Google cải tiến tính năng Nhãn phân loại dữ liệu cho Gmail

Có gì thay đổi

Vào năm 2024, Google  đã giới thiệu nhãn phân loại dữ liệu cho email trong giai đoạn open beta, và kể từ đó Googlei đã giới thiệu một số cải tiến về tính năng bao gồm:

• Tự động phân loại nhãn với quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP).
• Áp dụng ngay các quy tắc DLP và các hành động được kích hoạt bởi nhãn phân loại trên web.
• “Đoạn trích nội dung nhạy cảm”cho các tin nhắn Gmail kích hoạt các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu. 
• Các sự kiện liên quan đến nhãn, như “label_applied” hoặc “label_removed” hiện được đưa vào nhật ký kiểm tra, cho phép quản trị viên tạo báo cáo dựa trên giá trị nhãn để phân tích thêm.
• Hỗ trợ  Android và iOS devices. 

Bắt đầu từ hôm nay, Google vui mừng thông báo rằng nhãn phân loại dữ liệu hiện đã có sẵn, mang đến cho người quản trị một cách nữa để tăng cường khả năng bảo mật.

Ai bị ảnh hưởng

Người quản trị và người dùng cuối

Tại sao lại quan trọng

Vi phạm dữ liệu ngày càng phổ biến và tốn kém trong mọi tổ chức, bao gồm doanh nghiệp, khu vực công và các tổ chức chính phủ. Bằng cách mở rộng nhãn phân loại dữ liệu sang Gmail, Google Workspace cung cấp cho quản trị viên một hệ thống toàn diện và tích hợp hơn để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Quản trị viên có thể tạo nhãn tùy chỉnh hoặc tận dụng nhãn Drive hiện có trong Gmail, cho phép phân loại email theo phòng ban, loại tài liệu, mức độ nhạy cảm, v.v. Điều này cho phép tạo các quy tắc bảo vệ dữ liệu có mục tiêu, chẳng hạn như chặn việc gửi email có nhãn nội bộ đến người nhận bên ngoài hoặc tự động áp dụng nhãn bảo mật cho các tin nhắn có chứa dữ liệu tài chính nhạy cảm.

Việc áp dụng tức thời các quy tắc phân loại tự động và DLP trong Gmail sẽ cung cấp phản hồi ngay lập tức cho người dùng, giúp họ hiểu rõ hơn về chính sách bảo vệ dữ liệu và cho phép họ khắc phục sự cố trước khi gửi email, từ đó giảm thiểu tối đa vi phạm dữ liệu và cải thiện bảo mật dữ liệu nói chung.

Cuối cùng, tính khả dụng trên thiết bị di động mang lại trải nghiệm toàn diện, đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và gắn nhãn trên mọi thiết bị của người dùng, cho dù người dùng đang chia sẻ và truy cập thông tin từ thiết bị để bàn hay từ thiết bị di động khi đang di chuyển.

Thông tin thêm

Để nâng cao hơn nữa trải nghiệm nhãn phân loại dữ liệu,  ứng dụng ngay lập tức  của các quy tắc và hành động DLP được kích hoạt bởi nhãn phân loại sẽ sớm có sẵn trên các thiết bị di động. Google dự kiến ​​chức năng này sẽ có vào tháng 5 – Google sẽ chia sẻ bản cập nhật khi có thêm thông tin.

Bắt đầu

• Quản trị viên:
  • Nếu bạn đã sử dụng nhãn phân loại kể từ giai đoạn beta mở, sẽ không có thay đổi nào đối với trải nghiệm của bạn.
  • Nếu bạn mới sử dụng nhãn phân loại Gmail, bạn có thể bật nhãn ở cấp miền, cấp nhóm hoặc cấp người dùng cá nhân. Bạn cũng có tùy chọn bật nhãn phân loại hiện có được sử dụng trong Drive để sử dụng trong Gmail. Có thể truy cập công cụ Trình quản lý nhãn bằng cách vào Bảo mật > Kiểm soát quyền truy cập và dữ liệu hoặc admin.google.com/ac/dc/labels trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách bắt đầu sử dụng  nhãn phân loại, Gmail DLP & nhãn phân loại tự động, và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm.

Công cụ Quản lý nhãn có thể được truy cập trong Bảng điều khiển quản trị bằng cách vào Bảo mật > Truy cập và kiểm soát dữ liệu

• Người dùng cuối: Tùy thuộc vào các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu do quản trị viên của bạn cấu hình, bạn có thể thấy hộp thoại cho bạn biết rằng tin nhắn của bạn không thể được chia sẻ và cách khắc phục tin nhắn của bạn để có thể chia sẻ an toàn. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về nhãn phân loại trong Gmail.

Người dùng có thể áp dụng nhãn phân loại cho một tin nhắn, theo chính sách quản trị dữ liệu của tổ chức

Nhãn phân loại trên thiết bị di động khi soạn tin nhắn và đọc tin nhắn

Rollout pace

• Rapid Release and Scheduled Release domains: Gradual rollout (up to 15 days for feature visibility) starting on April 23, 2025

Availability

Trình quản lý nhãn và phân loại thủ công có sẵn trong Google Workspace:

• Frontline Starter và Standard
• Business Standard và Plus
• Enterprise Standard và Plus
• Education Standard và Education Plus
• Essentials, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus

Các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu có nhãn là điều kiện hoặc nhãn là hành động có sẵn cho:

• Enterprise Standard và Plus
• Education Fundamentals, Standard, Plus, và the Teaching & Learning Upgrade
• Frontline Standard
• Cloud Identity Premium (kết hợp với Phiên bản Workspace bao gồm Gmail)