Quản lý dự án hiệu quả hơn với G Suite add-ons

Bên cạnh việc thúc đẩy tinh thần cộng tác và giúp trao đổi thông tin, G Suite còn là một công cụ tuyệt vời giúp bạn và đồng nghiệp của mình quản lý dự án một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn đang dùng G Suite hoặc đang tìm hiểu G Suite để phục vụ mục đích quản lý công việc, bài viết này sẽ cung cấp thêm thông tin về top 3 tiện ích quản lý mở rộng (add-on) mà bạn có thể tích hợp với G Suite để nâng cao hiệu suất của cả team.

Add-on hay tiện ích mở rộng là những ứng dụng được xây dựng và phát triển bởi các bên thứ ba, theo các mục đích chuyên biệt khác nhau. Đúng như tên gọi của mình, phần “mở rộng” giúp G Suite có thêm những tính năng và lợi ích mới, bên cạnh những gì vốn có của mình. Top 3 tiện ích được chọn dưới đây đều được đánh giá cao trong G Suite Market place và chắc chắn sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn và đồng nghiệp nhanh chóng hoàn thành tiến độ công việc đã đặt ra.

Để cài đặt được những ứng dụng này, bạn chỉ cần truy cập vào https://gsuite.google.com/marketplace/ và gõ tên ứng dụng cần tìm. Sau đó click vào ứng dụng mà bạn muốn chọn và nhấn “Install” là xong, không cần phải tải hay thực hiện các thao tác cài đặt phức tạp.

1. Smartsheet – 9,452,348 người dùng

Smartsheet là một công cụ quản lý dự án và cộng tác giữa các thành viên trong team, trong công ty với nhau và là một trong những ứng dụng được chính Google tiến cử cho người dùng. Từ việc liệt kê các đầu mục công việc cho đến thực hiện các chiến dịch marketing, xây dựng sale pipeline,… Smartsheet giúp bạn quản lý và kiểm soát công việc của mình dễ dàng hơn.

Bằng cách sử dụng tính năng nhắc nhở công việc và thiết lập báo cáo tự động, Smartsheet xóa đi mọi thao tác thủ công và tình trạng tốn thời gian cập nhật, đồng bộ thông tin của cả team. Mọi người đều có thể xem và theo sát được tiến độ công việc hiện tại, từ đó biết được mình và đồng nghiệp của mình đã đi đến đâu, đang và sẽ phải làm gì tiếp theo.

Để bắt đầu sử dụng tiện ích này, bạn chỉ cần đăng nhập ngay bằng tài khoản Google của mình. Sau đó, bạn có thể bắt đầu bằng việc nhập các địa chỉ Gmail khác làm thông tin liên lạc với đồng nghiệp, phân công công việc, chia sẻ tài liệu và nhanh chóng trao đổi qua Hangouts. Một số lợi ích khi bạn sử dụng Smartsheet cùng với G Suite của Google bao gồm:

• Cập nhật thông tin vào Sheet ngay trên giao diện hộp thư đến của Gmail, không cần mất thời gian di chuyển giữa các tab.
• Lưu tài liệu trên Google Drive và truy cập chúng trực tiếp từ phần task và project.
• Luôn nắm được tiến độ công việc và các mốc thời gian chính của dự án bằng cách công khai các sự kiện này, đồng bộ với Google Calendar và bạn có thể xem các sự kiện trên Calendar ngay tại giao diện của Smartsheet.
• Sử dụng tính năng import (nhập) và export (trích xuất) để chuyển thông tin giữa Smartsheet và Google Sheets, qua đó bạn có thể dễ dàng xem file từ Google Drive hay lưu trữ lại các tài liệu cần thiết cho việc đánh giá về sau.
• Tạo hóa đơn, yêu cầu công việc hay các tài liệu khác bằng tính năng Smartsheet Merge.
• Kết quả khảo sát thực hiện trên Google Forms có thể được gửi trực tiếp tới team dự án thông qua Smartsheet Sync.

Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập và sử dụng tiện ích này ngay trên điện thoại của mình vì chúng cũng được phát triển thành một ứng dụng độc lập. Việc tích hợp với G Suite không chỉ làm việc cập nhật thông tin nhanh chóng hơn mà còn giúp team của bạn quản lý dự án một cách hiệu quả hơn.

Với tiện ích mở rộng này, bạn đừng lo nếu team của mình đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau sẽ gây khó khăn trong việc đồng bộ thông tin. Với Smartsheet, bạn thậm chí còn có thể tối ưu hóa lợi nhuận đầu tư (ROI) vào hệ thống của doanh nghiệp bởi nó có thể kết nối và đồng bộ với Salesforce, Jira hay Microsoft 365.

