Quản lý công việc với AppSheet

AppSheet đã trở thành một trong những nền tảng phổ biến nhất trong những năm gần đây giúp xây dựng một ứng dụng. Ngày càng nhiều các nhà phát triển ứng dụng và doanh nghiệp đã sử dụng nền tảng này để tạo ra những ứng dụng tốt nhất, trong đó không thể thiếu chức năng quản lý công việc trên AppSheet. 

Lợi ích khi quản lý công việc bằng AppSheet

AppSheet được hiểu chính xác nhất là Là nền tảng phát triển ứng dụng “no-code” (không mã) thông minh hoặc có thể hiểu đây là nền tảng ứng dụng “low-code”.  Như các bài viết về chủ đề AppSheet, Gimasys đã cô đọng các lợi ích khi doanh nghiệp quản lý công việc với AppSheet có thể kể đến như: 

• Giúp tăng năng suất trong việc tạo các ứng dụng theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp, giảm lỗi chỉnh sửa code (mã) đồng thời giảm công việc tồn đọng cho các kỹ thuật viên (IT) trong công ty bạn.
• Loại bỏ gánh nặng trong việc xây dựng triển khai các ứng dụng theo cách viết code & quản trị truyền thống thay vào đó Team sẽ có nhiều thời gian tập trung trong việc khai thác sử dụng ứng dụng để nâng cao hiệu suất công việc. 
• Mang lại sự linh hoạt cho Google Workspace: AppSheet tích hợp chặt chẽ với Google Workspace, mang đến cho người dùng khả năng tùy chỉnh công việc theo nhu cầu của họ.

Ngoài ra, khi người dùng thực hiện quản lý công việc bằng AppSheet cũng mang lại những lợi ích thuận tiện như:

• Tăng hiệu suất làm việc: AppSheet cung cấp một giao diện dễ sử dụng để theo dõi và quản lý công việc. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin về công việc của họ và hoàn thành chúng một cách hiệu quả hơn.
• Tăng tính tổ chức: Ứng dụng này cho phép bạn tổ chức công việc theo cách mà bạn muốn, từ việc tạo danh sách công việc đến lên lịch và theo dõi tiến độ. Điều này giúp mọi người tổ chức công việc của họ một cách hiệu quả hơn và tránh nhầm lẫn.
• Theo dõi tiến độ: AppSheet cho phép bạn theo dõi tiến độ của công việc, từ việc tạo báo cáo đến xem biểu đồ Gantt. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình và điều chỉnh kế hoạch làm việc của mình khi cần thiết.
• Tương tác và cộng tác: AppSheet cho phép người dùng tương tác và cộng tác trực tiếp trên các công việc. Bạn có thể chia sẻ công việc, giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.

Các liệt kê ngay bên dưới đây sẽ là những thao tác quản lý công việc đơn giản và phổ biến với AppSheet.

Quản lý công việc hàng ngày với AppSheet

Chấm công, tính lương

AppSheet là một nền tảng phát triển ứng dụng di động không cần mã hóa, cho phép người dùng tạo ra các ứng dụng di động tùy chỉnh mà không cần kiến thức về lập trình. Điều này có nghĩa là người dùng có thể tạo ra các ứng dụng Chấm công và tính lương mà không cần phải viết mã.

Để phát triển tính năng Chấm công và tính lương trong AppSheet, người dùng có thể tham khảo các chú ý sau:

• Thiết kế giao diện: Sử dụng trình tạo ứng dụng trực quan của AppSheet để thiết kế giao diện cho ứng dụng của bạn. Điều này có thể bao gồm các mẫu biểu mẫu cho nhân viên nhập thời gian làm việc, ca làm việc, và các thông tin liên quan khác.
• Tạo cơ sở dữ liệu: Sử dụng công cụ tích hợp của AppSheet để tạo cơ sở dữ liệu cho các thông tin như thông tin cá nhân của nhân viên, thời gian làm việc, bảng lương, và các dữ liệu liên quan khác.
• Xây dựng tính năng Chấm công: Tạo các công cụ để nhân viên có thể chấm công vào và ra từ ứng dụng di động. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng GPS để xác định vị trí của nhân viên, hoặc sử dụng các biểu mẫu đơn giản để họ nhập thông tin vào.
• Xây dựng tính năng Tính lương: Tính toán lương dựa trên dữ liệu được nhập vào từ tính năng Chấm công và các thông tin khác như hệ số lương, số giờ làm việc, và các yếu tố khác. Bạn có thể sử dụng các công cụ tính toán trong AppSheet hoặc tích hợp với các dịch vụ tính lương khác.
• Tích hợp và kiểm thử: Kiểm tra ứng dụng của bạn để đảm bảo tính ổn định và hiệu suất. Đồng thời, tích hợp với các dịch vụ bên ngoài nếu cần thiết, chẳng hạn như tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự hoặc các hệ thống tính lương.
• Triển khai và quản lý: Sau khi hoàn thành, triển khai ứng dụng cho người dùng cuối và quản lý việc cập nhật và bảo trì theo thời gian. AppSheet cung cấp các công cụ quản lý dễ sử dụng để theo dõi hiệu suất và tương tác với người dùng.

Giao việc

Tính năng Giao việc trên AppSheet giúp bạn quản lý và phân công công việc cho các thành viên trong tổ chức của mình thông qua ứng dụng di động hoặc trình duyệt web. Dưới đây là cách tính năng này hoạt động:

• Thiết kế biểu mẫu: Sử dụng trình tạo ứng dụng trực quan của AppSheet để thiết kế biểu mẫu giao diện người dùng cho việc tạo và quản lý các công việc. Biểu mẫu này có thể bao gồm các trường như tiêu đề công việc, mô tả, người phụ trách, thời hạn hoàn thành, ưu tiên, v.v.
• Tạo cơ sở dữ liệu: Sử dụng công cụ tích hợp của AppSheet để tạo cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin về các công việc. Cơ sở dữ liệu này có thể bao gồm các bảng dữ liệu như “Công việc” với các trường tương ứng.
• Phân công công việc: Người quản lý hoặc người có quyền hạn tương tự sẽ tạo và cập nhật các bản ghi công việc trong ứng dụng. Họ có thể chọn người phụ trách, thiết lập thời hạn, xác định mức độ ưu tiên và thêm bất kỳ thông tin chi tiết nào khác liên quan đến công việc.
• Thông báo và nhắc nhở: AppSheet cung cấp tính năng thông báo và nhắc nhở để đảm bảo rằng các thành viên trong tổ chức nhận được thông tin về công việc được giao của họ và các thời hạn liên quan. Thông báo này có thể được gửi qua email, thông báo trực tiếp trong ứng dụng hoặc tin nhắn văn bản.

Theo dõi tiến độ công việc

Tính năng Theo dõi tiến độ công việc trong AppSheet cho phép bạn theo dõi và đánh giá tiến độ của các công việc trong tổ chức của mình. Dưới đây là cách tính năng này hoạt động:

• Tạo biểu mẫu công việc và cơ sở dữ liệu: Bắt đầu bằng việc thiết kế biểu mẫu và tạo cơ sở dữ liệu cho các công việc cần theo dõi tiến độ. Biểu mẫu này có thể bao gồm các trường như tiêu đề công việc, mô tả, người phụ trách, thời hạn hoàn thành, trạng thái, phần trăm hoàn thành, v.v.
• Cập nhật tiến độ: Các thành viên trong tổ chức có thể cập nhật tiến độ của công việc mà họ đang thực hiện thông qua ứng dụng di động hoặc trình duyệt web. Họ có thể đánh dấu công việc là “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc cập nhật phần trăm hoàn thành để minh bạch về trạng thái của công việc.
• Theo dõi và cập nhật: Người thực hiện công việc có thể cập nhật trạng thái công việc, ghi chú hoặc tải lên tài liệu liên quan trực tiếp từ ứng dụng. Các thay đổi này sẽ được cập nhật ngay lập tức vào cơ sở dữ liệu và có thể được xem lại bởi người quản lý hoặc các thành viên khác trong tổ chức.
• Báo cáo và phân tích: AppSheet cung cấp các công cụ để tạo và tùy chỉnh báo cáo về tình trạng và tiến độ của các công việc. Điều này giúp người quản lý hiểu rõ hơn về tình hình công việc và có thể ra quyết định dựa trên thông tin này.
• Tính toán tự động: AppSheet có thể tính toán tự động các chỉ số liên quan đến tiến độ công việc, như tổng số công việc đã hoàn thành, tổng số công việc còn đang tiến hành, phần trăm hoàn thành trung bình của tất cả các công việc, v.v.
• Hiển thị báo cáo và biểu đồ: Dựa trên dữ liệu tiến độ được cập nhật, AppSheet cho phép bạn tạo và tùy chỉnh các báo cáo và biểu đồ để hiển thị trực quan về tình trạng và tiến độ của các công việc. Điều này giúp người quản lý và các thành viên trong tổ chức dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc.

Hướng dẫn tạo ứng dụng quản lý công việc với Appsheet

Để tạo một ứng dụng quản lý công việc bằng AppSheet, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

• Bước 1: Đăng nhập và Tạo Một Ứng Dụng Mới

Truy cập trang web của AppSheet và đăng nhập vào tài khoản của bạn hoặc tạo một tài khoản mới nếu bạn chưa có.

Nhấn vào Get Started để bắt đầu đăng ký một tài khoản mới.

Chọn đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc các tài khoản khác của bạn. Tuy nhiên vì Appsheet là nền tảng của Google nên để tối ưu trải nghiệm sử dụng, bạn nên đăng nhập bằng tài khoản Google.

