Slide thumbnail

Cập nhật kiến thức Google Cloud

Kiến thức

Top 4 Dịch Vụ Email Theo Tên Miền Uy Tín Nhất Hiện Nay

05/09/2019

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều giải pháp email theo tên miền, từ cả những đơn vị trong nước và những tên tuổi nổi tiếng toàn cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn. Chỉ cần mua domain và chuẩn bị một điạ chỉ email dùng để đăng kí, bạn có thể nhanh chóng tự tạo email theo tên miền doanh nghiệp của riêng mình. Tuy nhiên, email không chỉ là công cụ để trao đổi thông tin mà nó còn chứa đựng rất nhiều dữ liệu của doanh nghiệp. Hệ thống lọc thư rác như thế nào? Hòm thư được thiết kế ra sao? Người dùng có thể dễ dàng truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau không? Email bạn gửi đi có đến được với người nhận hay không?… Một giải pháp email chất lượng nhất sẽ đáp ứng mọi yêu cầu này: Bảo mật – Không spam, thông qua một hệ thống ổn định. Bài viết này sẽ giúp bạn có thông tin đánh giá mới nhất về top 4 dịch vụ email theo tên miền uy tín nhất hiện nay, bao gồm G Suite – Office 365 – Zoho – Email Hosting

Top các dịch vụ email theo tên miền uy tín nhất được đánh giá dựa trên yếu tố nào?

Mỗi doanh nghiệp đều muốn một giải pháp email mà có thể truy cập một cách nhanh chóng, bảo mật, đáng tin cậy; cùng với đó là dung lượng đủ lớn để có thể thoải mái lưu trữ tin nhắn và tệp đính kèm. Tuy nhiên sẽ có những doanh nghiệp đơn thuần chỉ cần một địa chỉ email để gửi và nhận là đủ. Một số khác sẽ yêu cầu một giải pháp tổng thể, email được tích hợp trong một bộ công cụ (productivity tool) và có thể linh hoạt tăng giảm số lượng người dùng theo quy mô phát triển.

Tiêu chí lựa chọn top 4 dịch vụ email theo tên miền tốt nhất:

4 giải pháp email tốt nhất được lựa chọn là nhờ vào khả năng đáp ứng nhiều tiêu chí quan trọng dưới đây:

  • Chi phí: Tùy theo ngân sách, cả 4 giải pháp này đều có thể trở thành một lựa chọn phù hợp với các phiên bản khác nhau linh hoạt về chi phí và thời hạn thanh toán.
  • Mức độ thân thiện với người dùng: Gmail, Exchange, Zoho đều sở hữu giao diện web-mail và giao diện trên di động đơn giản, trực quan mà người dùng vốn đã quen thuộc khi sử dụng phiên bản miễn phí, riêng Mail Hosting thì giao diện sử dụng thường gây khó khăn hơn cho những người sử dụng. Việc cài đặt quản trị các hệ thống email cũng không quá phức tạp, phù hợp cả với những doanh nghiệp không có team IT phụ trách riêng.
  • Dung lượng lưu trữ: Với lựa chọn dành riêng cho doanh nghiệp, các đơn vị cung cấp thường bắt đầu với phần dung lượng khá thoải mái, từ 5GB – 30GB cho tới không giới hạn. Hoặc để tiết kiệm chi phí, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu với phần dung lượng nhỏ và mua thêm khi cần.
  • Khả năng bảo mật và bảo vệ người dùng khỏi spam, virus: Với số lượng người dùng rất lớn trên toàn cầu, các nhà cung cấp này luôn ý thức được việc ứng dụng & phát triển công nghệ nhằm bảo vệ dữ liệu của người dùng, và được cam kết thông qua SLA (Service Level Agreement). 
  • Các ứng dụng bổ trợ: Bao gồm các công cụ, ứng dụng khác bên cạnh email doanh nghiệp. Ví dụ như các công cụ để lưu trữ tài liệu, chat, video call, quản lý lịch làm việc,… từ đó tạo nên một hệ sinh thái, hỗ trợ đa dạng yêu cầu cuả nhân viên.
  • Khả năng tích hợp với ứng dụng từ các bên thứ ba và các phần mềm khác: Mỗi giải pháp đều có một bộ sưu tập các ứng dụng mở rộng do đối tác của họ phát triển. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tích hợp với các phần mềm khác như CRM, ERP,… thì đều có thể tìm hiểu và triển khai.
  • Khả năng phát triển và mở rộng: Chính là số lượng email mà người dùng có thể tạo và các tính năng khác như email alias
  •  Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Tùy vào đơn vị cung cấp dịch vụ bạn chọn để đăng ký thì sẽ có những trải nghiệm khác nhau, đa phần việc tiếp nhận và phản hồi yêu cầu của khách hàng thông qua email support, điện thoại,… Với những đơn vị không có trụ sở tại Việt Nam thì cũng đã có đối tác ủy quyền của họ đứng ra hỗ trợ bạn.

Với khả năng đáp ứng được hầu hết các tiêu chí bên trên, bạn có thể yên tâm tham khảo và lựa chọn từ một trong giải pháp này. Phần phân tích bên dưới sẽ bổ sung thêm một số đặc điểm nổi bật của mỗi ứng dụng, giúp bạn dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp mình.  

1. G Suite của Google 

g suite dịch vụ email theo tên miền
Doanh nghiệp nên chọn G Suite phiên bản nào? Basic – Business – Enterprise

Bắt đầu từ năm 2004 Còn với tên gọi Google Apps for work, G Suite là một bộ công cụ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn với một nhóm các ứng dụng bổ trợ cho nhau. Bao gồm: Gmail, Google Meet, Google Chat, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Sites…. được xây dựng riêng cho doanh nghiệp.

Với mức giá  từ 4.2$ – 25$/tháng/tài khoản tùy theo từng phiên bản, ứng dụng trong G Suite  được thiết kế để hỗ trợ người dùng cùng trao đổi thông tin và cộng tác với nhau dễ dàng hơn hiệu quả hơn. Với hơn 1 tỷ người dùng active trên toàn, hơn 5 triệu doanh nghiệp đang đăng ký sử dụng G Suite với các tên tuổi lớn như Boeing, Salesforce, PwC, Colgate-Palmolive,… sản phẩm của Google chắc chắn không thể đứng ngoài top các dịch vụ email uy tín, chất lượng nhất đã được kiểm chứng bởi người dùng. 

Hiện tại G Suite có các phiên bản: G Suite Basic – G Suite Business – G Suite EnterpriseG Suite Essential – G Suite for Education mà bạn có thể tìm hiểu tính năng chi tiết của từng phiên bản tại đây. Dung lượng tối thiểu mà một người dùng có được là 30GB – gấp đôi so với tài khoản Gmail miễn phí. Các phiên bản cao hơn không giới hạn dung lượng lưu trữ trên Cloud.

Ưu điểm của G Suite – Email theo tên miền doanh nghiệp

Về Gmail theo tên miền doanh nghiệp: Bạn có thể yên tâm hoàn toàn về mọi yếu tố cần có của một giải pháp email chất lượng:

  • Google cam kết thời gian uptime lên tới 99.9%.
  • Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ trong nhiều trung tâm dữ liệu (Data-center) khác nhau nên chúng gần như không thể bị mất vì bất kì sự cố nào
  • Nhờ ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo – AI và Machine Learning, Google đã xây dựng được một hệ thống hiệu quả bảo vệ người dùng khỏi spam. 
  • Giao diện email quen thuộc, dễ nhìn, có thể nhanh chóng xử lý email (bạn có thể xóa, ẩn, xem tệp đính kèm,…) mà không cần phải mở từng tin nhắn. Đặc biệt do khách hàng quen sử dụng gmail cá nhân chuyển sang gmail doanh nghiệp càng nhanh chóng quen thuộc sử dụng mà không phải tốn thời gian chi phí đào tạo hướng dẫn người dùng. 
  • Các tính năng mới được bổ sung để đáp ứng yêu cầu của người dùng: Gmail offline, hẹn giờ gửi thư, gửi thư tự hủy (confidential mode),…
  • Quản lý và sắp xếp email theo từng mục: Không giống như tính năng folder trong Outlook, người dùng có thể sử dụng nhãn dán – label để gắn cho từng email. Theo cách này, mỗi email có thể thuộc nhiều folder khác nhau.

Không chỉ có Gmail, G Suite còn có rất nhiều ứng dụng khác mà bạn có thể sử dụng và khiến cho luồng công việc của mình hiệu quả hơn. Tìm hiểu thêm G Suite có gì ngoài Gmail doanh nghiệp. 

Để trải nghiệm miễn phí dịch vụ G Suite, bạn có thể đăng ký tại đây: Đăng ký dùng thử miễn phí G Suite 

G Suite phù hợp với doanh nghiệp nào?

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa với tốc độ phát triển nhanh & nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai. G Suite sẽ mang đến một bộ công cụ với nhiều ứng dụng hữu ích với mức giá cạnh tranh và dễ dàng đáp ứng được khả năng phát triển sau này. Tất nhiên các tập đoàn và công ty lớn tại Việt Nam như Masan, Cốc cốc, VN Airlines,… cũng không ngại góp tên vào bảng vàng những đơn vị đang ứng dụng giải pháp của Google.

2. Office 365 của Microsoft – Outlook theo tên miền doanh nghiệp

dịch vụ office 365 

Cũng giống như như G Suite, Office 365  không chỉ là một giải pháp email mà còn là một bộ công cụ năng suất, bao gồm gồm các giải pháp quen thuộc với người dùng như Word, Excel PowerPoint. Với mức giá dao động từ 2.5$ – 35$/tài khoản/tháng tùy vào sự kết hợp giữa bộ ứng dụng trên web và bộ ứng dụng cài đặt trên máy tính,… Office 365 thường phù hợp cho các doanh nghiệp đã quen với hệ sinh thái của Microsoft và cần nhiều ứng dụng được thiết kế chuyên sâu cho từng nhiệm vụ. 

Vì cả hai bộ công cụ của Microsoft và Google đều được thiết kế và phát triển với nhiều nét tương đồng, bạn có thể tham khảo phần Email doanh nghiệp: So sánh G Suite và Office 365 khi cân nhắc giữa hai lựa chọn này. 

Nhìn chung, điểm nổi bật nhất của Office 365 chính là dung lượng lưu trữ vô cùng hào phóng với 50GB cho hòm thư và 1TB cho dịch vụ lưu trữ OneDrive. Bên cạnh đó, nếu người dùng của bạn đã quen với việc dùng Word, Excel, Skype,… thì Office 365 cũng là một lựa chọn tốt. Tuy nhiên bạn cần xem xét chính sách giá và ứng dụng sẽ có trong mỗi gói vì Microsoft thiết kế phần này khá linh hoạt, nếu không muốn nói là phức tạp.

Office 365 phù hợp với doanh nghiệp nào?

Các doanh nghiệp lớn đã đi vào hoạt động ổn định, cần một giải pháp email và khả năng truy cập vào đa dạng các ứng dụng được thiết kế chuyên sâu.

3. Zoho – Dịch vụ email theo tên miền

dịch vụ email tên miền zoho

 

Zoho là giải pháp duy nhất trong trong top 4 dịch vụ email tên miền uy tín mang đến một lựa chọn miễn phí ở giai đoạn ban đầu, giải pháp này cung cấp email tên miền hỗ trợ cho 5 người dùng. Các gói trả phí bắt đầu từ 1$/tháng (khi cam kết mua theo năm). Tất nhiên là với chi phí này, bạn cũng sẽ phải chịu rất nhiều giới hạn và khi doanh nghiệp phát triển thì sớm hay muộn thì cũng phải nâng cấp lên các phiên bản cao hơn hoặc sang một giải pháp khác do các vấn đề về tích hợp mở rộng:

  • Bản miễn phí: 5 tài khoản với 5GB dung lượng và file đính kèm chỉ có dung lượng tới 25MB.
  • Các bản Mail Lite, Standard, Professional: cũng bắt đầu từ 5GB – 30GB – 100GB và được bổ sung thêm một số tính năng khác như sử dụng nhiều tên miền, IMAP, POP,…

Mặc dù cũng có một số ứng dụng như lịch làm việc, Docs, Sheets, Shows… để tạo lập văn bản nhưng nhìn chung các ứng dụng này không phải là “cần câu cơm” của Zoho và ít được đánh giá cao từ phía người dùng, so với G Suite hay Office 365.

Zoho phù hợp với doanh nghiệp nào?

Các doanh nghiệp mới thành lập, chưa có nhiều ngân sách cho hệ thống phần mềm hoặc nhu cầu chỉ dừng lại ở đơn thuần là gửi và nhận email. 

4. Email Hosting 

 

dịch vụ mail hosting

 

Mail hosting là dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ riêng, sử dụng nền tảng công nghệ truyền thống (on-premise) và chỉ hỗ trợ duy nhất việc gửi nhận Mail. Do các đơn vị cung cấp sẽ cài đặt phần mềm trên máy chủ và sau đó cài đặt nhiều tên miền email của khách trên cùng một máy chủ, dẫn đến hệ thống chạy không ổn định.

Do máy chủ được đặt tại Việt Nam và nhiều khi chính bản thân những máy chủ đó cũng không ổn định, nên khi di chuyển ra nước ngoài, việc trao đổi qua email có thể sẽ gặp khó khăn. Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ mail hosting bạn sẽ thấy họ có downtime, tức là thời gian chết, thời gian một hệ thống không truy cập được. Khoảng thời gian này sẽ được các đơn vị dự định từ trước (planned downtime) và sẽ có những lúc mà họ không thể dự đoán trước được (unplanned downtime), việc này sẽ ảnh hưởng tới luồng thông tin và công việc của khách hàng.

Vấn đề bảo mật của hệ thống sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng bảo mật của admin, nhân viên IT của công ty, phụ thuộc cả vào tính năng bảo mật của đơn vị cung cấp hosting (các đơn vị này thường không có các chứng chỉ/tiêu chuẩn bảo mật, không được IT audit…). Ngoài ra, hệ thống mail hosting cũng  thiếu các báo cáo minh bạch (thời gian đăng nhập, truy tìm nhật kí hoạt động…), không có các tính năng xác thực đăng nhập nhiều lớp, cảnh báo truy cập bất thường. Đặc biệt, các vấn đề liên quan đến tài liệu, nội dung gửi đi đều không được hỗ trợ hoặc phải mất thêm phí và hỗ trợ từ bên thứ ba.

Một hệ thống mail thì vấn đề hỗ trợ trong suốt thời gian sử dụng cũng cần phải tham khảo kĩ. Không ít doanh nghiệp sử dụng mail hosting đã rơi vào tình trạng dở khóc dở cười khi đã thanh toán xong thì cũng là lúc nhà cung cấp “đem con bỏ chợ”. Vì vậy, các doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ về SLA của nhà cung cấp, đặc biệt với những doanh nghiệp không có bộ phận IT.

Các đơn vị cung cấp mail hosting hiện nay thường bán giải pháp Mail này theo từng gói với số lượng cố định người sử dụng và dung lượng nhất định. Ví dụ giá một gói bao gồm 10 email, 50 email, 100 email… kèm thêm chi phí khởi tạo và bán các gói hỗ trợ về bảo mật…

Kết luận

Với những thông tin được cung cấp ở trên đây, hy vọng rằng bạn đã có trong đầu giải pháp Email tên miền lý tưởng cho riêng doanh nghiệp mình. Một lưu ý quan trọng khi lựa chọn bất kì giải pháp nào là không nên chỉ phụ thuộc vào giá, bạn cần tính toán cả các yếu tố khác liên quan tới khả năng mở rộng phát triển của công ty, cách làm việc, văn hóa công ty, thói quen của người dùng, khả năng bảo mật, … Lý do là bởi việc đăng ký và cài đặt thì đơn giản, nhưng theo thời gian thì những giải pháp này sẽ tích lũy mọi dữ liệu của công ty, việc chuyển đổi sang một giải pháp khác nếu không hiệu quả sẽ tốn rất nhiều thời gian và kinh phí của doanh nghiệp.

 

Liên hệ Gimasys để được tư vấn chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp của bạn và trải nghiệm miễn phí bộ ứng dụng G Suite từ Google : 

Hotline: Hà Nội: 0987 682 505 – Hồ Chí Minh: 0974 417 099

Email: gsuite@gimasys.com

Đăng ký tư vấn miễn phí: Tại đây.

 

 

 

Nguồn: Gimasys.

Kiến thức

Trung tâm cập nhật và hỗ trợ dành cho quản trị viên và người dùng