G Suite: Cảnh báo khi nhiều người cùng chỉnh sửa tệp Microsoft Office trên Drive

Có gì mới? Ngày 17/10/2018, Google sẽ bắt đầu triển khai Real-time presence – tính năng hiển thị người dùng trong thời gian thực, đối với các file Microsoft Offcie được lưu trữ trên Google Drive. Giờ đây admin G Suite (tất cả các phiên bản) đã có quyền quản lý đối với tính năng này.

Tính năng real-time presence, đã xuất hiện trong Drive File Stream, sẽ giúp bạn tránh các rắc rối khi không biết mình đang sửa phiên bảo nào của tài liệu Microsoft lưu trên Google Drive. Do các file Microsoft Office được tải lên Drive không được chỉnh sửa trực tuyến giống Docs, Sheets, Slides,…. Nên thường thì người dùng sẽ không biết được những ai đang chỉnh sửa file này. Nhưng giờ đây, tính năng real-time presence sẽ cho phép người dùng biết: khi nào thì có một người khác đang chỉnh sửa một file Word, Excel hay Powerpoint lưu trữ trên Drive File Stream, trong thời gian thực. Tính năng này sẽ được triển khai tới tất cả người dùng cuối vào ngày 17/10.

Tránh tình trạng nhầm lẫn khi chỉnh sửa nhiều phiên bản tài liệu Microsoft Office trên Drive

Real-time presence sẽ kiểm tra nếu có ai đó đang xem hoặc chỉnh sửa một file Microsoft Office tại cùng thời điểm mà bạn đang xem. Hệ thống sẽ cảnh báo những người đang xem cùng một file, qua đó người dùng sẽ biết và tránh việc sửa phiên bản tài liệu chưa được cập nhật.

Trong trường hợp cả hai cùng đang sửa tài liệu, vấn đề này sẽ được giải quyết bằng cách hiển thị cả hai phiên bản trên một cửa sổ, qua đó bạn có thể trực tiếp so sánh sự khác nhau giữa chúng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng hợp nhất các phiên bản thành một file tài liệu hoàn chỉnh. Để xem thông tin chi tiết và hiểu rõ hơn cách hoạt động của tính năng này, bạn có thể:

• Xem phần Demo được ghi lại tại Hội thảo Google Cloud Next 2018 (Nếu không có nhiều thời gian, bạn có thể xem từ phút thứ 34)
• Đọc các thông báo trước đây miêu tả tính năng này.

Admin đã có quyền quản lý đối với những tính năng này

Admin có thể lựa chọn bật hoặc tắt tính năng này cho người dùng trong doanh nghiệp của mình. Quyền kiểm soát này của admin đã xuất hiện và tính năng này được bật ở chế độ mặc định. Rea-time presence có thể bị vô hiệu hóa cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc đối với những cá nhân trong tổ chức con (Organizational Unit – OU) của doanh nghiệp.

Để thay đổi cài đặt, vào Admin console, chọn Apps > G Suite > Drive and Docs > Features and Applications > Allow users to enable real-time presence in Microsoft Office from Drive File Stream.

Với những cài đặt ở mức chi tiết, cụ thể hơn, admin có thể triển khai phần cài đặt cấu hình để bật hoặc tắt tính năng real-time presence cho các file Microsoft Office đối với từng thiết bị.

Người dùng cuối có thể sử dụng tính năng này sau ngày 17/10

Vào ngày 17/10, người dùng Drive File Stream sẽ nhận được thông báo hướng dẫn khi mở các file Office lưu trữ trên Drive File Stream. Phần tin nhắn (như trong ảnh bên dưới) giải thích rằng: Real-time presence cho phép người dùng biết được ai đang sửa tài liệu Microsoft Office lưu trên Drive. Sau khi lựa chọn sử dụng tính năng này, người dùng sẽ bắt đầu thấy phần trạng thái ở góc phải bên dưới màn hình Word, Excel, Powerpoint, chỉ ra rằng có ai đó đang xem hay chỉnh sửa tài liệu hay không. Bạn sẽ nhận được những thông báo như:

• Safe to Edit: Không có ai đang sửa tài liệu này
• Wait to edit: Có người khác đang sửa, vì vậy nếu bạn cũng sửa tài liệu vào lúc này thì sẽ tạo ra nhiều phiên bản khác nhau.
• New version created: Có một người khác đã chỉnh xong, lưu và tạo ra một phiên bản mới.
• New version created (conflict): Khi bạn đang sửa tài liệu thì có một người khác cũng bắt đầu mở file và sửa. Bạn sẽ có lựa chọn xem hai phiên bản cùng một lúc để thấy sự khác nhau, cũng như hợp nhất nội dung lại.

Trên các thiết bị chạy hệ điều hành macOS, khi bật tính năng real-time presence, có thể người dùng sẽ được yêu cầu cấp quyền truy cập. Bên cạnh đó, một số người dùng sẽ được yêu cầu xác nhận danh tính trước khi sử dụng real-time presence, bằng cách đăng nhập vào tài khoản G Suite (GG Workspace) của họ. Bắt đầu từ ngày 17/10, các nhân viên sử dụng G Suite trong doanh nghiệp sẽ có thể truy cập vào Help Center để tìm hiểu thêm về cách sử dụng tính năng này.

Cập nhật: Gimasys