Google Cloud Search là gì? Chi tiết Google Workspace Cloud Search

Một trong nhiều nguyên nhân góp phần làm tăng và giảm năng suất của một người nhân viên là tìm kiếm thông tin mà họ cần để thực hiện công việc của họ mỗi ngày. Việc tìm kiếm mất quá nhiều thời gian và theo thống kê trên thực tế, trong nhiều năm, người lao động dành tới 20% thời gian trong tuần làm việc của họ để tìm kiếm tài liệu và các thông tin quan trọng khác. Thêm vào đó là tình trạng lạc mất bộ nhớ xảy ra khi người lao động rời tổ chức hoặc nghỉ hưu, mang theo thông tin, dữ liệu nhiều năm tích lũy của doanh nghiệp. Và giải pháp mang đến hiệu quả thật sự cho doanh nghiệp là khi Google Cloud Search xuất hiện.

Giới thiệu về Google Cloud Search

Google Cloud Search là một công cụ tìm kiếm nổi tiếng dẫn đầu thị trường được nhiều chuyên gia kinh doanh và tổ chức trong các ngành khác nhau sử dụng. Nó được sử dụng để dễ dàng tìm kiếm nội dung và dữ liệu trong các sản phẩm Google Workspace, chẳng hạn như Calendar, Docs, Sheets, Slides, Google Drive, Gmail và các sản phẩm khác của Google.

Sử dụng khả năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google, người dùng có thể nhập các truy vấn của họ ngay lập tức, tìm kiếm nội dung và câu trả lời họ đang tìm kiếm cũng như xem các đề xuất tìm kiếm. Bất kể chủ đề tìm kiếm của họ là gì, có thể là hồ sơ danh bạ doanh nghiệp cụ thể, địa chỉ liên hệ, sự kiện, tài liệu và email, họ sẽ có thể nhanh chóng tìm và truy cập vào những chủ đề mà họ đang tìm kiếm. Hơn nữa, hệ thống đi kèm với một ứng dụng di động giúp tìm kiếm thông tin và nội dung dễ dàng hơn ở bất cứ nơi nào người dùng hiện đang ở, văn phòng, tại chỗ hoặc tại nhà.

Cách Cloud Search vận hành

Cloud Search được thiết kế để giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng thêm các khả năng tìm kiếm mạnh mẽ vào doanh nghiệp của mình.

• Đối với mỗi nguồn nội dung, bạn triển khai một kết nối liên kết đến Cloud Search Indexing API. Google đã cung cấp các API và connectors sẵn sàng sử dụng cho hơn 60 nguồn doanh nghiệp phổ biến, bao gồm Salesforce, SAP, ServiceNow và Microsoft Sharepoint. Bộ công cụ dành cho nhà phát triển phần mềm (SDK) giúp bạn (hoặc các Đối tác Google Cloud Premier như Ancoris) dễ dàng phát triển nhanh chóng các connectors tùy chỉnh mạnh mẽ cho bất kỳ nguồn nào khác, bao gồm cả các hệ thống nội bộ độc quyền.
• Sử dụng dữ liệu được cung cấp thông qua Indexing API, Cloud Search nhanh chóng tạo index cho tất cả nội dung của bạn. Ví dụ, tập đoàn Whirlpool đã có thể xây dựng một index gồm 12 triệu tài liệu – sử dụng 21 connectors khác nhau – chỉ trong một tuần. Index được cập nhật liên tục theo thời gian thực để phản ánh những thay đổi mới nhất đối với nội dung của bạn hoặc đối với quyền bảo mật trong hệ thống nguồn.
• Người dùng truy cập index và tìm kiếm nội dung bằng các tiện ích tìm kiếm có thể nhúng được tích hợp vào hệ thống kinh doanh hiện tại của bạn. Điều đó cung cấp trải nghiệm tìm kiếm giống như Google từ bên trong các ứng dụng mà nhân viên đang sử dụng.

Lợi ích từ Google Cloud Search

Các lợi ích chính của Google Cloud Search là khả năng tìm kiếm mạnh mẽ ở mọi nơi trong toàn bộ GG Workspace, hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ thông thường, bộ lọc tùy chỉnh để tìm kiếm được cá nhân hóa hơn và tìm kiếm chính xác hơn bằng cách sử dụng toán tử.

Khả năng tìm kiếm thông qua các dịch vụ của Google Workspace

Google Cloud Search được thiết kế để hoạt động như một công cụ tìm kiếm chính được sử dụng trong các dịch vụ và sản phẩm của Google Workspace. Bằng cách này, việc tìm kiếm nội dung hoặc thông tin cụ thể trong Google Workspace trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Nó có thể được sử dụng để tìm kiếm ngay lập tức các tài liệu được chia sẻ bao gồm đề cập, phản hồi và nhận xét. Người dùng cũng có thể sử dụng Google Cloud Search để dễ dàng tra cứu email công việc hoặc cá nhân, lịch biểu, thông tin về người dùng,…

Hỗ trợ truy vấn bằng các từ phổ biến

Google Cloud Search hỗ trợ người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và nội dung bằng cách sử dụng các ngôn ngữ phổ biến và đơn giản. Điều này có nghĩa là người dùng có thể nhập mọi từ trong các truy vấn tìm kiếm của họ. Ví dụ: việc tìm ra tên đồng nghiệp của họ có thể đơn giản như nhập “Đồng nghiệp của tôi là ai?” Các mẫu hỗ trợ ngôn ngữ đơn giản khác trong truy vấn là “email được gửi hôm qua”, “lên lịch vào ngày mai”, “tài liệu về việc bán hàng của tôi” và “tài liệu cần tôi chú ý”.

Tùy chỉnh tìm kiếm thông qua bộ lọc

Ngoài ra, công cụ tìm kiếm cũng tìm kiếm các truy vấn được tùy chỉnh để chính xác thông tin hoặc nội dung đang tìm kiếm được tìm thấy nhanh hơn. Một cách để tùy chỉnh các truy vấn tìm kiếm là sử dụng các bộ lọc. Bộ lọc tìm kiếm cho phép người dùng xác định dịch vụ hoặc sản phẩm Google Workspace mà nội dung đã tồn tại, thời gian được tạo, ai đã tạo hoặc loại định dạng tệp được lưu.

Nhận nội dung chính xác bằng cách áp dụng Search Operators

Một cách khác để tùy chỉnh các truy vấn tìm kiếm để có cơ hội nhận được nội dung chính xác cao hơn là thông qua việc sử dụng các toán tử tìm kiếm, đó là một dấu chấm câu, một từ duy nhất hoặc kết hợp cả hai. Nó được sử dụng để tinh chỉnh các truy vấn tìm kiếm nhằm giới hạn phạm vi, loại hoặc vùng thông tin hoặc nội dung sẽ được trả về.

Ví dụ: người dùng có thể trích dẫn một từ hoặc cụm từ (ví dụ: “phân tích thị trường”) để công cụ sẽ chỉ tìm kiếm nội dung có chứa chính xác từ hoặc cụm từ được trích dẫn. Nếu muốn tìm kiếm nội dung từ một sản phẩm Google Workspace cụ thể, họ có thể sử dụng source: operator.

Vì vậy, nếu họ đang tìm kiếm tài liệu đào tạo từ Gmail, một cách để làm điều đó là nhập “nguồn đào tạo: mail”. Họ cũng có thể lọc nội dung bằng cách xác định người đã nhận hoặc gửi nội dung đó bằng operator from: hoặc to:. Trong trường hợp họ muốn tìm kiếm nội dung dựa trên ngày tháng, Cloud Search cung cấp operator before: và after:. Thông qua các operator này, Google Cloud Search sẽ trả về tất cả nội dung được tạo hoặc chỉnh sửa trước hoặc sau một ngày cụ thể.

Đề xuất Truy vấn tìm kiếm

Với Google Cloud Search, truy vấn tìm kiếm có thể được hoàn thành tự động mà không cần phải nhập từng chữ cái hoặc từ của toàn bộ truy vấn tìm kiếm. Điều này là do nó có tính năng ngay lập tức tạo ra các đề xuất khi người dùng nhập vào một truy vấn tìm kiếm. Họ chỉ cần nhấp vào mũi tên xuống và sau đó họ sẽ có thể xem danh sách các đề xuất truy vấn tìm kiếm mà họ có thể chọn.

Xem Tổng quan và Chi tiết kết quả tìm kiếm

Khi công cụ tìm kiếm trả về kết quả tìm kiếm, nó cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả nội dung mà nó đã tìm kiếm. Ví dụ: người dùng sẽ có thể nhìn thấy một biểu tượng đại diện cho loại nội dung, chẳng hạn như đó là email, tài liệu PDF hoặc bản trình bày. Ngoài ra, nó cung cấp một tiêu đề nội dung và bên dưới tiêu đề là một mô tả ngắn về nội dung. Các chi tiết khác bao gồm cài đặt quyền riêng tư như những người được phép xem nội dung, ngày nội dung được tạo, chỉnh sửa hoặc đăng và người đã tạo hoặc gửi nội dung.

