễ dàng quản lý, truy cập từ mọi lúc mọi nơi

Các giải pháp email domain ngày nay đa phần sẽ có các ưu điểm là có thể truy cập được mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị, điều này hỗ trợ rất lớn cho các doanh nghiệp có xu hướng chuyển dịch sang làm hybrid hoặc remote, việc chia sẻ cộng tác sẽ không bao giờ bị gián đoạn và hiệu suất công việc luôn được đảm bảo. 

Bên cạnh đó, khác với email cá nhân, hệ thống email domain sẽ có tài khoản admin hỗ trợ quản lý, phân quyền, kiểm soát sử dụng nhờ đó đảm bảo được quá trình vận hành trong doanh nghiệp sẽ luôn thông suốt, tránh những mâu thuẫn không cần thiết. 

• Dễ dàng mở rộng tích hợp với các công cụ giải pháp quản lý vận hành

Xu hướng hiện nay của các giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý vận hành cho doanh nghiệp là all in one, tức là sẽ có một bộ các công cụ được quản lý sử dụng trên cùng một giao diện duy nhất qua đó hỗ trợ tổ chức có thể dễ dàng sử dụng vào các nhu cầu công việc thường ngày của mình một cách dễ dàng. Một trong những bộ công cụ cộng tác trên Cloud nổi bật nhất hiện nay phải kể đến là Google Workspace với các ứng dụng cực kỳ quen thuộc với hàng triệu người dùng có thể kể đến như Gmail, Drive, Chat, Meet, Sites, Docs, Sheets, Appsheet (tạo app tùy chỉnh), Gemini AI (trợ lý ảo Google).

Hiện tại, Google Workspace có đa dạng các phiên bản tùy theo nhu cầu và hiện trạng của từng doanh nghiệp.

Làm thế nào để đăng ký email domain cho doanh nghiệp

Để đăng ký email domain cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo tiến hành theo các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị tên miền

Doanh nghiệp của bạn cần chắc chắn rằng đã sở hữu tên miền riêng (domain) mà bạn muốn sử dụng làm đuôi cho email. Nếu bạn chưa có tên miền, bạn có thể đăng ký tên miền tại một số đơn vị cung cấp dịch vụ tên miền như Namecheap, GoDaddy, v.v.

Bước 2: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ email domain

Có rất nhiều đơn vị cung cấp các dịch vụ email domain uy tín trên thị trường như Google  (Google Workspace), Microsoft ( Microsoft 365), Zoho,… Mỗi giải pháp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn. 

Xem thêm Top 4 dịch vụ email tên miền uy tín nhất hiện nay

 Một số yếu tố phổ biến cần xem xét khi chọn giải pháp email domain phù hợp bao gồm:

• Giá cả: Mức phí cho dịch vụ email domain thường dao động từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn đồng mỗi năm cho mỗi địa chỉ email. Tùy vào nhu cầu sử dụng 
• Tính năng: So sánh các tính năng được cung cấp bởi các nhà cung cấp khác nhau, ví dụ như dung lượng lưu trữ, số lượng tài khoản email, bảo mật, v.v.
• Dịch vụ  khách hàng: Đánh giá chất lượng hỗ trợ khách hàng của từng đơn vị cung cấp giải pháp

Bước 3: Đăng ký dịch vụ email domain

Có 2 cách để đăng ký dịch vụ email domain: 

• Bạn có thể truy cập trực tiếp website của đơn vị cung cấp dịch vụ email chẳng hạn như Google, Microsoft… Sau đó tự tiến hành các bước đăng ký, add thẻ thanh toán, cấu hình thanh toán để kích hoạt tài khoản và sử dụng. 
• Đối với những doanh nghiệp chưa nắm chắc các kiến thức kỹ thuật để có thể tự đăng ký cấu hình hệ thống email domain thì giải pháp tối ưu nhất là có thể cân nhắc đăng ký thông qua các đơn vị đối tác ủy quyền của hãng tại Việt Nam để được hỗ trợ toàn bộ các phần kỹ thuật cấu hình hệ thống, thanh toán kích hoạt tài khoản cũng như support trong suốt quá trình sử dụng. Gimasys hiện đang là Premier Partner của Google tại Việt Nam, nếu cần hỗ trợ thông tin giải pháp dịch vụ của Google thì kết nối với Gimasys ngay nhé. 

Bước 4: Kết nối tên miền với giải pháp email domain đã đăng ký

Đơn vị cung cấp dịch vụ email domain sẽ hướng dẫn cho bạn cách kết nối tên miền của bạn với dịch vụ email đã đăng ký. 

Bước 5: Tạo tài khoản email

Sau khi hoàn tất toàn bộ quá trình cấu hình, admin có thể bắt đầu tạo các tài khoản email domain cho nhân viên trong công ty. Việc sử dụng email domain mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo hiệu quả và an toàn. 

Bạn có thể xem chi tiết hướng dẫn cách tạo email doanh nghiệp từ Gimasys.

Gimasys đã tổng quan các lợi ích chính về việc sử dụng email domain hay email theo tên doanh nghiệp tại đây để bạn có thể đọc thêm.

Kết luận

Email domain mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với email miễn phí, là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp và tổ chức muốn nâng tầm thương hiệu, tăng hiệu quả giao tiếp và bảo mật thông tin. Với chi phí chênh lệch nhau khá lớn, các doanh nghiệp chưa có ngân sách dự trù thường sẽ nghiêng về phương án thứ nhất. 

Nguồn: Gimasys