 

Sau đó, bạn đăng nhập và cho phép AppSheet truy cập vào tài khoản Google của bạn.

 

Sau khi đăng nhập, nhấp vào Create > App > Start with a template để bắt đầu tạo ứng dụng “Quản lý công việc trên AppSheet”.

• Bước 2: Chọn một mẫu Appsheet template có sẵn

AppSheet cung cấp nhiều mẫu sẵn có cho các ứng dụng quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý kho, quản lý khách hàng và nhiều lĩnh vực khác. Tìm mẫu quản lý công việc phù hợp với nhu cầu của bạn và chọn nó.

Ở đây chúng ta dùng Appsheet quản lý công việc, bởi vậy chúng ta cần nhập vào ô tìm kiếm từ khóa “Task Manager”.

Một loại mẫu ứng dụng được Appsheet gợi ý, chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn, nhấn Copy để tùy chỉnh ứng dụng mẫu ngay hoặc Explore để khám phá mẫu trước khi quyết định có nên sử dụng hay không. Nếu ưng ý, nhấn Copy and Customize để sử dụng.

 

Đặt tên cho ứng dụng và chọn danh mục (Category) phù hợp với ứng dụng > Nhấn Copy.

• Bước 3: Tùy chỉnh Mẫu

Mẫu sẽ được tải lên và tự động tạo một ứng dụng dựa trên mẫu đó. Nhấn vào customize your app để bắt đầu tùy chỉnh ứng dụng theo nhu cầu của bạn.

Trình chỉnh sửa ứng dụng của AppSheet bao gồm 03 phần chính và cho phép người dùng:

• Phần bên trái: Điều hướng qua các mục ứng dụng của bạn để chọn phần mà bạn muốn điều chỉnh. Nó bao gồm nhiều tính năng như kết nối và quản lý dữ liệu, tạo kiểu và trình bày dữ liệu trong ứng dụng, cài đặt tự động hóa, bảo mật,…

• Phần ở giữa: Bạn có thể tùy chỉnh ứng dụng dựa trên tính năng được chọn trong điều hướng bên trái. Ví dụ: tùy chỉnh dữ liệu trong bảng dữ liệu nguồn làm cơ sở cho ứng dụng của bạn. 

• Phần bên phải: Xem trước ứng dụng của bạn để tương tác và thực hiện các điều chỉnh trực tiếp đối với ứng dụng của bạn. Xem và khám phá bản xem trước ứng dụng.

Đối với AppSheet thì trên đây sẽ có đa dạng các mẫu Appsheet quản lý công việc có sẵn khá hoàn chỉnh rồi, nên bạn chỉ cần chỉnh sửa một chút sao cho phù hợp với yêu cầu của bạn là có thể sử dụng được.

• Bước 4: Kiểm tra & Triển khai ứng dụng

Trước khi triển khai ứng dụng quản lý công việc, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng nó hoạt động đúng và đáp ứng nhu cầu của bạn.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể triển khai ứng dụng cho thành viên trong nhóm của bạn bằng cách chia sẻ ứng dụng mới qua email cho mọi người. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng giao việc trên Google Sheet bằng ứng dụng vừa tạo và quản lý tiến độ hoàn thành nhanh chóng.

• Bước 5: Tối Ưu Hóa Và Quản Lý

Trong quá trình sử dụng, nếu như bạn muốn điều chỉnh ứng dụng sao cho thuận tiện hơn cho công việc, bạn hoàn toàn có thể thêm tính năng mới hoặc chỉnh sửa phần hiển thị của ứng dụng để đáp ứng nhu cầu mới của bạn.

Bạn có thể quản lý dữ liệu của mình thông qua dữ liệu nguồn (View Data source), mọi thông tin và bạn thêm vào trong quá trình sử dụng App sẽ được lưu trữ.

Nhớ rằng việc sử dụng mẫu (template) có sẵn trong AppSheet giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc tạo ứng dụng quản lý công việc, vì mọi cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng cơ bản đã được thiết lập sẵn. Bạn chỉ cần tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của bạn.

Để tối ưu hiệu suất sử dụng khi tạo ứng dụng trên AppSheet, bạn có thể đọc thêm tại đây.

Tuy nhiên để bạn có được một ứng dụng được tạo trên AppSheet phù hợp theo mô hình và nhu cầu thực tế của công ty bạn, bạn có thể liên hệ Gimasys để được tư vấn chi tiết về khai thác ý tưởng và quy trình triển khai nhé. 

Kết luận

Với khả năng tạo ra công thức một cách linh hoạt, bạn có thể quản lý công việc với AppSheet. Việc hiểu rõ cách xây dựng công thức và lưu ý đến các điểm quan trọng sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tiềm năng của nền tảng này để tạo ra các ứng dụng hiệu quả và linh hoạt.

Nguồn: Gimasys