Quản lý nhân viên làm việc từ xa như thế nào?

04/11/2020

Công nghệ đã cho ra đời những bộ công cụ như Google Workspace giúp người trẻ trải nghiệm một kiểu làm việc mới đang dần trở thành xu hướng của thời đại: remote working hay work from home – làm việc từ xa. Có thể nói xu hướng này đang dần trở nên quen thuộc và trở thành một lợi thế trong cuộc chiến thu hút ứng viên của nhiều công ty. Và việc quản lý nhân viên làm việc từ xa là bài toán được đặt lên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay.

Mục Lục

Làm việc từ xa đang trở thành xu hướng

Trong những năm gần đây, thế giới ngày càng vận hành theo cách cuốn con người vào guồng quay công việc với đòi hỏi về năng suất và tác phong chuyên nghiệp. Trong thời kì mà thông tin và dữ liệu chuyển động từng giây thì việc trì hoãn lao động, công việc đóng băng do ảnh hưởng của dịch bệnh là điều không thể chấp nhận. Ngay lúc này, làm việc từ xa hay làm việc tại nhà là phương án tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp tiếp tục tồn tại, vận hành và phát triển trong viễn cảnh thiên tai, dịch bệnh.

Qua những ảnh hưởng trong suốt năm 2020 cho thấy dịch bệnh Covid-19 như một đốm lửa thổi bùng lên hiệu ứng làm việc từ xa lan rộng ra khắp các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Thế nhưng, làm việc từ xa như thế nào cho hiệu quả cũng như quản lý nhân viên làm việc từ xa như thế nào để mọi hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ vẫn luôn là bài toán khó đối với các doanh nghiệp.

Quản lý nhân viên làm việc từ xa như thế nào? (1)

Thách thức của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa

Khi tất cả đã hoạt động theo một hệ thống trong một thời gian dài, kể cả nhân viên và người quản lý dường như đã trở nên quá quen thuộc với hình thức làm việc tại văn phòng khiến bất kỳ quá trình chuyển đổi nào cũng tồn tại những khó khăn và thách thức. Doanh nghiệp buộc phải đảm bảo những vấn đề sau được giải quyết trước lúc đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của nhân viên.

Rào cản giao tiếp đối với sự cộng tác nhóm

Điều bị ảnh hưởng nhiều nhất là sự hợp tác trong nhóm vì tính minh bạch giảm đáng kể ngay từ đầu và nhân viên không có cơ hội trao đổi, giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp của họ. Điều này thường dẫn đến sự nhầm lẫn, mất lòng tin và thậm chí là gây ra mâu thuẫn trong một nhóm khi những vấn đề không được giải quyết triệt để.

Tại văn phòng, mọi người có thể tham gia vào các cuộc thảo luận trực tiếp, gặp gỡ trực tiếp và các cuộc chia sẻ, tâm sự trong giờ giải lao. Trong khi đó, để đạt được mức độ tương tác một cách thoải mái, thuận tiện nhất khi làm việc tại nhà là điều không dễ dàng. Và tất nhiên nhu cầu cộng tác của các thành viên trong nhóm giữa những công việc trong cùng dự án với nhau khó được đảm bảo.

Cộng tác nhóm làm việc từ xa

Sự cam kết của nhân viên với công việc thấp

Các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì văn hóa công ty vì nhân viên có xu hướng mất đi cảm giác về việc gắn kết cùng nhau, đặc biệt nếu họ là nhân viên mới. Điều này dẫn đến sự gắn bó của nhân viên sẽ thấp hơn và cuối cùng là tỷ lệ nghỉ việc cao hơn. Ngoài ra, sự xao nhãng khi làm việc ở nhà dẫn đến việc nhân viên trì hoãn và sớm hay muộn họ sẽ rơi vào một vòng luẩn quẩn của vấn đề không có động lực làm việc. Bên cạnh đó, nhu cầu về các buổi giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, thuyết trình cũng như các chương trình đào tạo trực tuyến vẫn luôn là mối bận tâm khi triển khai môi trường làm việc từ xa.

Sự rời rạc về công nghệ và phần mềm sử dụng

Ngoài các vấn đề lớn hơn như mất kết nối internet, sự cố ứng dụng và giới hạn mạng băng thông rộng, điều quan trọng cần nhớ là do đặc thù công việc và tùy vào sở thích sử dụng, không phải nhân viên nào cũng sử dụng một bộ công cụ phần mềm để làm việc giống nhau. Nếu doanh nghiệp không có một bộ ứng dụng phục vụ cho việc cộng tác giữa các nhân viên với nhau thì việc quản lý và kiểm soát của các doanh nghiệp sẽ là điều không tưởng.

Chính vì điều này, nhu cầu sắp xếp hợp lý các ứng dụng của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có quyền truy cập vào tất cả các công cụ họ cần để đáp ứng công việc cũng là một thử thách.

Lo ngại về bảo mật và rò rỉ dữ liệu nội bộ

Những người làm việc từ xa thường sẽ dễ bị đánh cắp dữ liệu và các loại tấn công bằng phần mềm độc hại khác. Đó là bởi vì nhiều nhân viên thích sử dụng máy tính xách tay cá nhân và thường không được cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp. Yếu tố bảo mật thông tin thường hay bị bỏ quên và vô tình để rò rỉ dữ liệu nội bộ ra bên ngoài. Cũng chính vì vậy mà nguy cơ bảo mật thông tin có thể gây nguy hiểm cho sự an toàn của dữ liệu toàn doanh nghiệp.

