9 lý do bạn không nên cài Gmail trên Outlook

Một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong G Suite (Google Workspace) chính là Gmail theo tên miền doanh nghiệp. Tuy nhiên, do đã quen với việc sử dụng hệ sinh thái của Window, người dùng thường muốn truy cập Gmail trên Outlook của máy tính, thay vì sử dụng trên trình duyệt (như Chrome, Cốc Cốc, Firefox,…) để vào Gmail. Đây chính là một trong những vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp đầu tư tiền vào G Suite nhưng không thể thay đổi thói quen của người dùng. Thói quen này thường dẫn đến nhiều bất cập do cài đặt Gmail trên Outlook không phải là lựa chọn tối ưu, cả về bảo mật và trải nghiệm người dùng.

          1/ Gmail trên trình duyệt hoạt động nhanh hơn

So với các email client truyền thống và phổ biến như Outlook thì trải nghiệm người dùng Gmail trên trình duyệt web browser nhanh hơn rất nhiều. Cụ thể, Gmail trên trình duyệt có thể tải hòm thư nhanh hơn, mở một email nhanh hơn và hiển thị các tin nhắn cũng nhanh hơn. Người dùng cũng sẽ ngạc nhiên nếu biết Gmail trên web sử dụng ít tài nguyên so với Gmail trên Outlook cũng như không phải cài thêm phần mềm (outlook) mà chỉ cần có trình duyệt (Firefox, Chrome, …) là đủ  

          2/ Khả năng tích hợp của Gmail trên web với các ứng dụng khác tốt hơn

Gmail là một ứng dụng trong một bộ ứng dụng của G Suite. Mỗi ứng dụng đều được tích hợp chặt chẽ với nhau để hỗ trợ luồng công việc của người dùng. Từ việc dùng Gmail để trao đổi thông tin, tới việc dùng Calendar để quản lý cuộc họp sự kiện, hay lưu trữ tài liệu trong Drive,… Không chỉ liên kết với nhau bởi chức năng, mỗi ứng dụng này đểu có thể được truy cập dễ dàng từ giao diện của nhau. Ví dụ, trong giao diện Gmail, người dùng có thể:

• Mở, xem và đặt lịch ngay trên Calendar
• Chat, gọi Video call với bất kì người dùng nào trong công ty hay với người bên ngoài
• Tạo các task để quản lý những việc cần làm
• Mở, xem và chèn các tệp tin từ Google Drive vào và gửi đi
• Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm nội dung theo từ khóa, Google sẽ trả về nội dung dù chúng được lưu trong hộp thoại chat, trong một email, hay trong một tệp tin nào đó của Drive…

Tương tự như vậy, tại giao diện của mỗi ứng dụng, người dùng đều có thể sử dụng thêm tính năng từ các ứng dụng khác. Việc này nghe chừng đơn giản nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm bớt rất nhiều các thao tác không cần thiết (như mở tới gần 10 cái tab, di chuyển giữa Outlook và 10 cái tab đó chỉ để tìm một vài tệp tài liệu). Hay nói cách khác, nó giúp trải nghiệm của người dùng được tinh giản hơn.

          3/ Outlook Không có mục Gmail Labs

Gmail Lab chính là một “phòng thí nghiệm” của riêng Gmail. Thông thường, G Suite sẽ cập nhật 10-15 tính năng mỗi tháng. Google cũng sẽ thường xuyên cho ra mắt những tính năng mới trong phần Gmail Lab – những tính năng thử nghiệm nhưng lại rất thú vị và chứa nhiều công cụ hữu ích cho người dùng. Nếu chỉ sử dụng Outlook, gần như sẽ chỉ có các tính năng cơ bản như gửi và nhận.

          4/ Gmail trên Web ứng dụng công nghệ tìm kiếm của Google

Một trong những điều phàn nàn thường gặp ở người dùng đó là mỗi khi muốn tìm kiếm một thứ gì đó thì nội dung trả về lại không như mong đợi. Với G Suite thì khác. Gmail sử dụng chung một công nghệ tìm kiếm giống như Google Search mà thường ngày bạn vẫn hay dùng. Nhờ đó mà hệ thống có thể thực hiện các lệnh tìm kiếm chính xác dựa trên từ khóa bạn đưa ra, và kết quả trả về chính là những email và tệp tin đính kèm trong email của bạn. Bên cạnh việc nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm theo cách thông thường, người dùng hoàn toàn có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm nhờ khả năng tìm kiếm nâng cao. Tính năng này sẽ giúp bạn lọc nội dung theo người gửi, thời gian gửi, từ khóa trong tiêu đề, trong email,…

          5/ Không cần thư mục (folder) như Outlook, Gmail sử dụng nhãn dán (Label) để sắp xếp email

Một trong những lí do muôn thuở khiến người dùng không chịu chuyển sang dùng Gmail trên Web là lầm tưởng rằng Gmail không thể sắp xếp email theo từng mục, hay từng folder. Thực tế, tính năng sắp xếp email theo thư mục của Outlook lại chính là một kiểu… tư duy không hợp lý, khi mà một email chỉ có thể được sắp xếp vào một folder. Trong khi đó, một email có thể vừa thuộc folder này, vừa thuộc folder khác. Ví dụ: một email có thể vừa thuộc folder “Dự án ABC”, vừa thuộc folder “Báo cáo chi phí”. 

Label – nhãn dán – của Gmail giải quyết được vấn đề này. Bạn có thể dán nhiều nhãn, gán nhiều label cho một email. Nếu cần tìm kiếm, bạn chỉ việc click vào label đó là hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ email thuộc cùng một tệp. Hay nói cách khác, Label chỉnh là những folder ảo của Gmail, nhưng hoạt động thông minh hơn. (Chưa kể bạn còn có thể tô màu cho các label này).

          6/ Gmail trên Web cũng có thể sử dụng Offline – hay sử dụng ngoại tuyến

Gmail đã xây dựng riêng cho người dùng của mình tính năng sử dụng Gmail offline. Bạn có thể cài đặt để lưu trữ và xem email từ 30 ngày hoặc 90 ngày trước đó. Những email gửi đi khi chưa có kết nối Internet cũng sẽ được giữ trong mục Outbox và sẽ chính thức “lên đường” ngay khi bạn có thể truy cập vào mạng. Bên cạnh đó, khi sử dụng tính năng Gmail Offline này, bạn cũng có thể bảo mật email của mình bằng việc cài đặt thời gian lưu trữ email. Tùy theo yêu cầu của bạn mà hệ thống sẽ giữ email mãi mãi hay xóa chúng đi ngay sau khi bạn đăng xuất (và tái đồng bộ từ đầu sau khi bạn đăng nhập lại). Việc bảo mật này sẽ hữu ích khi bạn sử dụng chung máy tính với nhân viên khác trong công ty.

           7/ Khi sử dụng Gmail trên web, bạn sẽ không cần cài đặt bất kì ứng dụng nào

Với Outlook và những phần mềm truyền thống khác, mỗi lần có cập nhật, sửa chữa là người dùng buộc phải đợi hệ thống cập nhật, thậm chí là phải thực hiện nhiều thao tác mất thời gian. Nhưng Gmail là ứng dụng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, mọi cập nhật sửa chữa đều được đơn vị cung cấp thực hiện “ngầm”. Bạn chỉ cần sử dụng mà không cần quan tâm đến nó.

          8/ Gmail trên Web bảo mật hơn và gần như không có thời gian chết

Khi sử dụng Outlook, bạn đã để toàn bộ thông tin và dữ liệu của mình ở trên máy tính. Điều này có nghĩa rằng nếu bị mất hay bị hack máy tính, các email này sẽ bị tấn công dễ dàng. Chưa kể nếu máy tính/ổ cứng hỏng thì dữ liệu cũng sẽ mất vĩnh viễn. Ngược lại, email trong Gmail được lưu trữ trên mây và tài khoản của người dùng thì luôn được yêu cầu xác minh nhiều bước.

          9/ Sử dụng Outlook đồng nghĩa với việc tốn thời gian, tiền của vào quản lý và cập nhật phần mềm

Sử dụng Outlook – hoặc là sử dụng bản Crack, hoặc là phải mất tiền mua bản chính thức. Trong khi đa số người dùng ở Việt Nam lại thuộc trường hợp thứ nhất – việc này sẽ càng khiến khả năng bảo mật trở nên yếu kém. Nếu dùng G Suite, mọi chi phí đã được trả cho một tài khoản của người dùng và dù dùng ứng dụng nào thì đó cũng là “hàng chính hãng”. Bạn sẽ không phải lo về vấn đề bản quyền hay cập nhật các phiên bản mới nữa.

Nguồn: Gimasys