Quản lí công việc và lịch trình cá nhân tốt hơn với Google Calendar

Có gì mới?: Dù bạn đang trong kì nghỉ phép hay chỉ đơn giản là ở ngoài giờ hành chính, Google Calendar có thể giúp bảo vệ thời gian biểu của bạn. Google đã giới thiệu một số tính năng mới khi bạn ở ngoài văn phòng và giờ làm việc để cải thiện hơn nữa không gian số của bạn.

“Out of Office” – Chỉ ra thời gian bạn đang nghỉ lễ hoặc không trong thời gian làm việc

Khi tạo một sự kiện trên web, chỉ cần chọn mục “Out of Office” (Không ở văn phòng). Mục Out of Office sẽ có giao diện khác trên lịch Calendar, giúp mọi người nhận biết được khi nào bạn không trong thời gian làm việc.

Google Calendar sẽ tự động từ chối các cuộc họp diễn ra trong khoảng thời gian này. Bạn có thể tùy chỉnh các thông báo từ chối tham gia cuộc họp cũng như khả năng hiển thị tiêu đề dành cho mục Out of Office.

Khi tạo một lịch trên Calendar, bạn sẽ thấy có 4 mục có sẵn, bao gồm: Event (Sự kiện) – Reminder (Lời nhắc nhở) – Out of Office (Vắng mặt) – Appointment slot (Cuộc hẹn). Trong thời gian tới, Google Calendar sẽ cố gắng định dạng một cách thông minh (dựa trên tiêu đề được nhập) để dự đoán xem khi nào bạn đang tạo mục Out of Office và tự động thay đổi sang loại lịch tương ứng.

Giới hạn giờ làm việc của bạn

Bằng cách thiết lập giờ làm việc, bạn có thể giữ lịch trình cá nhân tách biệt với lịch trình làm việc. Khi đồng nghiệp cố gắng tạo lịch họp trong lúc bạn đang ở ngoài văn phòng, họ sẽ được thông báo rằng bạn không thể tham gia vào cuộc họp.

Trước đây, bạn đã có thể cài đặt giờ làm việc của mình thành một khoảng thời gian nhất định cho tất cả các ngày trong tuần. Với tính năng mới ra mắt này, bạn có thể tùy chỉnh giờ làm việc của mình cho từng ngày riêng biệt.

Dựa trên múi giờ của bạn và thói quen đặt lịch trước đây, Google Calendar hiện có thể suy ra giờ làm việc của bạn. Bạn có thể thấy lời nhắc yêu cầu bạn đặt thời gian làm việc và bạn có thể tùy chỉnh thêm giờ làm việc nếu cần.

Google Calendar sẽ gửi thông báo tới bạn khi mọi người từ chối tham gia một sự kiện

Thời gian làm việc của bạn tại công ty rất quan trọng — Google muốn giúp bạn quản lý thời gian đó một cách hiệu quả với Calendar. Ngoài việc lên lịch và tham gia các cuộc họp, điều quan trọng là bạn cần biết khi nào nên hủy hoặc tổ chức lại các cuộc họp nếu có ít người tham dự. Đó là lý do khiến Google đã giới thiệu tính năng giúp bạn biết cuộc họp nào không có ai tham dự và giúp bạn đưa ra phương án giải quyết.

Trước đây, bạn sẽ phải xem nội dung chi tiết của sự kiện hoặc xem hộp thư đến của bạn để biết mọi người phản hồi một sự kiện như thế nào (tham gia/không tham gia/phân vân). Giờ đây, bạn không cần thiết phải làm các thao tác rắc rối đó mà vẫn có thể biết được khi mọi người từ chối cuộc họp. Google sẽ hiển thị thông báo về sự kiện, gắn cờ để cảnh báo bạn rằng tất cả các khách mời tham dự đã từ chối.

Sau khi nhấp vào một trong các sự kiện trong Calendar, bạn có thể thực hiện một trong các hoạt động sau:

• Cancell the meeting – Huỷ cuộc họp: Nếu bạn là người trong nhóm tổ chức sự kiện (organizers), bạn có thể xóa sự kiện nếu không có ai tham dự. Tất cả khách mời cũng sẽ được thông báo và có thể xóa sự kiện khỏi lịch cá nhân của họ.
• Reschedule the meeting – Sắp xếp khung thời gian mới cho cuộc họp: Bạn có thể tổ chức lại sự kiện, bằng cách thủ công hoặc với “Find a time” (Tìm thời gian mới). Những người khách được mời (hoặc organizers thuộc cùng một domain, nhưng không có tính năng “Find a time”) có thể gửi email cho các khách mời khác để gợi ý việc tổ chức vào một thời gian khác.
• Dismiss an event – Loại bỏ một sự kiện: Cho đến khi sự kiện được chuyển sang một thời điểm mới, người dùng có thể bỏ qua việc xem các cảnh báo được của cuộc họp.

Google hy vọng rằng tính năng mới này giúp bạn tận dụng tối đa thời gian quý giá của mình.

Cập nhật: Gimasys