Tìm và liên hệ ngay với mọi người

Google Cloud Search giúp bạn dễ dàng tìm kiếm địa chỉ liên hệ. Người dùng có thể nhập tên của người đó vào hộp tìm kiếm hoặc nhập truy vấn tìm kiếm để có thể tìm kiếm thông tin liên hệ cụ thể liên quan đến người đó. Thậm chí, có thể xác định người giám sát hoặc trưởng nhóm nào mà người đó được phân công.

Điều tuyệt vời là công cụ tìm kiếm cho phép họ liên hệ ngay với người đó từ chính công cụ. Tính năng này có thể được truy cập từ thẻ hồ sơ của người đó. Ở đầu thẻ hồ sơ, họ có thể thấy các biểu tượng mà họ có thể nhấp để bắt đầu phiên Chat với đồng nghiệp của mình hoặc gửi email cho anh ấy hoặc cô ấy.

Thẻ thu thập thứ bạn chưa hoàn thành

Giải pháp tìm kiếm cung cấp các thẻ hỗ trợ giúp người dùng theo dõi các tệp gần đây mà họ đang làm việc, quản lý lịch biểu của họ để luôn cập nhật, kết nối và làm việc hiệu quả. Một trong những thẻ hỗ trợ này được gọi là Thẻ thu thập thứ bạn chưa hoàn thành. Loại thẻ này cho phép người dùng dễ dàng truy cập các tệp mà họ đã bắt đầu làm việc nhưng vẫn đang chờ xử lý. Nói cách khác, nó hỗ trợ họ xác định các tệp mà họ đã bỏ đi, truy xuất các tệp đó và tiếp tục công việc liên quan đến các tệp đó.

Giải pháp tạo ra nhiều thẻ có chức năng này và chúng có thể được truy cập trên trang chủ của công cụ tìm kiếm. Ngoài ra, khi đồng nghiệp của họ thêm thông tin và nhận xét vào tệp, họ sẽ nhận biết được điều đó. Trong trường hợp người dùng cần làm việc trên các tệp khác, thẻ sẽ tự động được cập nhật, cho phép họ truy cập thông tin cập nhật bất cứ khi nào họ quay lại các tệp còn chờ họ xử lý.

Theo dõi lịch biểu bằng thẻ họp

Một loại thẻ hỗ trợ khác mà người dùng có thể thấy rất hữu ích là thẻ cuộc họp. Thẻ cuộc họp cho phép người dùng theo dõi lịch họp của mình, cho dù cuộc họp được lên lịch cho ngày hiện tại hay ngày trong tương lai. Tương tự như vậy, các thẻ cuộc họp được sắp xếp trong trang chủ. Từ các thẻ này, họ cũng có thể xem các khung thời gian hoặc cuộc hẹn đang mở cũng như truy cập vào bất kỳ tệp đính kèm nào liên quan đến các cuộc họp đã lên lịch.

Ngoài ra, thẻ cuộc họp không chỉ cung cấp cho họ thông tin về lịch họp mà còn cho phép họ thực hiện một số hành động như khả năng gửi email cho người tham dự, tham gia cuộc gọi video, xác nhận xem họ có thể tham gia cuộc họp hay không, và thậm chí chỉnh sửa lịch trình trực tiếp trên Google Calendar.

Cloud Search trong Google Workspace

Hiện tại, Google Cloud Search được cung cấp như một phần tính năng trong bộ công cụ năng suất Google WorkspaceF, thông qua các gói Business Standard, Business Plus và Enterprise. Tuy nhiên, ở các bản Business Standard và Business Plus người dùng chỉ có thể thực hiện chức năng tìm kiếm trong Google Workspace đối với các dạng dữ liệu bên thứ nhất, tức là dữ liệu của bạn, do bạn sở hữu. Để có thể tìm kiếm thêm trên dữ liệu bên thứ ba, tức dữ liệu được thu thập và tạo ra từ các nền tảng khác, người dùng cần nâng cấp lên gói Google Workspace Enterprise.

Khả năng của Cloud Search trong Google Workspace

Xét về mặt tìm kiếm, Cloud Search trong Google Workspace thể hiện sự vượt trội khi sở hữu những khả năng được xây dựng và phát triển cho việc tìm kiếm đa năng. Người dùng giờ đâu có thể:

• Tìm kiếm nội dung từ bất kỳ nguồn dữ liệu hoặc ứng dụng nào ở bất kỳ vị trí nào. Có thể hoạt động trong môi trường on-premise hoặc trên đám mây và bao gồm các ứng dụng SaaS doanh nghiệp và hệ thống nội bộ cũng như Google Workspace.
• Tìm kiếm từ bên trong các ứng dụng bạn đang sử dụng, vì vậy bạn không phải chuyển đổi ứng dụng để tìm kiếm nội dung.
• Tìm tất cả nội dung có liên quan mà công ty nắm giữ – nhưng chỉ khi bạn đã được phép truy cập. Kết quả của Cloud Search tuân thủ tính bảo mật và quyền của từng hệ thống nguồn. Nếu quyền được thay đổi trong hệ thống nguồn, nó sẽ nhanh chóng được phản ánh trong kết quả Cloud Search.
• Tìm kiếm bằng cách đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, giống như cách họ làm với Google Web Search.
• Xem các kết quả phù hợp nhất trước tiên, với thứ hạng được thúc đẩy cả khi người dùng là ai và ứng dụng họ đang làm việc khi họ thực hiện tìm kiếm.

Các tính năng nổi bật của Cloud Search trong Google Workspace

Với Cloud Search, người dùng giờ đây có thể tối ưu hóa công việc của mình với những tính năng nổi bật giúp việc tìm kiếm trong bộ công cụ Workspace trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Google Cloud Services chú ý các quy tắc chia sẻ tệp

Việc tìm kiếm các tệp mà người dùng không có quyền truy cập là một việc lãng phí thời gian. Google Cloud Services nhận ra các quy tắc chia sẻ tệp nên các tìm kiếm trong doanh nghiệp chỉ trả lại các mục mà nhân viên của bạn có thể truy cập. Điều này có nghĩa là các tài liệu toàn công ty như sổ tay chính sách nhân viên, dự án nhóm và tài liệu chỉ hiển thị với nhân viên được đưa vào kết quả tìm kiếm.

Tìm kiếm theo dự đoán

Bằng cách phân tích trải nghiệm trực tuyến của nhân viên trong tài khoản Google Drive của họ, tính năng Quick Access cho Google Cloud Search giúp tăng tốc quá trình tìm kiếm bằng cách giả định nhân viên cần tài liệu gì và khi nào họ cần.

Assist Cards

Khi nhân viên mở ứng dụng Google Cloud Search trên điện thoại hoặc laptop, thẻ hỗ trợ sẽ xuất hiện. Thẻ hỗ trợ là một sản phẩm của tính năng Quick Access trong Drive của Google. Google tuyên bố rằng Quick Access giúp giảm 50% thời gian tìm kiếm trên Google Drive.

Những thẻ này thông báo cho nhân viên những thông tin liên quan giúp họ luôn cập nhật công việc của mình. Cloud Search tạo thẻ hỗ trợ bằng công nghệ machine intelligence. Chức năng thông minh này giúp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau từ kéo tệp cho cuộc họp sắp tới đến đề xuất tệp nào cần nhân viên của bạn chú ý.

Các dịch vụ của ​Google Workspace​ mà Cloud Search hỗ trợ

• Calendar
• Thư mục chung của Danh bạ (không bao gồm danh bạ cá nhân)
• Drive (bao gồm Docs, Sheets, Slides và Forms)
• Gmail
• Groups
• Keep
• Sites cũ
• Sites mới

Giới hạn sử dụng Cloud Search

• Người dùng chỉ có thể tìm kiếm nội dung trong miền của tổ chức mình. Mọi nội dung được tạo bên ngoài tổ chức và được chia sẻ với họ sẽ không hiển thị trong kết quả tìm kiếm.
• Email đã xóa và Email nháp sẽ không hiển thị trong kết quả tìm kiếm.
• Chỉ các sự kiện trên lịch chính của người dùng mới hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Cloud Search hiện không hỗ trợ lịch phụ hoặc lịch được chia sẻ với họ.
• Đối với các tài liệu lớn, người dùng chỉ có thể tìm kiếm trong vài nghìn từ đầu tiên.

Một giải pháp tìm kiếm mạnh mẽ, dễ sử dụng cho phép người dùng tìm thấy những gì họ cần và giúp họ không phải tạo lại dữ liệu có thể đã tồn tại nhưng họ không thể tìm thấy khi họ cần. Họ có thể chia sẻ dữ liệu của công ty với nhau và đảm bảo rằng dữ liệu đó vẫn còn nguyên vẹn và khả dụng khi họ rời công ty. Và còn nhiều lợi ích hơn nữa với các tính năng từ Google Cloud Search có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viên và cải thiện hiệu quả công việc.

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng Google Workspace và sử dụng các tính năng từ Cloud Search:

Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 417 099

Email: gsuite@gimasys.com

Đăng ký dùng thử: Tại đây