TST đạt chỉ tiêu kinh doanh vượt mức với sự hỗ trợ đắc lực từ Google Workspace

“Với sự hỗ trợ của Google Workspace, TST không còn lo ngại về spam và virus. Thông tin và dữ liệu được lưu trữ, quản lý và kiểm soát với công cụ Admin Console, Google Sites và Google Drive mạnh mẽ.”

– Ông Lương Tiến Dũng, Giám đốc CNTT, Công ty cổ phần Kỹ thuật Dịch vụ Thành Công

Công ty cổ phần Kỹ thuật Dịch vụ Thành Công là công ty thành viên quan trọng của tập đoàn Thành Công – một trong những tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp và nhập khẩu các loại xe ô tô và xe chuyên dụng tại Việt Nam. TST được biết đến là đối tác phân phối sản phẩm lớn nhất của các thương hiệu Hyundai, Doosan, Nexen tại Việt Nam và nhanh chóng khẳng định vị thế hàng đầu tại thị trường này. Công ty có trụ sở tại Hà Nội và 3 văn phòng chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Ninh Bình và Vũng Tàu. TST nhận định CNTT là một trong những lợi thế cạnh tranh giúp doanh nghiệp trở thành nhà phân phối phụ tùng và thiết bị hàng đầu tại Việt Nam.

THÁCH THỨC

Trước khi ứng dụng Google Workspace, TST có một trải nghiệm không hề dễ chịu với dịch vụ email server từ một nhà cung cấp trong nước. Do chất lượng hạ tầng hạn chế, mỗi lần hệ thống máy chủ gặp vấn đề, hệ thống email bị ảnh hưởng và phải mất một thời gian khá lâu để tái khởi động.

Việc cấu hình hệ thống mail phức tạp đồng nghĩa với việc nhân viên mới gặp khá nhiều khó khăn khi làm quen với môi trường và tổ chức, tỉ lệ ứng dụng CNTT thấp đồng nghĩa với việc giảm hiệu quả và năng suất công việc, cũng như sự hài lòng của nhân viên.

Bên cạnh đó, TST cũng phải đối mặt với vấn đề mà đa số tổ chức có tốc độ phát triển nhanh chóng gặp phải, đó là đảm bảo thông tin cần thiết được dễ dàng truy cập bởi đúng người vào đúng lúc, và kiểm soát đảm bảo thông tin nội bộ không được chia sẻ ra bên ngoài. Hơn nữ, các nhân viên có nhu cầu cao trong việc truy cập thông tin và làm việc cộng tác giữa  giữa các bộ phận với nhau, trong khi hệ thống email cũ chỉ đơn thuần là gửi/nhận email.

Bộ phận CNTT đồng thời đối mặt với áp lực công việc lớn khi phải đảm bảo nhân viên của toàn bộ công ty trên mọi miền luôn được thông báo và cập nhật các nâng cấp trong hệ thống mail, kiến thức phòng tránh phishing attack và virus nguy hiểm.

“Những thách thức sẽ biến thành nguy cơ và yếu điểm nếu TST không chuyển đổi. Lựa chọn thay đổi hay không, là quyết định chiến lược của công ty. Hệ thống mail đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tin và cộng tác, do đó, chúng tôi chọn đổi mới hệ thống mail là điểm khởi đầu cho chiến dịch chuyển đổi”

– Ông. Lương Tiến Dũng, Giám đốc CNTT, Công ty cổ phần Kỹ thuật Dịch vụ Thành Công

GIẢI PHÁP

Sau khi đã nghiên cứu các giải pháp email hiện có trên thị trường, ông Dũng khá ấn tượng trước bộ ứng dụng hiệu suất do Google cung cấp bởi tính an toàn, bảo mật, ổn định và khả năng mở rộng – đúng như những gì ông mong đợi về một hệ thống mail cho doanh nghiệp. Với sự tư vấn kỹ thuật từ Gimasys, đối tác ủy quyền của Google tại Việt Nam, ông Dũng và nhóm của mình quyết định chuyển đổi hệ thống mail qua Google Workspace và ứng dụng công nghệ điện toán đám mây lên TST. Đồng thời, dựa trên mong muốn của TST về một trang tin nội bộ cho tổ chức, Gimasys đã tư vấn TST tận dụng tối ưu Google Sites và Google Drive để xây dựng intranet, góp phần giúp bộ phận IT hoàn thành một trong những trách nghiệm quan trọng – là vừa giúp mọi nhân viên dễ dàng truy cập dữ liệu trong quyền hạn của họ, vừa đảm bảo an toàn thông tin.

“Google Workspace đáp ứng hầu hết các kỳ vọng của chúng tôi về một hệ thống mail và là điểm khởi đầu tốt đẹp cho lộ trình chuyển đổi doanh nghiệp của TST”

– Ông. Lương Tiến Dũng,Giám đốc CNTT, Công ty cổ phần Kỹ thuật Dịch vụ Thành Công 

KẾT QUẢ

Sau khi ứng dụng Google Workspace, nhân viên của TST hiện giờ đã có một công cụ giúp họ giao tiếp và cộng tác nội bộ và với bên ngoài hiệu quả mà không phải lo lắng về các vấn đề do lỗi hệ thống. Giao diện thân thiện và quen thuộc của hệ thống mail và trang tin nội bộ Google Sites đồng thời giúp nâng cao tỉ lệ ứng dụng lên 84% chỉ sau 8 tháng, đồng thời giúp nhân viên mới dễ dàng thích nghi với văn hóa tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ. 100% nhân viên có nhu cầu sử dụng email đã thành thạo và áp dụng trong công việc. Đa số nhân viên sử dụng đều phản hồi hài lòng với tốc độ và dễ dàng sử dụng, truy cập mọi lúc mọi nơi.

Bộ phận Phát triển Kinh doanh nhìn thấy sự cải thiện hiệu suất công việc và hiểu quả rõ rệt với sự trợ giúp đắc lực từ các công cụ cộng tác và truyền tin trong bộ Google Workspace. Nhờ ứng dụng giải pháp Hangouts video conference và Google Calendar để đặt lịch họp và liên lạc trực tuyến với khách hàng, nhân viên kinh doanh giảm đáng kể thời gian và chi phí di chuyển. Đồng thời, bộ phận quản lý có thể theo dõi sát sao lịch trình và hiệu quả công việc của toàn bộ nhân viên kinh doanh vào mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đang công tác và không có mặt tại văn phòng.

Với sự hỗ trợ từ Google Administration Control Panel, bộ phận CNTT tiết kiệm 40% thời gian quản lý dữ liệu được chia sẻ nội bộ và ngoài công ty. Đồng thời, hệ thống tường lửa và bảo mật của Google Workspace giúp chặn spam, virus và các phishing attack hiệu quả. Giờ đây, nhân viên bộ phận CNTT của TST có thể dành thời gian cho việc nghiên cứu và phát triển các công cụ hiệu suất dựa trên công nghệ Google Workspace và triển khai việc chuyển đổi doanh nghiệp, thay vì dành phần lớn thời gian cho các hoạt động hỗ trợ như trước đây.

Bằng việc nâng cao hiệu suất, giảm chi phí, cải thiện hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của nhân viên, TST đã đạt vượt mức chỉ tiêu kinh doanh trong năm 2016.

“Chúng tôi rất sẵn sàng giới thiệu và hiện cũng đang giới thiệu các bạn bè, đối tác chưa sử dụng Google Workspace chuyển sang gói này, vì nó thực sự hữu ích đối với người dùng, mang lại lợi ích cao khi chuyển đổi. Hơn nữa, chi phí cho việc chuyển đổi cũng phù hợp.”

– Ông. Lương Tiến Dũng, Giám đốc CNTT, Công ty cổ phần Kỹ thuật Dịch vụ Thành Công (Việt Nam)

Thực hiện: Gimasys