Google Workspace là gì? Các thông tin cần biết về bộ công cụ này

04/09/2020

Google Workspace là bộ ứng dụng đa năng của Google, vậy bộ ứng dụng này có gì mà được hơn 6 triệu doanh nghiệp toàn cầu tin tưởng lựa chọn sử dụng

Nếu đã từng sử dụng dịch vụ Gmail của Google, có lẽ bạn đã quen với trường hợp người dùng chỉ sử dụng mỗi Gmail để gửi và nhận thư. Hoặc nếu đang tìm hiểu thông tin để triển khai Google Workspace, chắc không ít lần bạn thắc mắc rằng nền tảng này có gì ngoài Gmail theo tên miền doanh nghiệp? Hoặc chỉ đơn giản là: Bạn chẳng cần gì ngoài Gmail doanh nghiệp.

Thực tế, đây là quan niệm khá phổ biến khi doanh nghiệp đi tìm kiếm hệ thống Email cho cho doanh nghiệp của mình. Gmail là một trong những ứng dụng Email phổ biến hàng đầu thế giới, tới mức mà người ta… quên mất rằng sự thành công của nó không chỉ được kiểm chứng bởi chất lượng mà còn được “hộ tống” bởi một tập hợp các ứng dụng đi kèm. Bài viết này sẽ giải thích tại sao Workspace không chỉ là một hệ thống “Gmail doanh nghiệp” mà còn là một bộ công cụ đa năng – productivity suite.

Mục Lục

Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây có tên gọi là G Suite, Google Apps for Work) là bộ công cụ đa năng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google, theo mô hình phần mềm dịch vụ (SaaS – Software as a Service). Các ứng dụng chính của Workspace như Gmail doanh nghiệp, Google Calendar, Google Meet, Google Chat, Google Drive, Google Sites, Currents,... GG Workspace giúp các doanh nghiệp và tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc thông qua việc cộng tác chia sẻ dễ dàng cũng như giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn khi làm việc với khách hàng và các đối tác bên ngoài. Đó cũng là lý do Workspace Google được hơn 6 triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới tin tưởng lựa chọn.

Những đặc điểm nổi bật của Workspace Google

Giao diện thân thiện, dễ dàng đăng kí

Giao diện sử dụng rất thân thiện với người dùng đặc biệt đối với những người dùng đã quen sử dụng gmail cá nhân thì khi chuyển qua sử dụng Gmail theo tên miền doanh nghiệp, người dùng có thể thích nghi sử dụng một cách nhanh chóng, dễ dàng giúp tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí đào tạo người dùng. Ngoài ra Email Google Workspace cũng cho phép việc đồng bộ với Outlook để đáp ứng nhu cầu sử dụng của những người dùng vốn đã quen đọc email qua giao diện Outlook.

Bảo mật – Ổn định – Uy tín

Đối với Google Workspace G Suite, bạn không mua sản phẩm, bạn mua giải pháp. Được xây dựng trên nền tảng Cloud của Google, hệ thống và tính năng của bộ ứng dụng thường xuyên được nâng cấp và cập nhật tự động trong khi người dùng vẫn làm việc bình thường, đảm bảo thời gian hoạt động đến 99,99%. Dữ liệu được bảo đảm an toàn với cơ chế bảo mật và an ninh đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất cho một hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE16/ISAE 3402 Type II, SAS 70). Chức năng quản trị vừa đơn giản, thân thiện, vừa đa dạng, nhiều chiều giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực dành cho quản trị..

Linh hoạt, đáp ứng tốt nhu cầu làm việc từ xa

Việc truy cập sử dụng các ứng dụng Google Workspace để thực hiện các công việc nội bộ vô cùng dễ dàng từ bất kỳ nơi nào, trên bất kỳ thiết bị nào và vào bất kỳ lúc nào. Nhờ đó giúp doanh nghiệp chuyển đổi phương thức làm việc từ truyền thống sang hướng hiện đại hơn, đặc biệt dịch vụ Google Workspace giúp doanh nghiệp vẫn duy trì hiệu suất làm việc khi có các tình huống bất khả kháng phát sinh như thiên tai, dịch bệnh. Xem thêm Cẩm nang làm việc từ xa với Google Workspace

Nếu cân nhắc giữa sản phẩm của Google và các nhà cung cấp khác, bạn có thể tham khảo thêm phần so sánh Google Workspace G Suite tại đây:

So sánh Google Workspace và các giải pháp email hosting giá rẻ

So sánh Google Workspace với Office 365

So sánh Google Workspace và Gmail miễn phí

Một số ứng dụng nổi bật của dịch vụ Google Workspace

Một số ứng dụng nổi bật của G Suite — *Một số ứng dụng nổi bật của Google Workspace*

Drive – Quản lý, chia sẻ và bảo mật dữ liệu

Drive cho phép bạn lưu trữ, truy cập và chia sẻ tài liệu (với khả năng hạn chế quyền truy cập) – tất cả tại một giao diện duy nhất. Với Google Drive, bạn có thể dễ dàng làm việc với tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào (Laptop, điện thoại, máy tính bảng, chromebook,…) mà không còn lo sợ các file văn bản, hình ảnh, video bị lưu cố định tại một máy tính nào đó. Là một ứng dụng được tích hợp trong Workspace, Drive có thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp cả về:

Dung lượng: Mỗi tài khoản Workspace G Suite có ít nhất 30GB dung lượng – gấp đôi so với dung lượng tài khoản gmail miễn phí. Nếu 30GB là không đủ, doanh nghiệp vẫn có nhiều lựa chọn khác – mua thêm dung lượng Drive (chỉ mua cho những tài khoản nào cần thay vì mua cho toàn bộ người dùng). Hoặc nâng cấp lên những phiên bản cao hơn như Business hay Enterprise – dung lượng của phiên bản này không bị giới hạn (nếu mua từ 5 tài khoản trở lên. Với số lượng dưới 5, người dùng sẽ có 1TB/tài khoản). Điều này sẽ đặc biệt có ích với những đơn vị thường xuyên gặp rắc rối về quota (giới hạn) dung lượng hay những đơn vị phải làm việc với file có kích thước lớn.

Bảo mật: Một trong những tính năng hữu ích nhất của công cụ lưu trữ này chính là quản lý được quyền sở hữu và quyền truy cập đối với các dữ liệu, tài liệu trong công ty. Ví dụ, trong My Drive: người dùng có thể hạn chế quyền chỉnh sửa, xem, bình luận, in, tải xuống hay mời người khác truy cập khi chưa có sự đồng ý của file owner (người chủ sở hữu của tài liệu). Đặc biệt, với Team Drives, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về khả năng quản lý tài liệu, cũng như xóa bỏ nỗi lo lấy lại dữ liệu mỗi khi có nhân viên nghỉ việc. Team Drives và một không gian chung, cho phép cả team lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tài liệu. Khác với Google My Drive, một khi tài liệu được di chuyển vào Team Drives, chúng sẽ thuộc quyền sở hữu của cả team & doanh nghiệp chứ không còn bị giới hạn bởi cá nhân nữa. Bên cạnh đó, TeamDrive cũng cấp quyền sở hữu, chia sẻ và khôi phục dữ liệu cùng với thời gian lưu trữ lâu hơn cho những file đã bị xóa.

*Quản lý chia sẻ dữ liệu với Google Drive*

Chi tiết xem tại: Sự khác nhau giữa Team Drive và Google My Drive

Calendar – Google Chat – Google Meet: Thúc đẩy tinh thần cộng tác, teamwork trong doanh nghiệp

Google Calendar: Ứng dụng lịch của Google giúp bạn quản lý thời gian và lên lịch cho các cuộc họp quan trọng với khách hàng, đối tác. Một trong những điều tuyệt vời của Google Calendar chính là khả năng tạo ra nhiều loại lịch khác nhau mà tất cả mọi người trong doanh nghiệp (hoặc một nhóm nhỏ) có thể cùng truy cập. Ví dụ, bạn có thể muốn xây dựng một hệ thống lịch về các sự kiện, kì nghỉ và các cuộc họp thường kì dành riêng cho team mình. Lợi ích của nó so với phiên bản miễn phí nằm ở việc tất cả mọi người trong cùng một công ty có thể truy cập và check chéo lịch của đồng nghiệp (nếu được cho phép), từ đó mọi việc sẽ được tiến hành dễ dàng hơn.

Google Chat & Meet: Đây là hai ứng dụng giúp team dễ dàng cộng tác và trao đổi thông tin với nhau, hoặc giữa mọi người trong công ty với đối tác, khách hàng ở bên ngoài. Với Meet, mỗi nhân viên có thể tự tổ chức các cuộc họp trực tuyến (online, face-to-face meeting) và tham gia cuộc họp ngay trên điện thoại/laptop/tablet thay vì phải mất thời gian, chi phí di chuyển, gọi điện thoại thông thường. Nếu đã sử dụng Slack, có lẽ bạn cũng sẽ thấy Google Chat mang đến sự tiện ích tương tự, và đặc biệt phù hợp đối với các team phải làm việc theo dự án. Chưa kể nó còn được tích hợp với tất cả các ứng dụng khác trong dịch vụ Google Workspace (như Gmail, Drive,…)

Docs, Sheets, Slides: Cùng làm việc trong thời gian thực

“Real-time collaboration” là cụm từ mà Google sử dụng để nói về lợi ích mà bộ công cụ soạn thảo văn bản này mang lại. Có tính năng tương tự như Word, Excel, PowerPoint của Microsoft, nhưng các sản phẩm của Google lại mang ưu thế vượt trội bởi khả năng cho phép tất cả mọi người cùng lên mạng và làm việc “trong thời gian thực” – tức là nhiều người dùng có thể chỉnh sửa trên cùng một văn bản, tại cùng một thời điểm, từ bất kì nơi đâu. Dữ liệu sẽ tự động được lưu lại với các version history (lịch sử chỉnh sửa). Với tính năng này, các nhân viên của bạn sẽ không phải xếp hàng chờ đợi người này chỉnh sửa > lưu > gửi qua email > người khác tải về máy tính > sửa > lưu > lại gửi qua email chờ duyệt,…. Nếu chưa một lần làm việc chung trên Docs hay Sheets, có lẽ bạn đã bỏ lỡ một tính năng hữu ích mà ngày đến Microsoft cũng phải học hỏi và phát triển cho các phần mềm của hãng.

Đừng lo vì sự khác biệt trong công cụ mà bạn sử dụng so với khách hàng, đối tác của mình. Bởi bạn có thể tải các file lên và chỉnh sửa ngay lập tức, dù đó là Microsoft Word, Excel hay PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods) Từ tháng 2/2018, bạn thậm chí còn có thể cộng tác và bình luận trực tiếp vào các file Microsoft Office mà không cần phải chuyển định dạng hay làm gì phức tạp.

Admin Console: Quản lý người dùng trong doanh nghiệp

Admin Console trong Workspace cho phép chủ doanh nghiệp và admin có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hệ thống từ một bảng điều khiển tập trung. Gần đây Google đã tu sửa và bổ sung khá nhiều tính năng so với phiên bản Google Apps trước đó nhằm đáp ứng được nhu cầu kiếm soát của doanh nghiệp.

*Giao diện admin console trong Workspace Google*

Từ Admin console, admin có thể làm mọi thứ từ việc thêm người dùng và các nhóm người dùng, quản lý các thiết bị, thêm các tên miền phụ khác cho Gmail,…. Hầu hết (nếu không muốn nói là tất cả) các ứng dụng trong Workspace Google phải được admin cho phép rồi mới được sử dụng.

Sau khi đăng ký dịch vụ Google Workspace thành công, admin của doanh nghiệp sẽ nhận bàn giao và nắm toàn bộ quyền quản trị đối với hệ thống mà không phải phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp hay đối tác của Google. Ngoài ra bạn nên tìm các đơn vị cung cấp Google Workspace tại Việt Nam uy tín. Tại đây, admin có thể tiếp tục thiết lập các cài đặt bảo mật theo chính sách của công ty và phân quyền quản lý cho người dùng nếu cần.

Google Vault – Backup & e-Discovery

Không có cái gì gọi là quá nhiều “backup” hay bản lưu trữ dự phòng. Vault cho phép admin quản lý, giữ lại, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu của doanh nghiệp. Đó có thể là email, nội dung file lưu trong Drive hay các đoạn chat (có lưu lại lịch sử). Về cơ bản, bạn có thể lưu lại (archive) tất cả dữ liệu và thiết lập các chính sách lưu giữ (retention policy) để phục vụ các yêu cầu điều tra pháp lý nếu cần thiết.

Có thể bạn sẽ quan tâm: Google Vault là gì?

Với những ứng dụng và lợi ích nổi bật trên mà Google Workspace mang lại đã nhanh chóng thu hút được hơn 5 triệu doanh nghiệp trên toàn cầu, kể cả các tập đoàn nổi tiếng như Salesforces, Airbus, Nielsel hay Colgate – Palmolive. Workspace không rẻ (so với các giải pháp email hosting trong nước) nhưng hoàn toàn phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp so với lợi ích mà nó mang lại. Nếu vẫn còn cân nhắc, có lẽ bạn nên đăng kí dùng thử Google Workspace để có thể trải nghiệm chính xác nhất về các dụng được Google xây dựng và phát triển riêng cho các doanh nghiệp này.

Nếu bạn muốn trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng nổi bật từ Google, liên hệ Gimasys để được hỗ trợ thêm thông tin sau: