Làm thế nào để gỡ hoặc chuyển tên domain trong Google Workspace?

Quá trình tạo mail domain của doanh nghiệp, tổ chức đã trải qua những so sánh, lựa chọn để có domain thích hợp nhất cho việc dùng mail domain Google Workspace. Thực tế vẫn sẽ có lúc tên domain đã chọn chưa phù hợp và bạn sẽ cần gỡ bỏ đi hoặc chuyển tên domain trong Google Workspace. Điều này sẽ hỗ trợ linh hoạt hơn cho bạn để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng mail domain trong Google Workspace hơn.

Lý do gỡ bỏ hoặc chuyển tên domain trong Google Workspace?

Tưởng tượng tên miền như một địa chỉ email. Khi bạn muốn gửi email cho ai đó, bạn cần biết địa chỉ email của họ. Tương tự, khi người dùng muốn truy cập vào website của bạn, họ cần biết tên miền của bạn. Việc sở hữu một tên miền riêng giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Bạn có thể đăng ký tên miền bất kỳ lúc nào, ngay cả khi chưa có ý định xây dựng website.

Quyết định gỡ bỏ tên miền khỏi Google Workspace là một bước đi có sự cân đo nhất định hoặc có những kế hoạch thay đổi khác cho công cụ làm việc trong công ty.  Có nhiều lý do khác nhau khiến các tổ chức hoặc cá nhân quyết định gỡ bỏ hoặc chuyển tên miền trong Google Workspace. Dưới đây là một số lý do phổ biến nhất:

Thay đổi chiến lược kinh doanh

• Đổi thương hiệu

Khi một công ty thay đổi tên hoặc hình ảnh thương hiệu, họ thường cần thay đổi tên miền để phù hợp. Cụ thể hơn, khi một doanh nghiệp muốn xây dựng một hình ảnh mới, chuyên nghiệp hơn hoặc hướng đến một đối tượng khách hàng khác, việc đổi tên miền là điều cần thiết để đồng bộ với thương hiệu mới. Tiếp theo, việc đổi thương hiệu, hình ảnh thì các doanh nghiệp cũng muốn khách tránh nhầm lẫn nếu tên miền cũ quá dài, khó nhớ hoặc gây hiểu nhầm, việc đổi tên miền sẽ giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và nhớ đến thương hiệu mới.

• Thay đổi sản phẩm/dịch vụ

Nếu một công ty tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh mới, họ có thể muốn sử dụng một tên miền phản ánh chính xác hơn hoạt động của mình. Khi doanh nghiệp quyết định tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoàn toàn khác biệt so với sản phẩm/dịch vụ cũ, việc đổi tên miền sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sự thay đổi này. Sâu xa hơn, doanh nghiệp sẽ muốn tránh xung đột thương hiệu của họ, nếu doanh nghiệp muốn ra mắt một sản phẩm mới cạnh tranh trực tiếp với các sản phẩm hiện có, việc đổi tên miền sẽ giúp tránh nhầm lẫn với các sản phẩm cũ.

Vấn đề kỹ thuật

• Vấn đề bảo mật

Nếu tên miền bị tấn công hoặc có dấu hiệu bị xâm nhập, việc chuyển sang một tên miền mới là cần thiết để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng sẽ cần ngăn chặn sự lây lan của mã độc khi một tên miền bị tấn công, hacker có thể cài đặt mã độc vào hệ thống, gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng như đánh cắp dữ liệu, gửi thư rác, hoặc thậm chí làm tê liệt hệ thống. Việc chuyển sang một tên miền mới giúp cách ly hệ thống bị nhiễm và ngăn chặn sự lây lan của mã độc.

Các lý do khác

• Kết thúc dự án

Khi một dự án kết thúc, tên miền liên quan đến dự án đó có thể bị gỡ bỏ. Khi dự án kết thúc, việc duy trì tên miền sẽ gây ra chi phí không cần thiết. Việc gỡ bỏ tên miền cũ sẽ tạo ra không gian để đăng ký các tên miền mới cho các dự án khác.Các trường hợp điển hình bao gồm:

• Dự án tạm thời: Các dự án có thời hạn ngắn, như các sự kiện, chiến dịch quảng cáo, thường sử dụng tên miền riêng. Khi sự kiện kết thúc, tên miền cũng được gỡ bỏ.
• Dự án thử nghiệm: Các dự án thử nghiệm được tạo ra để đánh giá một ý tưởng mới. Nếu dự án không thành công, tên miền sẽ bị loại bỏ.

