Tầm quan trọng của Google Workspace đối với công tác nhân sự trong doanh nghiệp

25/10/2023

Làm việc với tư cách là người quản lý nhân sự hoặc giám đốc điều hành có thể khiến bạn quá tải vì có rất nhiều nhiệm vụ trong danh sách công việc cần làm của bạn. Hơn nữa, nhiều tác vụ yêu cầu vận hành nhiều cửa sổ/trang web phần mềm, cuối cùng khiến bạn cảm thấy kiệt sức hoặc giảm năng suất.

Tuy nhiên, nếu bạn có thể tập hợp tất cả các nhiệm vụ quản lý nhân sự của mình vào một không gian làm việc, điều đó sẽ làm tăng đáng kể quy trình làm việc và năng suất của bạn. Hãy đọc tiếp để biết cách ứng dụng Google Workspace có thể giúp bạn thực hiện điều đó.

Mục Lục

Google Workspace hỗ trợ sự phát triển của công tác nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào?

Viết tài liệu mô tả công việc một cách chính xác

Là người quản lý tuyển dụng nhân sự, việc tuyển dụng ứng viên phù hợp cho vị trí trống luôn là một tác vụ quan trọng. Quy trình tuyển dụng bắt đầu bằng việc tạo văn bản mô tả công việc. Bạn có thể kết hợp Google Docs và Form để tạo bản mô tả công việc hiệu quả và thu hút những ứng viên phù hợp. Google Docs cho phép bạn phát triển nội dung thông qua cộng tác theo thời gian thực, trong khi Form là công cụ mạnh mẽ để thu thập những kỳ vọng như kỹ năng, trình độ, v.v., từ các ứng viên. Thông qua việc tạo nội dung theo thời gian thực trên Google Docs, bạn có thể thêm phản hồi, nhận xét về nội dung mô tả công việc mà thành viên nhóm nhân sự tạo ra. Do đó, nhóm tuyển dụng có thể tạo nội dung được yêu cầu nhanh hơn mà không cần chờ sự chấp thuận của người giám sát.

Theo dõi các cuộc phỏng vấn thông qua các công cụ cộng tác

Vì nhóm tuyển dụng của bạn cần tuyển dụng nhiều vị trí công việc khác nhau nên họ cần quản lý nhiều ứng viên cho những vai trò khác nhau. Hơn nữa, quá trình này trở nên phức tạp hơn khi nhiều người phỏng vấn cần tương tác với một ứng viên trong 1 vài ngày. Các ứng dụng Google Workspace như Sheets, Docs, Calendar giúp bạn tránh nhầm lẫn và loại bỏ sự lộn xộn bằng cách đơn giản hóa toàn bộ quy trình. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trong Sheets với tên ứng viên, sơ yếu lý lịch, tên người phỏng vấn cùng với tài liệu nhận xét và lịch trình trên Calendar. Mỗi người phỏng vấn sẽ truy cập vào tài liệu được chỉ định trong cuộc phỏng vấn theo lịch trình và để lại ghi chú. Giờ đây, nhóm tuyển dụng của bạn đã có mọi thứ họ cần để đưa ứng viên lên cấp độ tiếp theo chỉ bằng cách xem xét cơ sở dữ liệu.

Đảm bảo tính toàn vẹn của bài kiểm tra trực tuyến

Bạn có thể chọn thực hiện bài kiểm tra phỏng vấn trực tuyến thông qua Google Meet. Tính năng chia sẻ màn hình của nó cho phép bạn xem toàn bộ màn hình thiết bị và mọi cửa sổ mà ứng viên truy cập. Vì vậy, nếu bạn không đủ khả năng mua các ứng dụng giám sát chuyên dụng, hãy sử dụng Google Form để tạo các câu đố hữu ích và điều hành buổi thi thông qua Google Meet. Bạn cũng không cần phải có mặt ở đó khi thí sinh làm bài kiểm tra. Đặt phiên Google Meet ở chế độ ghi và xem lại các video đã ghi khi bạn chấm điểm bài gửi.

Liên hệ ngay với Gimasys để nhận được bảng giá Google Workspace ưu đãi nhất !

Làm cho cuộc phỏng vấn trở nên thú vị

Bạn có thể thực hiện thành công các cuộc phỏng vấn bằng cách thực hiện tất cả các đánh giá trong giai đoạn đầu thay vì chờ đánh giá lại ứng viên tại văn phòng của bạn. Quá trình này có lợi cho các vị trí công việc đi kèm với việc thể hiện kỹ năng trực tuyến như viết code, viết nội dung, thiết kế đồ họa, thiết kế trang web, v.v. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ các bài thi viết code hoặc content trong Google Docs trong khi xem xét các kỹ năng giải quyết vấn đề và quy trình suy nghĩ trong thời gian thực. Bạn thậm chí có thể đặt câu hỏi để đánh giá kiến thức chuyên sâu của họ trong quá trình trình diễn kỹ năng thực tế. Trong buổi họp, Google Meet sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ của ứng viên.

Virtual Onboarding

Onboarding là một sự kiện quan trọng cho phép nhân viên tìm hiểu các chính sách và thủ tục của công ty. Bạn có thể giới thiệu những cá nhân mới được tuyển dụng một cách thuận tiện thông qua Google Sites cho các vị trí công việc từ xa hoặc tại chỗ. Tạo một trang web mới để giới thiệu nhân viên và đặt tất cả các tài nguyên đào tạo, hướng dẫn nhân viên, biểu mẫu yêu cầu, quyền truy cập vào bộ nhớ, quy trình truy cập ứng dụng liên lạc/quản lý dự án một cách chiến lược, v.v. để những người mới tham gia có thể bắt đầu nhanh hơn. Bạn cũng có thể tải các video bài phát biểu quan trọng lên trang web để tránh thiết lập các cuộc họp ảo giữa các bên liên quan và những người mới tham gia.

Lưu trữ và phân phối tài liệu đào tạo

Bạn có thể bắt đầu sử dụng Google Drive để lưu trữ và phân phối tài liệu đào tạo. Thay vì theo dõi thủ công các thông tin cập nhật về chương trình giảng dạy hoặc tài liệu học tập, hãy để Google tự động hóa công việc này cho bạn. Tạo không gian chung trên tài khoản Google Drive của bạn và mời người hướng dẫn chỉnh sửa và học viên xem tài nguyên. Bất cứ khi nào người hướng dẫn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Docs, Sheets, Slides, Google sẽ gửi thông báo qua email cho tất cả người tham gia. Người hướng dẫn của bạn có thể đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về tài liệu đào tạo mới, trong khi học viên luôn học hỏi từ những tài nguyên mới nhất.

Kết luận

Nếu bạn áp dụng một vài hoặc tất cả các phương pháp nêu trên trong quy trình quản lý nhân sự thông thường của mình, bạn sẽ nhận thấy sự thay đổi đáng kể về chất lượng và số lượng công việc. Tất cả các ứng dụng Google Workspace đều tích hợp dễ dàng và phổ biến trong lực lượng lao động kỹ thuật số hiện nay.

Nếu bạn đang cần tư vấn các giải pháp kỹ thuật Google Cloud, vui lòng liên hệ Gimasys – Google Cloud Premier Partner theo thông tin sau: