G Suite cùng Nielsen thực hiện chuyển đổi số – Digital Transformation

Nielsen là một công ty đo lường và phân tích dữ liệu đa quốc gia, chuyên cung cấp những thông tin hoàn chỉnh và đáng tin cậy nhất đối với người dùng và thị trường trên toàn thế giới. Là một phần trong chiến dịch ưu tiên ứng dụng công nghệ điện toán đám mây – “Cloud-First”, Nielsen đã di chuyển gần 56.000 người dùng lên G Suite chỉ trong vòng 6 tháng. Nhờ quá trình tiếp cận, lên kế hoạch chuyển đổi kỹ lưỡng cùng với những lợi ích thiết thực của G Suite mà công ty này có thể đạt được những thành tựu hơn cả mong đợi.

1/ Nielsen hoạt động như thế nào?

Với phạm vi hoạt động trải rộng trên 100 quốc gia, Nielsen là một trong những công ty nghiên cứu nổi tiếng và được tin tưởng nhất trên thế giới. Với quy mô này, Nielsen hiện đang có tới 56.000 người dùng làm việc để mang đến thông tin, dữ liệu và giúp khách hàng của mình hiểu sâu hơn về những gì người tiêu dùng dùng đang xem, đang nghe và đang mua. Những thông tin quý báu này là yếu tố không thể thiếu dù doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, giải trí, bán lẻ hay có các sản phẩm phục vụ người tiêu dùng. Các bản nghiên cứu của Nielsen giúp những công ty này tới gần hơn với khách hàng của họ trong một thị trường đầy cạnh tranh.

Và để làm được điều đó, Nielsen buộc phải tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên của mình có thể cùng làm việc với nhau, cùng bàn bạc và trao đổi thông tin mà không bị cản trở bởi vị trí điạ lý (của các thị trường mục tiêu hay kể cả văn phòng của họ ở mỗi quốc gia). 

Với yêu cầu này, Nielsen đã tìm được lời giải đáp cho bài toán về teamwork: Đưa các ứng dụng lên Cloud, cho phép nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi, trên bất kì thiết bị nào.

Kimberly Anstett – CIO tại Nielsen chia sẻ rằng: “Với chiến lược “Cloud – first” cũng như yêu cầu về chuyển đổi số, chúng tôi muốn mang đến cho nhân viên của mình những công cụ cộng tác “đẳng cấp” và chất lượng nhất. Chúng tôi biết rằng một bộ công cụ ứng dụng điện toán đám mây sẽ giúp thay đổi cách tất cả mọi người làm việc, cũng như tối đa hóa giá trị mà chúng tôi có mang lại cho khách hàng”.

Yêu cầu đặt ra đối với bộ công cụ năng suất mà Nielsen muốn tìm kiếm: 

• Chúng phải có khả năng hỗ trợ người dùng ở khắp nơi trên toàn thế giới, sử dụng chung một quy trình
• Sở hữu nhiều tính năng sẵn sàng phục vụ doanh nghiệp (mà không cần sự can thiệp quá nhiều từ bộ phận IT)
• Khả năng tích hợp và tương thích lớn đối với các phần mềm, ứng dụng khác
• Khả năng bảo mật mạnh mẽ

Sau khi mua lại một doanh nghiệp đã chuyển đổi thành công hoạt động teamwork nhờ các ứng dụng của Google, Nielsen quyết định di chuyển toàn bộ nhân viên của mình lên G Suite (Google Workspace).

2/ Sự ủng hộ của ban giám đốc công ty ngay từ những giai đoạn đầu tiên

Ngay từ khi bắt đầu, Nielsen đảm bảo rằng tất cả những lãnh đạo, quản lý và những người đứng đầu công ty, dù thuộc team marketing, truyền thông, bảo mật,… đều phải tham gia vào quá trình di chuyển “lên mây” này. Một chuỗi các buổi hội thảo cùng với những buổi demo cùng Google đã giúp những người tham gia được tiếp cận trực tiếp và hiểu sâu hơn về các ứng dụng của G Suite. Từ đó, họ hiểu được tầm quan trọng và lợi ích thiết thực của khả năng cộng tác trong thời gian thực, nhờ công nghệ điện toán đám mây. Bộ phận IT của doanh nghiệp cũng trực tiếp đào tạo 1-1 cho những người đứng đầu và trợ lý của họ, đảm bảo ai cũng hiểu được một điều cốt lõi rằng: G Suite chính là một lựa chọn đúng đắn dành cho Nielsen.

“Điều quan trọng là chúng tôi có được sự tham gia và ủng hộ từ những lãnh đạo, từ những người đứng đầu trong mỗi lĩnh vực của công ty, nhờ đó để thúc đẩy và hỗ trợ việc di chuyển lên G Suite. Việc có được sự ủng hộ từ phía lãnh đạo công ty ngay từ những giai đoạn đầu đã mang lại sự hưng phấn và niềm tin rằng G Suite có thể giúp mọi người trong công ty làm việc hiệu quả hơn.” – CIO Kimberly chia sẻ.

“Chúng tôi coi việc di chuyển lên G Suite là một cơ hội để giúp mọi người có thể cải thiện năng suất làm việc; nó cũng giúp Nielsen thắt chặt mối quan hệ với 56,000 nhân viên của mình trên toàn cầu” – Nerina Martinez – Giám đốc công nghệ tại Nielsen.

3/ Chuyển đổi 56.000 người dùng chỉ trong 6 tháng

Với một công ty đa quốc gia và và có quy mô lớn như Nielsen, việc thay đổi thói quen làm việc của nhân viên không phải là một điều dễ dàng. Vì vậy, công ty này phải tiếp cận việc chuyển đổi và quản lý được quy trình chuyển đổi một cách thận trọng. Một số yếu tố mà công ty luôn cân nhắc bao gồm: thông điệp truyền thông nhất quán, tập trung vào tinh thần lãnh đạo và gắn kết, luôn hướng về nhân viên. 

“Việc chuyển đổi sang G Suite không chỉ đơn thuần là sự chuyển đổi về công nghệ, mà nó còn yêu cầu một nỗ lực lớn để quản lý sự thay đổi (Change management)”. Nielsen thậm chí còn bổ nhiệm một người lãnh đạo – Change management leader – chuyên trách và làm việc cùng với một người quản lý dự án, kiến trúc sư kĩ thuật.

Nielsen chia quá trình chuyển đổi ra thành nhiều giai đoạn, tập trung vào kiến tạo văn hóa làm việc cộng tác. Sau đó, công ty xác định một số nhóm người dùng chính, bao gồm: người dùng cuối là nhân viên, những người trợ lý hành chính, những người thuộc ban lãnh đạo, cũng như những nhân viên IT cốt lõi và chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật. Trong những nhóm này, Nielsen quyết định chuyển đổi và hướng dẫn nhóm IT trước tiên, bởi khối lượng công việc của họ thường bị ảnh hưởng nhiều nhất nếu có sự thay đổi về công nghệ.

Với những nhân viên “xung phong” thử nghiệm G Suite trước, họ sẽ bắt đầu với việc sử dụng Google Docs, Sheets, Slides để cải thiện luồng công việc của mình. Với mỗi văn phòng đại diện trên toàn cầu, Nielsen đã có Google Guide hỗ trợ việc phân phát các tài liệu marketing, nâng cao nhận thức và đảm bảo rằng nhân viên của họ có thể nhanh chóng nhận được câu trả lời cho bất kì vấn đề nào. 

Một tháng trước khi chính thức chuyển đổi, công ty nghiên cứu này đã thực hiện tới hơn 100 buổi đào tạo với 8 thứ tiếng để giúp nhân viên hiểu được họ có thể làm gì với G Suite. Nielsen cũng cung cấp các nguồn tài nguyên cần thiết như: video ghi lại các buổi đào tạo, các phần hướng dẫn nhanh để giúp người dùng bắt đầu sử dụng các ứng dụng của G Suite chỉ trong 15 phút hoặc ít hơn.

4/ Làm quen với khả năng cộng tác trong thời gian thực

Với quá trình chuyển đổi này, luồng công việc của Nielsen không hề bị gián đoạn mà ngược lại, còn chứng kiến được sự tăng vọt trong năng suất làm việc.

Có thể nói, Google Drive là một ứng dụng đặc biệt quan trọng đã thay đổi hoàn toàn cách nhân viên làm việc bấy lâu nay. Cụ thể là sự chuyển đổi từ “làm việc dựa trên email” sang “cộng tác trong thời gian thực”. Do cách làm việc cũ phải phụ thuộc hoàn toàn vào từng email được gửi đến và đi, nên ngay sau ngày đầu tiên, khi mà Google Drive được đưa vào ứng dụng – tỉ lệ sử dụng đã nhảy vọt lên tới 92%.

Trước đây, nếu một team cần chuẩn bị một bản thuyết trình, họ sẽ phải gửi email qua lại. Rồi sau đó đợi đồng nghiệp góp ý, chỉnh sửa, cập nhật thay đổi, rồi gửi lại… Đây là một quá trình không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai lầm, sự chênh lệch, sai sót trong thông tin. Trong khi đó với Google Docs, Sheets, Slides – họ có thể nhanh chóng bình luận và cộng tác với nhau ngay trên giao diện của văn bản trong cùng một thời điểm, sử dụng bất kì thiết bị nào, không còn phải lo lắng về các phiên bản tài liệu hay bị bó buộc vào một thiết bị duy nhất.

5/ Giúp bộ phận IT trở nên hiệu quả hơn, năng suất hơn 

Nếu như trước đây sử dụng những phần mềm truyền thống (phải cài đặt trên máy tính), bộ phận IT của Nielsen luôn phải hỗ trợ nhân viên thường trực, thì giờ đây họ đã có thể tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn. Chưa kể, với G Suite công việc cũng được tự động hóa phần nào.

Ví dụ: Trước đây nếu cần sự hỗ trợ từ IT, hai bên sẽ phải trao đổi thông tin qua rất nhiều email rồi phải điền hàng tá trường thông tin nhằm phục vụ cho việc báo cáo. Thông thường một team IT sẽ phải thu thập thông số từ hơn 150 teams khác, và phải sử dụng rất nhiều bảng tính khác nhau. Giờ đây, mọi việc đã được gói gọn và đơn giản hóa chỉ nhờ một bản khảo sát trong Google Forms.

6/ Cam kết đổi mới

Vì Google luôn luôn cải thiện và cập nhật những tính năng mới cho G Suite, Nielsen cũng đảm bảo rằng: Nhân viên cũng sẽ biết cách ứng dụng những tính năng đó và cải thiện công việc của mình như thế nào. Một điều thú vị là: Nielsen đã hình thành cho nhân viên của mình một tư tưởng rất “linh hoạt” về đặc tính sản phẩm cũng như khả năng ứng dụng G Suite, không hề bị bó buộc trong một quy trình và tính năng cụ thể nào. Nhờ đó mà toàn bộ công ty cũng xây dựng được một tinh thần hoàn toàn khác biệt khi tiếp cận với chuyển đổi số.

Nerina chia sẻ rằng: “Với G Suite, sẽ luôn có một tính năng mới được cho ra đời và chắc chắn sẽ giúp ích cho một nhân viên nào đó tại Nielsen. Với những cập nhật này, người dùng của chúng tôi luôn thấy hứng thú khi phát hiện ra được những cách làm việc mới hiệu quả hơn”.

Có thể nói, lựa chọn G Suite cho quá trình chuyển đổi lên Cloud không chỉ đáp ứng được những yêu cầu công việc chung mà còn mở ra những cơ hội mới cho đơn vị phân tích dữ liệu toàn cầu này.

Nguồn: Gimasys