• Quy hoạch lại hệ thống

Để tối ưu hóa hệ thống IT, các tổ chức có thể quyết định sắp xếp lại các tên miền và dịch vụ. Việc sắp xếp lại các tên miền giúp đơn giản hóa quản lý hệ thống, giảm thiểu lỗi và tăng hiệu suất làm việc. Các hoạt động trong quá trình quy hoạch lại:

• • Đánh giá hệ thống hiện tại: Xác định các tên miền đang sử dụng, mục đích sử dụng của từng tên miền và các mối quan hệ giữa các tên miền.

• Lập kế hoạch mới: Xây dựng một kế hoạch mới cho cấu trúc tên miền, bao gồm việc gộp, tách hoặc chuyển đổi các tên miền.

• Thực hiện thay đổi: Thực hiện các thay đổi theo kế hoạch, bao gồm việc cập nhật các bản ghi DNS, chuyển đổi email và các dịch vụ khác.

Lưu ý: Việc gỡ bỏ hoặc chuyển tên miền có thể ảnh hưởng đến việc gửi và nhận email, truy cập website và các dịch vụ khác liên quan đến tên miền đó. Vì vậy, cần lên kế hoạch kỹ lưỡng và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và không gây gián đoạn cho hoạt động của tổ chức.

Làm thế nào để gỡ bỏ hoặc chuyển tên domain trong Google Workspace?

Để bắt đầu, bạn hãy đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị Google Workspace tại địa chỉ admin.google.com bằng tài khoản quản trị viên.

Bước 1: Đăng nhập vào admin.google.com bằng email quản trị. Sau khi đăng nhập thành công, bạn truy cập theo Tài khoản >>> Miền >>> Quản lý miền. Tại đây bạn sẽ thấy domain chính của bạn đã được thêm vào trước đó và hiện tại domain này không được phép Xoá.

Bước 2: Tại đây bạn sẽ chọn mục Thêm miền để thêm miền phụ vào tài khoản Google Workspace.

Khi chọn mục Thêm miền bạn sẽ thấy được một cửa sổ như hình ảnh bên dưới và bạn sẽ chọn mục Miền phụ. Tại đây bạn sẽ nhập tên miền phụ bạn mong muốn thêm vào tài khoản Google Workspace (có thể nhập subdomain bất ký theo tên miền chính nếu bạn không có tên miền nào khác).

Bước 3: Sau khi thêm tên miền phụ và thực hiện xác minh hoàn tất, bạn quay lại trang Quản lý miền thì sẽ thấy được thông tin như ảnh đính kèm và việc thêm tên miền phụ đã hoàn tất.

Sau khi thêm tên miền phụ và xác minh hoàn tất thì bước tiếp theo sẽ là thay đổi cho tên miền phụ này làm tên miền chính bằng cách chọn chức năng Thay đổi miền chính và sẽ có thông báo như ảnh bên dưới và tại thông báo này bạn sẽ chọn TIẾP TỤC.

Bạn sẽ được chuyển sang trang để nhập tên miền chính mới và bạn sẽ nhập tên miền trước đó bạn thêm vào làm tên miền phụ vào mục Chọn tên miền chính mới của bạn. Tiếp theo bạn chọn THAY ĐỔI TÊN MIỀN CHÍNH.

Việc thay đổi tên miền chính đã xong và bước tiếp theo, Google Workspace sẽ thực hiện xoá tên miền chính (hiện tại đã trở thành tên miền phụ).

Bước 4: Quay lại mục Quản lý miền sẽ thấy tên miền chính trước đó đã thành Miền phụ ở cột Loại và có thêm nút Xoá nên để xoá bạn sẽ chọn nút Xoá này.

Sau khi bạn chọn nút Xóa thì Google sẽ có cảnh báo như ảnh bên dưới và bạn sẽ cần đọc qua các thông tin này sau đó chọn XOÁ MIỀN.

Sau khi xoá tên miền xong thì ở mục Quản lý miền bạn sẽ chỉ còn thấy một tên miền phụ (đã chuyển thành miền chính)

Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết cách gỡ bỏ hoặc chuyển tên domain trong Google Workspace từ Google.

Kết luận

Quyết định gỡ bỏ hoặc chuyển đổi email domain trong Google Workspace có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Việc thay đổi địa chỉ email không chỉ đòi hỏi cập nhật thông tin liên lạc mà còn liên quan đến việc cấu hình lại các hệ thống khác, từ phần mềm quản lý khách hàng đến các ứng dụng nội bộ. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.