Tối ưu làm việc với Duet AI trong Google Workspace Enterprise

Ngay từ đầu, Google Workspace đã được xây dựng để cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực với người khác. Bây giờ, bạn có thể cộng tác với AI. Google phát triển khả năng của AI tổng hợp vào tất cả các ứng dụng Workspace. Những tính năng này giúp bạn viết lách, sắp xếp, và trực quan hóa, tăng tốc quy trình làm việc và hơn thế nữa. 

Duet AI đã và đang mở ra một kỷ nguyên mới sáng tạo và năng suất, kết nối hơn với hàng loạt các công cụ tích hợp trong các ứng dụng của Google Workspace, cụ thể là các tác vụ văn phòng cơ bản. Bài viết sau đây sẽ tổng quan và tinh gọn về Duet AI đến cho người dùng trong Google Workspace Enterprise.

Giới thiệu tổng quan & Cách hoạt động Duet AI 

Duet AI trong Google Workspace Enterprise là một tính năng mới được Google ra mắt vào tháng 9/2023. Tính năng này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để giúp người dùng tạo, chỉnh sửa và quản lý nội dung doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Duet AI là một nền tảng AI được Google phát triển để giúp người dùng thực hiện các tác vụ năng suất hiệu quả hơn. Duet AI được tích hợp với các ứng dụng Google Workspace Enterprise Content, bao gồm Gmail, Google Docs, Google Sheets và Google Slides.

Tính năng cơ bản của Duet AI 

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách bạn có thể sử dụng Duet AI để cải thiện quy trình tạo, chỉnh sửa và quản lý nội dung doanh nghiệp của mình:

• Sử dụng Duet AI để viết bài blog: Duet AI có thể giúp bạn viết bài blog bằng cách cung cấp các gợi ý về nội dung, tiêu đề và từ khóa. Duet AI cũng có thể giúp bạn chỉnh sửa bài blog bằng cách phát hiện và sửa lỗi ngữ pháp, chính tả và phong cách.
• Sử dụng Duet AI để tạo bảng tính: Duet AI có thể giúp bạn tạo bảng tính bằng cách cung cấp các gợi ý về công thức, dữ liệu và đồ thị. Duet AI cũng có thể giúp bạn phân tích dữ liệu trong bảng tính bằng cách tạo tóm tắt và đề xuất các hành động tiếp theo.
• Sử dụng Duet AI để quản lý tài liệu: Duet AI có thể giúp bạn quản lý tài liệu bằng cách phân loại tài liệu theo chủ đề, dự án hoặc khách hàng. Duet AI cũng có thể giúp bạn tìm kiếm tài liệu bằng cách tạo các tóm tắt và đề xuất nội dung liên quan.

• Sử dụng Duet AI để viết email hiệu quả hơn: Duet AI có thể giúp bạn viết email hiệu quả hơn bằng cách gợi ý ý tưởng, sửa lỗi ngữ pháp và chính tả, và giúp bạn viết súc tích và rõ ràng hơn.
• Sử dụng Duet AI để tổ chức tài liệu hiệu quả hơn: Duet AI có thể giúp bạn tổ chức tài liệu hiệu quả hơn bằng cách tự động phân loại tài liệu, đặt nhãn cho tệp và tạo bản tóm tắt dữ liệu.
• Sử dụng Duet AI để thực hiện nghiên cứu hiệu quả hơn: Duet AI có thể giúp bạn thực hiện nghiên cứu hiệu quả hơn bằng cách tìm kiếm thông tin trên web, tóm tắt các tài liệu dài và trích xuất dữ liệu từ các bảng và biểu đồ.
• Sử dụng Duet AI để cộng tác với nhau hiệu quả hơn: Duet AI có thể giúp bạn cộng tác với nhau hiệu quả hơn bằng cách dịch ngôn ngữ, tạo phụ đề trực tiếp và giúp bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả hơn.

Liên hệ Gimasys ngay hôm nay để nhận được báo giá Google Workspace ưu đãi nhất !

Sau đây, Gimasys sẽ giới thiệu chi tiết cụ thể một vài chức năng mà Duet AI mang lại cho người dùng Google Workspace hiện tại.

Tạo hình ảnh gốc từ văn bản, ngay trong Google Slides

Việc tạo ra những hình ảnh độc đáo và hấp dẫn cho bài thuyết trình vẫn là một quá trình thủ công và tốn nhiều thời gian của người soạn thảo. Vì thế, việc nhúng Duet AI vào Slides từ Google giúp người dùng dễ dàng tạo hình ảnh chỉ bằng một vài từ khoá hoặc yêu cầu mà bạn tìm kiếm

Với bộ phận tiếp thị (marketing) đang thực hiện việc lên ý tưởng trong một chiến dịch nhằm thu hút thị trường hoặc đối tượng tiếp cận một cách cô đọng nhất thì giờ đây, bạn có thể tạo hình ảnh, phong cách mong muốn cho bài slides của bạn với ô gợi ý của Duet AI như hình bên dưới đây.

Biến ý tưởng thành hành động và dữ liệu thành thông tin chi tiết với Google Sheets

Duet AI sẵn sàng giúp bạn phân tích và hành động trên hệ thống dữ liệu trong Google Sheet nhanh hơn bao giờ hết. Duet AI trong Sheet được phát triển với khả năng phân loại dữ liệu tự động và tạo các gói tùy chỉnh.

Các công cụ phân loại dữ liệu trong một ô và có thể gán nhãn người phụ trách trong ô theo từng mục thông tin dữ liệu nhất định. Việc này giúp loại bỏ gánh nặng nhập dữ liệu thủ công xưa nay của người dùng.

Khả năng sắp xếp mới của Duet AI trong Sheet cũng được tự động tạo các kế hoạch tùy chỉnh theo nhiệm vụ, dự án hoặc bất kỳ hoạt động nào mà bạn muốn theo dõi hoặc quản lý. Người dùng cần mô tả những yêu cầu cụ thể và kết quả mong muốn, Sheet sẽ tạo một kế hoạch dựa trên thông tin bạn nhập nhằm giúp bạn sắp xếp, triển khai và áp dụng, đánh giá nó. 

Thúc đẩy các kết nối làm việc trong Google Meet

Bên cạnh việc hỗ trợ thông minh trong việc soạn thảo nội dung, sắp xếp đưa ra ý tưởng, kế hoạch thì Duet AI cũng được đưa vào Google Meet; cụ thể là Duet AI giới thiệu khả năng tạo hình nền độc đáo cho cuộc gọi điện video. Điều này giúp người dùng tăng cường hình ảnh cá nhân hoá và thúc đẩy kết nối trong các cuộc gọi video. 

Bảo mật & Tuân thủ của Duet AI trong Google Workspace Enterprise 

Duet AI trong Google Workspace Enterprise được xây dựng trên nền tảng bảo mật và tuân thủ của Google. Google cam kết bảo vệ dữ liệu của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ cao nhất.

Bảo mật

Duet AI được lưu trữ và xử lý trên các trung tâm dữ liệu của Google, được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật mạnh mẽ. Các biện pháp này bao gồm tường lửa, mã hóa, kiểm soát truy cập và giám sát.

Google cũng sử dụng các biện pháp bảo mật bổ sung để bảo vệ dữ liệu của khách hàng, bao gồm:

• Xác thực hai yếu tố: Để truy cập vào Duet AI, người dùng phải xác thực bằng hai yếu tố, bao gồm mật khẩu và mã xác minh được gửi đến điện thoại của họ.
• Tính năng xóa dữ liệu: Người dùng có thể xóa dữ liệu của họ khỏi Duet AI bất cứ lúc nào.
• Báo cáo bảo mật: Google cung cấp các báo cáo bảo mật cho khách hàng, bao gồm thông tin về các nỗ lực tấn công và các biện pháp bảo mật đã được thực hiện.

Tuân thủ

Duet AI tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ cao nhất, bao gồm:

• ISO/IEC 27001: Chứng chỉ quốc tế về hệ thống quản lý an ninh thông tin.
• HIPAA: Đạo luật Bảo vệ Sức khỏe và Y tế Bảo hiểm.
• GDPR: Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu.

Google cũng cung cấp các tùy chọn tuân thủ bổ sung cho khách hàng, bao gồm:

• Khu vực lưu trữ dữ liệu: Google cung cấp các tùy chọn lưu trữ dữ liệu ở các khu vực cụ thể trên toàn thế giới.
• Tuân thủ dữ liệu: Google cung cấp các dịch vụ và hỗ trợ để giúp khách hàng tuân thủ các yêu cầu dữ liệu cụ thể của họ.

Duet AI trong Google Workspace Enterprise được xây dựng trên nền tảng bảo mật và tuân thủ của Google. Google cam kết bảo vệ dữ liệu của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ cao nhất.

Dưới đây là một số chi tiết bổ sung về cách Duet AI trong Google Workspace Enterprise đảm bảo bảo mật và tuân thủ:

• Dữ liệu người dùng được lưu trữ và xử lý trên các trung tâm dữ liệu của Google, được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật mạnh mẽ.
• Người dùng phải xác thực bằng hai yếu tố để truy cập vào Duet AI.
• Dữ liệu người dùng có thể được xóa bất cứ lúc nào.
• Google cung cấp các báo cáo bảo mật cho khách hàng.
• Duet AI tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ cao nhất, bao gồm ISO/IEC 27001, HIPAA và GDPR.
• Google cung cấp các tùy chọn tuân thủ bổ sung cho khách hàng, bao gồm khu vực lưu trữ dữ liệu và dịch vụ tuân thủ dữ liệu.

Các trường hợp sử dụng & Best practices

Duet AI trong Google Workspace Enterprise có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm:

• Viết lách: Duet AI có thể giúp người dùng viết lách hiệu quả hơn bằng cách gợi ý ý tưởng, sửa lỗi ngữ pháp và chính tả, và giúp người dùng viết súc tích và rõ ràng hơn.
• Tổ chức: Duet AI có thể giúp người dùng tổ chức dữ liệu hiệu quả hơn bằng cách tự động phân loại email, đặt nhãn cho tệp và tạo bản tóm tắt dữ liệu.
• Thực hiện nghiên cứu: Duet AI có thể giúp người dùng thực hiện nghiên cứu hiệu quả hơn bằng cách tìm kiếm thông tin trên web, tóm tắt các tài liệu dài và trích xuất dữ liệu từ các bảng và biểu đồ.
• Cộng tác: Duet AI có thể giúp người dùng cộng tác với nhau hiệu quả hơn bằng cách dịch ngôn ngữ, tạo phụ đề trực tiếp và giúp người dùng tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả hơn.

Để tận dụng tối đa Duet AI trong Google Workspace Enterprise, bạn nên làm theo các best practices sau:

• Tìm hiểu các tính năng và chức năng của Duet AI. Có rất nhiều tính năng và chức năng khác nhau của Duet AI mà bạn có thể sử dụng. Hãy dành thời gian để tìm hiểu về các tính năng này để bạn có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả.
• Thử nghiệm các tính năng và chức năng của Duet AI. Cách tốt nhất để tìm hiểu về Duet AI là thử nghiệm các tính năng và chức năng của nó. Hãy tạo các tài liệu, email và cuộc họp trực tuyến thử nghiệm để xem Duet AI có thể giúp bạn như thế nào.
• Tham khảo ý kiến của người khác. Nếu bạn không chắc chắn về cách sử dụng Duet AI, hãy tham khảo ý kiến của người khác. Có rất nhiều tài nguyên trực tuyến và cộng đồng có thể giúp bạn tìm hiểu thêm về Duet AI.

Duet AI trong Google Workspace Enterprise là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả. Bằng cách sử dụng các trường hợp sử dụng và best practices này, bạn có thể tận dụng tối đa Duet AI để đạt được các mục tiêu của mình.

Tổng kết

Duet AI là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn cải thiện quy trình tạo, chỉnh sửa và quản lý nội dung doanh nghiệp. Nếu bạn đang sử dụng Google Workspace Enterprise, thì bạn nên thử sử dụng Duet AI để xem nó có thể giúp bạn tiết kiệm bao nhiêu thời gian và công sức.

Nguồn: gcloudvn.com