Câu chuyện thành công của Smartsheet? Netflix, Cisco, Hilton, World Vision,…

2. Mavenlink – 9,326,363 người dùng

Cũng là một ứng dụng mở rộng dành cho quản lý dự án, Mavenlink là một trong số ít những tiện ích được sử dụng nhiều nhất (với số lượng lên tới hàng triệu người) trên G Suite market place. Khác với những phần mềm quản lý dự án thông thường, Mavenlink là một giải pháp được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây dành riêng cho những team chuyên nghiệp làm về mảng dịch vụ và ngành công nghiệp sáng tạo (Marketing agency, Business Intelligence,…). Bên cạnh những tính năng cộng tác sẵn có của một nền tảng quản lý dự án, Mavenlink còn tiến thêm một bước nữa để mang đến những yếu tố mà chắc chắn đặc thù công việc của bạn sẽ cần:

• Quản lý các đầu công việc với Cấu trúc phân chia công việc – Work Breakdown Structure (WBS). WBS  là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành một dự án: Từ việc ước tính thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng công việc, chi phí và doanh thu phát sinh trong từng giai đoạn, nhân sự phù hợp với mỗi đầu công việc đã đặt ra,… Nhờ vậy, với tư cách là người quản lý dự án, bạn không chỉ có được tư duy tổng thể mà còn nắm được chi tiết từng giai đoạn để hoàn thành dự án hiệu quả.
• Gantt Chart với phần Phân tích mỗi quan hệ phụ thuộc giữa các công việc trong một dự án cũng như ước tính khoảng thời gian ngắn nhất để hoàn thành các công việc này (Dependencies and Critical Path Analysis). Ví dụ, trong mỗi giai đoạn của quá trình hoàn thiện dự án và cho ra sản phẩm, một số hoạt động có thể được thực hiện trước khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu. Thông qua bước phân tích này, bạn có thể xây dựng kế hoạch sản xuất sao cho thời gian cần thiết giảm tới mức thấp nhất.
• Ngân sách và tốc độ “đốt tiền” hiện tại để duy trì dự án (Burn rate)
• Theo dõi tiến độ và ngân sách
• Lên kế hoạch nguồn lực cần thiết
• Báo cáo trong thời gian thực (real-time report): Bao gồm doanh thu, thời gian, chi phí, lợi nhuận biên,…)

Cũng như các công cụ khác được ứng dụng trên mây, và cũng như cách làm việc mà bạn đã (hoặc sẽ) quen với G Suite, Mavenlink cho phép bạn làm việc theo cách mà bạn thích: Làm việc online, với Google, tại bất kỳ nơi đâu nhờ khả năng tích hợp hoàn hảo với G Suite. Bạn sẽ không bao giờ phải mất thời gian vào những công việc như cập nhật phần nội dung mới nhất, hay gửi tệp tin đính kèm qua lại trên email,… Bởi tất cả đã được tập trung sẵn trong giao diện của Mavenlink.

Những doanh nghiệp nào đã sử dụng Mavenlink? Salesforce, CornerStone, Genpact, Blue State Digital,…

3. Wrike – 4,102,342 người dùng

Cũng giống như hai ứng dụng bên trên, Wrike được xây dựng và phát triển nhằm mục đích giúp các team hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, năng suất và hiệu quả. Một trong những ưu điểm nổi bật của Wrike chính là phần giao diện trực quan, dễ nhìn, tạo cảm giác thân thiện và gần gũi với người dùng (phần giao diện thoáng đãng và thoải mái này rất có ích khi bạn thường xuyên phải “dán mắt” vào màn hình máy tính với các con số và báo cáo). Bên cạnh đó, Wrike còn chủ động phân loại các dự án với những đặc thù công việc khác nhau nhằm đưa ra những gợi ý phù hợp với người dùng, ví dụ như Marketing, Creative, Project Management,…

Với tính năng quản lý dự án và công việc này, bạn có thể:

• Sáng tạo trong cách quản lý dự án
  • Phân nhỏ các dự án lớn thành những phần công việc nhỏ khác nhau để dễ quản lý
  • Sử dụng biểu đồ Gantt chart để xem thời gian, tiến độ và sự phụ thuộc của các công việc với nhau
  • Chỉnh sửa nội dung các công việc trong thời gian thực – tính năng này giúp team có thể cộng tác với nhau một cách dễ dàng dù không cùng một văn phòng.

• Cộng tác, tăng năng suất và thực thi công việc nhanh hơn
  • Đề cập (hay @tag) tên đồng nghiệp để họ nhanh chóng nhận bàn giao công việc
  • Chuyển email thành công việc to-do list chỉ với một click
  • Linh hoạt làm việc tại bất kỳ nơi đâu với phần ứng dụng có trên điện thoại

• Xem báo cáo, kiểm tra tiến độ nhằm đưa ra các quyết định phù hợp
• • Phần báo cáo được xây dựng dễ sử dụng, với hình ảnh trực quan để bạn dễ dàng hình dung được luồng công việc
  • Các phần hoạt động, công việc đã hoàn thành luôn được cập nhập trong thời gian thực

Và tất nhiên, vì là phần tiện ích mở rộng cho G Suite, bạn hoàn toàn có thể tận dụng được tất cả những ứng dụng có trong G Suite để phục vụ công việc của mình, như Google Drive, Gmail, Calendar,… hay thậm chí là Single Sign-On. Để dễ hình dung cách hoạt động của ứng dụng này, bạn có thể truy cập vào website của Wrike để trải nghiệm một vòng tour demo.

Những doanh nghiệp đã sử dụng Wrike để quản lý dự án của mình có thể kể đến như Airbnb, Hootsuite, Mars, L’Oreal,…

Trên đây là top 3 tiện ích mở rộng mà bạn có thể ứng dụng trong việc quản lý dự án cùng với G Suite, và đều có phiên bản miễn phí. Thay vì chỉ sử dụng mỗi Gmail theo tên miền công ty để trao đổi thông tin hàng ngày, bạn có thể làm nhiều hơn thế, đặc biệt là khi có thêm sự trợ giúp hiệu quả và bảo mật từ các bên thứ ba.

Gimasys