Với tình huống này, nhu cầu cấp thiết về bộ công cụ đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật để doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý dữ liệu trong khi cho phép nhân viên làm việc trên thiết bị của riêng họ ở nhà mà không có nguy cơ xảy ra các sự cố vi phạm dữ liệu của bên thứ ba và các cuộc tấn công ransomware.

Theo dõi, giám sát và định hướng nhân viên

Nhiệm vụ của những người quản lý là phục vụ một mục đích quan trọng: chỉ đạo và giám sát. Việc quản lý không chỉ cho nhân viên biết họ cần phải làm gì mà còn cung cấp phản hồi về sự tiến bộ của họ đối với công việc đó. Khi nhân viên làm việc tại nhà, họ có xu hướng ít nhận được sự giám sát và chỉ đạo hơn, quản lý công việc sẽ gặp khó khăn hơn khi mọi người không làm việc cùng nhau, các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau dẫn đến sự chậm trễ.

Do bỏ lỡ sự cộng tác trong thời gian thực, các nhóm không biết ai đang thực hiện nhiệm vụ nào, việc gì sẽ xảy ra tiếp theo và cuối cùng dự án sẽ kết thúc trong hỗn loạn. Do đó, việc giữ tiến độ và hoàn thành nhiệm vụ trở thành một thách thức đối với các doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của nhân viên.

Giám sát nhân viên làm việc

Bộ công cụ Google Workspace (G Suite 2020) giúp quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

Kể từ khi ra đời, sứ mệnh của bộ công cụ Google Workspace là hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa hiệu quả trong công việc thông qua sự cộng tác giữa những nhân viên với nhau ở bất kỳ đâu, tại bất kỳ thời điểm nào. Với Google Workspace, doanh nghiệp có thể bắt kịp xu hướng để đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp do sở hữu những tính năng vượt trội.

Google Workspace hỗ trợ liên lạc, cộng tác

Google Calendar: Với Google Calendar nhân viên có thể xem lịch của đồng nghiệp và các cộng tác viên từ bộ lịch trực tuyến. Người quản lý có thể xem được các cuộc hẹn của nhân viên và sắp xếp tổ chức sự kiện của doanh nghiệp sao cho hợp lý.
Gmail: Với Gmail, nhân viên được cung cấp email theo tên miền doanh nghiệp google – Gmail doanh nghiệp với 30 GB dung lượng (chia sẻ giữa Mailbox và Google Drive). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có quyền quản trị để kiểm soát các nội dung mail của nhân viên, giúp việc quản trị trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Google Meet: Doanh nghiệp có thể tổ chức họp video trực tuyến với 25 điểm kết nối (pc, laptop, smartphone, tablet) ở bất kỳ vị trí nào. Nhân viên có thể trao đổi công việc nhanh qua chatbox với 1 hoặc nhiều đồng nghiệp. Với các cuộc họp nội bộ và khách hàng, Google Meet cung cấp tính năng chia sẻ màn hình và làm việc trên cùng một tài liệu ngay khi đang họp video trực tuyến.

Google Workspace hỗ trợ lưu trữ trực tuyến

Google Drive: Với 30 GB dung lượng lưu trữ (chia sẻ cùng Gmail), nhân viên có thể lưu trữ tất cả các loại tập tin và cho phép mở trực tiếp nhiều loại tập tin phổ biến (MS Office, PDF, Audio, Video, Hình ảnh, …). Và dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, đối tác, khách truy cập với khả năng phân quyền chặt chẽ. Cả nhân viên và người quản lý có thể truy cập dữ liệu từ bất cứ thiết bị nào, ở bất cứ đâu với độ bảo mật cao nhất được cam kết từ Google, khiến doanh nghiệp không bị mất dữ liệu khi phần cứng gặp sự cố.

Google Workspace hỗ trợ cộng tác thời gian thực

Google Office: Sản xuất nội dung và cộng tác thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm với bộ Google Office với Google Docs, Sheets, Slides. Việc sáng tạo, đưa nhận xét và tương tác giữa các thành viên trong một nhóm dự án có thể diễn ra trên cùng một tài liệu, cùng một thời gian nhưng thực hiện ở bất kỳ nơi nào với bất kỳ nền tảng nào.

Google Workspace hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và quản lý

Google Vault: Với giải pháp lưu trữ email và chat được tích hợp thêm theo yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức (có tính phí). Giờ đây doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro về pháp lý. Bên cạnh đó, người quản lý có thể tìm kiếm và phục hồi dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng ngay cả khi dữ liệu đã bị nhân viên xóa đi. Cho phép thiết lập chính sách lưu giữ và kiểm soát thông tin theo nhiều tiêu chí. Cho phép thanh tra các hoạt động của nhân viên nhằm đảm bảo tuân thủ chính sách của doanh nghiệp, tổ chức.

Với Google Workspace trải nghiệm làm việc sẽ hiệu quả hơn khi:

Bảo mật thông tin được đặt lên hàng đầu.
Tăng cường khả năng cộng tác và hiệu suất làm việc linh hoạt từ bất kỳ đâu với bất kỳ thiết bị nào.
Thường xuyên được nâng cấp, cập nhật trong khi vẫn đảm bảo hoạt động xuyên suốt bình thường.

Qua sự tiện lợi và tối ưu của bộ công cụ Google Workspace, chắc chắn việc nắm bắt xu hướng làm việc từ xa không còn là một thách thức lớn với tất cả doanh nghiệp.

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm bộ ứng dụng Google Workspace: