Vì sao Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp đang phát triển?

Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô hoạt động, những công việc đơn giản trước đó như tuyển dụng, đào tạo nhân viên, sắp xếp bảo vệ tài liệu,… sẽ không còn đơn giản. Mọi việc sẽ trở nên phức tạp hơn và tốn thời gian hơn nhiều nếu không biết cách tổ chức, quản lý phù hợp ngay từ đầu. Việc di chuyển lên Google Workspace sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được những thay đổi và biến động xảy ra, để việc phát triển được thuận lợi, bảo mật và càng hiệu quả càng tốt. 

1/ Doanh nghiệp đang phát triển cần quản lý sự thay đổi và biến động

Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, sẽ có một số yếu tố tưởng như không có gì đáng bận tâm nhưng lại trở thành điểm yếu, là nguyên nhân phát sinh rắc rối. Có thể kể đến như: Khả năng duy trì văn hóa doanh nghiệp, đào tạo và giúp nhân viên mới hòa nhập, cộng tác – làm việc chung giữa các nhân viên ở các chi nhánh khác nhau,…Tuy nhiên, nhờ sự phát triển của kỷ nguyên số, ít nhất doanh nghiệp sẽ có được sự hỗ trợ về mặt công nghệ cũng như công cụ để thực hiện tốt những điều trên. Google Workspace là một ví dụ. Nhờ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, Google Workspace giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô nhanh hơn, hiệu quả hơn, dù đó là quy mô tầm quốc gia hay toàn cầu.

Lấy ví dụ trong việc giúp nhân viên mới tiếp nhận được công việc và hòa nhập vào môi trường mới. Chắc chắn khi mở rộng quy mô, số lượng nhân viên cũng theo đó mà tăng lên. Không chỉ 5 – 10 người mà có thể lên tới con số hàng chục, hàng trăm. Với Google Workspace, admin hay bộ phận HR chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản trong Admin Console là đã có thể hoàn thành tới 80% nhiệm vụ “on-board” nhân viên của mình.

Ví dụ thực tế? Có thể kể đến Nhà xuất bản Giáo dục Twinkl – Twinkl Educational Publishing. Nhờ nhanh chóng nhận ra và tận dụng được lợi ích này, công ty đã có thể tăng số lượng nhân viên từ 100 người trong phạm vi lãnh thổ lên tới hơn 500 trong 14 quốc gia khác (và chỉ trong ba năm!). Giám đốc công nghệ của Twinkl chia sẻ rằng: “Google Workspace giúp chúng tôi phát triển mà không gặp bất cứ rào cản nào”.

Giờ đây, đội ngũ nhân viên nằm rải rác toàn cầu của Twinkl chủ yếu dựa vào Google Workspace để làm việc cùng nhau, sử dụng Hangouts Meet làm phương tiện để gặp mặt nhau mỗi ngày. Google Drive cũng được sử dụng để đảm bảo nguồn thông tin cần thiết cho công việc luôn sẵn sàng được sử dụng, một cách bảo mật. Một ứng dụng mới nhất của Google Workspace – Google Meet – cũng được tận dụng triệt để nhằm giúp team trao đổi thông tin và đưa dự án đi vào hoạt động nhanh chóng hơn. Có thể nói, Google Workspace là yếu tố trung tâm, “xương sống” của chiến lược phát triển toàn cầu cũng như mục tiêu trở thành một công ty đa quốc gia của Twinkl.

2/ Doanh nghiệp đang phát triển cần sự bảo mật

Tấn công mạng nhằm vào những công ty đang phát triển thường là yếu tố hay bị xem nhẹ cho đến khi nó thực sự xảy ra, bởi chỉ cần một lần sơ hở thôi là có thể gây ra thiệt hại lớn cho chính doanh nghiệp. Trong thực tế, theo Chỉ số Đe dọa an ninh mạng tới doanh nghiệp trong quý 2 – 2019 của AppRiver, hơn một nửa (55%) những người đứng đầu doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB) trả lời rằng họ sẽ chấp nhận trả “tiền chuộc” cho hacker nhằm lấy lại dữ liệu đã bị đánh cắp của công ty mình. Con số này tăng lên tới 74% đối với công ty SMB cỡ lớn (với 150 – 250 nhân viên), và thậm chí cứ 10 người thì sẽ có 4 người “chắc chắn sẽ trả tiền chuộc mà hacker yêu cầu ở gần như bất kì mức giá nào” nhằm ngăn chặn nguồn thông tin bị rò rỉ ra ngoài hoặc bị mất. Có thể nói, những trường hợp này nếu không dẫn doanh nghiệp tới bờ vực phá sản thì cũng sẽ đưa doanh nghiệp vào rất nhiều rắc rối “từ trên trời rơi xuống”.

Nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker là có thật, và thường trực, nhưng chúng cũng có thể được ngăn chặn. Phần lớn các cuộc tấn công mạng thường bắt đầu bằng một email lừa đảo thông tin (email phishing) và kết thúc bằng việc người dùng click vào đường link chứa mã độc. Gmail có thể ngăn chặn 99.9% những loại thư rác, các nguy cơ tống tiền qua email (Business Email Compromise) hay các email phishing khỏi việc “bước chân” vào hòm thư của bạn, hay những nhân viên trong công ty. Quản trị viên cũng có thể xây dựng các quy tắc nhằm bảo vệ những dữ liệu nhạy cảm như thông tin thẻ tín dụng, tài liệu nội bộ,… khỏi bị chia sẻ ra bên ngoài, dù vô tình hay cố ý.

Zenconnect – một công ty nhỏ tại Pháp chuyên cung cấp dịch vụ điện toán đám mây đã chọn Google Workspace mà không cần phải duy trì một bộ phận chuyên trách về bảo mật. Nguyên nhân là do các tính năng, cấu hình cài đặt của Google Workspace thường rất đơn giản để quản lý và đảm bảo an ninh cho doanh nghiệp. Cũng như bất kì khách hàng nào sử dụng dịch vụ Google Cloud Platform, Zenconnect tận dụng khả năng tích hợp sâu giữa Google Workspace và GCP để có thể quản lý việc truy cập – quản lý danh tính (Cloud Identity) ngay trong cùng một bảng quản trị, qua đó đơn giản hóa mọi việc cài đặt. 

3/ Doanh nghiệp đang phát triển cần hoạt động càng một cách hiệu quả nhất có thể

Mở rộng quy mô phát triển thường cũng sẽ đồng nghĩa với việc phải dành mọi thời gian, công sức để vận hành trong điều kiện nguồn lực hạn chế. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải vận hành một cách hiệu quả – đây không phải một mục tiêu cần hướng tới, mà là điều bắt buộc ngay từ đầu.

Với sự hậu thuẫn của trí tuệ nhân tạo, Google Workspace có thể giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn bao giờ hết. Ví dụ, Công nghệ hỗ trợ trong Google Drive sẽ dự đoán và tự động cho hiển thị những nội dung mà người dùng cần tìm một cách nhanh chóng. Nhờ vậy, mỗi người sẽ không cần phải mất thời gian “đào bới” thông tin theo cách truyền thống. Hay trong Gmail, trí tuệ nhân tạo có thể giúp soạn thảo bản nháp nhanh hơn hoặc nhắc nhở bạn xử lý những email mà bạn vô tình bỏ quên.

Bản chất của những ứng dụng được xây dựng trên mây là sự tiện lợi, bởi người dùng sẽ không tốn bất kì giaya phút nào chờ đợi hệ thống cập nhật. Nếu sử dụng laptop với hệ điều hành Window, chắc hẳn không ít lần bạn… phát bực, vì trong lúc khách hàng chỉ có vài phút để chờ bạn thì bạn phải mất hàng giờ đồng hồ chờ máy tính cập nhật. Nhưng với những phần mềm được xây dựng trên điện toán đám mây, có thể bạn còn không biết thời gian downtime của hệ thống là khi nào. Chưa kể, chỉ cần với một tài khoản và một thiết bị, nhân viên của bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không nhất thiết phải hiện diện tại văn phòng.

Bên cạnh đó, khả năng tích hợp với ứng dụng của các hãng công nghệ nổi tiếng như Salesforce, SAP, DocuSign cũng sẽ giúp luồng công việc thuận lợi hơn.

Một báo cáo mới đây được yêu cầu bởi Google và Forrester đã ước tính rằng: Những công ty ứng dụng Google Workspace đã tăng gấp ba lần lợi tức đầu tư (ROI) trong việc tiết kiệm chi phí, chỉ trong ba năm. Nguyên nhân được thống kê là nhờ: Tăng năng suất nhân viên; cắt giảm sự hỗ trợ kỹ thuật; bỏ những phần cứng truyền thống và hợp nhất việc sử dụng phần mềm dịch vụ. 

GANT – một đơn vị bán lẻ toàn cầu – đã có thể tăng tốc độ mở các cửa hàng flagship của mình nhanh hơn 75% so với tốc độ thông thường. Cụ thể, hãng có thể mở một cửa hàng chỉ trong 3 tháng, thay vì thời gian trung bình là 12 tháng.

Kết luận

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang trên đà phát triển, hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô thì đây chính là thời điểm bạn cần cân nhắc đầu tư vào những công cụ được sinh ra và phát triển “trên mây” như Google Workspace. Những ứng dụng như này không chỉ mở ra những cơ hội tăng trưởng, nâng cao khả năng bảo mật dữ liệu mà quan trọng hơn, còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Nguồn: Gimasys