Cách tạo Group mail miễn phí với tài khoản Gmail

Google Group Mail là nơi mà một nhóm người dùng (team) chẳng hạn như đội dự án, phòng hành chính, phòng kế toán, nhân sự,… có thể cùng chia sẻ, trao đổi thông tin hay thảo luận các vấn đề với nhau. Bạn có thể gửi email tới tất cả mọi người, mời họ tham dự sự kiện hoặc chia sẻ thông tin, tài liệu dễ dàng thông qua một địa chỉ email.

Vậy để tạo Google Group, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản với 3 bước như sau:

Bước 1: Tạo Group

(Lưu ý: người trong Google Group đều phải có tài khoản Gmail hoặc Google)

Truy cập vào trang https://groups.google.com/ đăng nhập bằng tài khoản Gmail và click nút Create group (tạo nhóm). Trong trang Create a group bạn nhập thông tin và chọn cài đặt cho nhóm theo hướng dẫn dưới đây

• Group name: Đặt tên cho nhóm, ví dụ: mkt1234
• Group email address: Đặt địa chỉ Email chung cho nhóm, ví dụ: mkt1234

Nhóm này sẽ có địa chỉ Email chung mkt1234@googlegroups.com và đường link truy cập nhóm là http://groups.google.com/group/mkt1234

• Group description: Mô tả một vài đặc điểm về nhóm.
• Group’s primary language: Lựa chọn ngôn ngữ.
• Group type: Lựa chọn loại nhóm phù hợp với mình. Hiện tại Google có 4 loại nhóm để bạn lựa chọn sao cho phù hợp với mục đích sử dụng của cả nhóm
  • Email list: Danh sách email được sử dụng để phân phối bản tin hoặc để cho mọi người biết về các sự kiện hoặc diễn biến quan trọng.
  • Web Forum (discussion board): Diễn đàn web thường được sử dụng phổ biến cho các trường hợp thảo luận về bài tập nếu bạn là một trường học hoặc là làm việc cùng nhau cho các dự án nếu bạn là một doanh nghiệp.
  • Q&A Forum: Diễn đàn hỏi & đáp, được dùng để thảo luận xung quanh các câu hỏi.
  • Collaborative inbox: Hộp thư đến cộng tác.
• Basic permissions: Lựa chọn và phân quyền sử dụng cho các thành viên. Tùy vào nhu cầu của người lập nhóm, bạn có thể chọn những tính năng cho các thành viên còn lại như: View topics (những người dùng có thể xem các chủ đề); Post (người dùng có thể đăng bài biết), Join the group (tham gia nhóm).

Khi đã cập nhật và cài đặt xong bạn click vào nút Create ở góc trên bên trái màn hình.

Bước 2: Mời thành viên

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể thêm các thành viên vào group vừa được tạo bằng 2 cách:

• Cách 1: Invite members by email (Mời thành viên qua Email). Bạn nhập địa chỉ email của các thành viên mà bạn muốn mời và chú ý phân cách các địa chỉ Email bằng dấu “,”. Ở bên dưới, bạn điền vào phần thông điệp. Từng người sẽ nhận được thư mời tham gia nhóm của bạn và họ phải nhấn nút chấp nhận trước khi nhận được bất kì email nào trong tương lai. Lưu ý, lời mời chỉ có hiệu lực trong 1 tuần.

Trong bảng điều khiển bên trái, bạn có thể thêm thành viên vào group mail bằng hai cách

• Cách 2: Add members directly (Thêm người dùng trực tiếp) bạn có thể nhập địa chỉ email của người được mời giống như cách trên, các địa chỉ Email cũng được phân cách nhau bằng dấu “,”. Khi bạn dùng cách này, người đó sẽ ngay lập tức trở thành thành viên và bắt đầu nhận được thư luôn. Tuy nhiên cách này không được khuyến khích và bạn cần phải cẩn trọng khi sử dụng tính năng này. Chỉ thêm những người bạn biết, tránh trường hợp gửi Email mà người nhận không mong muốn, điều này có thể khiến tài khoản của bạn bị vô hiệu hóa bởi google.

Bước 3: Sử dụng Group mail

Ngay bây giờ, bạn có thể làm việc và trao đổi với tất cả mọi người đang sử dụng Email thông qua Google Group.

Như vậy với Google Group Mail, việc chia sẻ, trao đổi thông tin với nhiều thành viên trong cùng bộ phận, tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể chọn theo dõi các thông tin từ Group qua Email, đánh dấu các chủ đề yêu thích, phân loại thư mục để nhanh chóng tìm được thông tin chưa đọc.

Cập nhật: Gimasys