Google Calendar: hiển thị thông tin chi tiết & tự động giải phóng phòng họp

Có gì mới: Google muốn giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa không gian của họ. Để làm điều đó, Google sẽ hợp nhất tất cả các tính năng liên quan đến quản lý tòa nhà và tài nguyên ở riêng một nơi trong admin console. Google cũng giới thiệu hai công cụ mới: Room release – giải phóng phòng họp và Room insight – thông tin chi tiết về phòng họp. Hai công cụ này sẽ giúp bạn hiểu cách người dùng sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp và tối ưu hóa chúng.

Một điểm đến duy nhất để xây dựng và quản lý tài nguyên

Tất cả các tính năng liên quan đến quản lý tòa nhà và phòng hiện được tập hợp tại một điểm mới và nổi bật hơn trong admin console – “Building and resources“ (Toà nhà và tài nguyên). Bạn có thể truy cập trực tiếp từ màn hình chính hoặc qua Directory > Buildings and Resources ( Danh bạ> Toà nhà và Tài nguyên) trong menu điều hướng .

Giải phóng phòng dựa trên số lượng người từ chối sự kiện

Theo một nghiên cứu nội bộ, có tới 40% số phòng được đặt nhưng cuối cùng không được  sử dụng. Để giúp những người dùng khác dành lại các phòng không sử dụng đó, giờ đây Google sẽ tự động giải phóng các phòng họp khi tất cả khách từ chối lời mời từ Google Calendar. Khi phòng được giải phóng, người tổ chức sự kiện sẽ nhận được Email thông báo về thay đổi và đề xuất họ lên lịch lại hoặc xóa cuộc họp.

Bạn có thể bật tính năng này cho các phòng đã được cài đặt trước (thông tin phòng có  trong admin console bằng cách: Vào phần tài nguyên của bạn và chọn các phòng bạn muốn kích hoạt tính năng giải phóng phòng. Sau đó, bạn cần nhấp vào “EDIT” (CHỈNH SỬA) và bật tính năng giải phóng phòng dựa trên Calendar.

Lưu ý: tính năng giải phòng phòng chỉ áp dụng cho phiên bản G Suite Business, Enterprise, Enterprise for Education và Education và chỉ có thể được bật cho các phòng có cấu trúc được phân loại là “CONFERENCE_ROOM”

Bảng thông tin chi tiết về các phòng họp

Google cũng đang thêm bảng thông tin mới trong Admin console để cung cấp các thông tin chi tiết về phòng. Tại đây, bạn có thể xem dữ liệu như:

• Các phòng được đặt nhiều nhất và ít thường xuyên nhất
• Tỷ lệ được sử dụng và được đặt của các phòng theo múi giờ và các kích thước phòng khác nhau
• Có bao nhiêu phòng có thể được giải phóng tự động với tính năng giải phóng phòng của Calendar

Bạn có thể lọc dữ liệu này theo tòa nhà, tầng, phòng, dung lượng phòng, tính năng phòng hoặc khoảng thời gian để có thêm thông tin chi tiết.

Với những báo cáo này, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn để cải thiện đối không gian làm việc của mình. Chúng cung cấp các gợi ý để từ đó admin có thể tìm hiểu hơn về tình trạng sử dụng các phòng. Một số ví dụ về thông tin chi tiết bao gồm:

• Phòng nào phổ biến nhất?
• Các phòng của doanh nghiệp có được sử dụng hợp lý hay không?
• Kích thước phòng nào phổ biến nhất?
• Những thiết bị nào ảnh hưởng đến việc lựa chọn phòng? Bạn nên đầu tư thêm thiết bị A/V nào?
• Khi nào là thời điểm tốt nhất để lên lịch sửa chữa và bảo trì?
• Vào thời điểm nào các phòng được đặt nhiều nhất và bạn có thể gợi ý cho các viên trong thay đổi thời gian khi họ lên lịch cuộc họp không?

Bạn có thể truy cập bảng thông tin này trong admin console trong phần “Building and resources” (Toà nhà và tài nguyên).

Với lần ra mắt này, Google cũng thêm đặc quyền quản trị mới, “Room insight” – thông tin chi tiết về phòng – để cấp cho những admin hoặc những người quản lý tài nguyên quyền xem (view only) Bảng thông tin này và các tài nguyên khác.

Xin lưu ý, dữ liệu này chỉ có sẵn cho các tài nguyên có cấu trúc (các phn.

Cập nhật: Gimasys