Truy cập tài liệu nhanh với Shortcut trong Google Drive

25/01/2022

Mục Lục

Có gì thay đổi

Năm ngoái, Google đã công bố những cải tiến cho tính năng shortcut trong Google Drive. Các shortcut đơn giản hóa cấu trúc tệp và thư mục trong Drive bằng cách tạo con trỏ đến các mục, thay vì tạo các mục tồn tại ở nhiều vị trí.

Vào thời điểm đó, Google sẽ di chuyển các tệp hiện có ở nhiều vị trí sang các lối tắt vào năm 2021. Việc di chuyển này hiện sẽ diễn ra vào năm 2022 — hãy xem bên dưới để biết thêm thông tin về tiến trình cập nhật:

Bắt đầu từ đầu năm 2022, quản trị viên sẽ được thông báo qua email vài tuần trước khi quá trình di chuyển bắt đầu trong miền của họ.
- Lưu ý quan trọng: Trước khi quá trình di chuyển bắt đầu, quản trị viên sẽ có thể kiểm soát thời điểm tạo lối tắt trong các thư mục được chia sẻ bằng cài đặt quản trị mới. Xem bên dưới để biết thêm thông tin.
- Người dùng cuối của Google Workspace sẽ không nhận được thông báo này.

Người dùng cuối của Google Drive sẽ bắt đầu nhìn thấy một biểu ngữ trong Google Drive trên web và thiết bị di động thông báo cho họ về việc di chuyển. Không cần thực hiện thêm hành động nào, quá trình di chuyển sẽ diễn ra tự động.
- Điều này áp dụng cho tất cả người dùng Google Workspace và người dùng có tài khoản Google cá nhân.

Truy cập tài liệu nhanh với Shortcut trong Google Drive

Xem bên dưới để biết thêm thông tin về quá trình di chuyển cũng như các cải tiến bổ sung mà Google đã triển khai cho shortcut trong Drive.

Ai bị ảnh hưởng

Quản trị viên và người dùng cuối

Tại sao lại quan trọng

Hành vi lối tắt mới cho các mục được lưu trữ ở nhiều vị trí

Google sẽ thay thế các tệp và thư mục được lưu trữ trong nhiều thư mục trong Google Drive bằng các Shortcut. Thay đổi này đơn giản hóa cấu trúc thư mục và tệp của bạn, đồng thời giúp giảm sự nhầm lẫn giữa các tệp có nhiều vị trí thư mục mẹ.

Khi một tệp được thay thế bằng một lối tắt:

Một vị trí được giữ nguyên cho các tệp hoặc thư mục hiện được chứa ở nhiều vị trí. Tất cả các phiên bản khác của mục sẽ được thay thế bằng một lối tắt.
Quyền sở hữu và quyền chia sẻ đối với tệp và thư mục được giữ nguyên.
Quản trị viên có thể xem bản ghi về các sự kiện và thay đổi này trong nhật ký kiểm tra của Quản trị viên.

Quản trị viên của Google Workspace sẽ được thông báo qua email vài tuần trước khi quá trình này bắt đầu cho tổ chức của họ.

Trước khi quá trình này bắt đầu, quản trị viên sẽ có thể kiểm soát khi nào nên tạo shortcut trong các thư mục chia sẻ. Tính năng này sẽ khả dụng trong vài tuần tới. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Ứng dụng> Không gian làm việc của Google> Drive và Tài liệu> Các thay đổi sắp tới đối với Drive của tôi và trong “Quản lý tạo lối tắt”, bạn sẽ có thể chọn:

Luôn tạo lối tắt: Mọi người có quyền truy cập vào thư mục được chia sẻ đều có các lối tắt trong thư mục đó
Chỉ tạo lối tắt cho nội dung được chia sẻ trong miền của bạn và miền đáng tin cậy: Chỉ người dùng từ tổ chức của bạn và miền đáng tin cậy mới có lối tắt trong thư mục được chia sẻ
Chỉ tạo lối tắt cho nội dung được chia sẻ trong miền của bạn: Chỉ người dùng trong tổ chức của bạn mới có lối tắt trong thư mục được chia sẻ.
Không tạo lối tắt: Các lối tắt sẽ không được tạo cho các mục trong thư mục chia sẻ nơi có quyền truy cập khác nhau.

Truy cập tài liệu nhanh với Shortcut trong Google Drive 1

Xin lưu ý rằng trong mọi tình huống, người dùng trước đây không có quyền truy cập vào một mục sẽ không thể truy cập vào mục đó mặc dù có thể nhìn thấy lối tắt trong Google Drive.

Vài tuần trước khi di chuyển trong tổ chức của bạn, người dùng cuối sẽ thấy các biểu ngữ trong Google Drive thông báo cho họ về sự thay đổi. Quá trình này là tự động và không yêu cầu người dùng cuối của bạn thực hiện hành động nào. Sau khi thay thế, người dùng có thể di chuyển tệp hoặc thư mục của mình đến một vị trí khác hoặc thêm một lối tắt ở một vị trí khác.

Thông tin thêm

Sáng tạo lối tắt bằng Drive dành cho máy tính để bàn

Trước đây, khi sử dụng Backup and Sync để kết nối với máy tính, bạn có thể thêm một thư mục vào một vị trí bổ sung bằng chức năng “Shift + Z”. Trong tương lai, khi tất cả người dùng đã hoàn toàn di chuyển sang Drive dành cho máy tính để bàn, hành vi Shift + Z sẽ tạo các lối tắt thay vì một thư mục nằm ở nhiều vị trí.

Những cải tiến gần đây đối với các lối tắt trong Google Drive

Khi chúng tôi tiếp tục cải tiến Google Drive, chúng tôi đã cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn hơn để lưu trữ và sắp xếp các tệp của họ.

Để cung cấp cho người dùng của chúng tôi thêm thông tin về tệp mà lối tắt trỏ đến, chúng tôi đã thêm nhiều thông tin hơn vào cửa sổ chi tiết. Tùy thuộc vào quyền chia sẻ, bạn sẽ thấy thông tin như:

Ai có quyền truy cập vào tệp và liệu tệp có thể được tải xuống hay không,
Kích thước của tệp và bộ nhớ được sử dụng,
Vị trí của tệp gốc,
Ai đã tạo tệp và lần sửa đổi cuối cùng, v.v.

Các bản cập nhật này hoàn toàn có sẵn trên Google Drive dành cho web – chúng tôi sẽ cung cấp bản cập nhật trên Blog cập nhật không gian làm việc khi chúng có sẵn cho Google Drive trên thiết bị di động.

Ngoài ra, vì quyền của tệp gốc không tự động cập nhật khi bạn tạo lối tắt, chúng tôi sẽ thêm lời nhắc cho người dùng trong vài tuần tới để đảm bảo quyền của bạn được đặt theo cách bạn muốn. Trước đây, khi bạn thêm lối tắt vào một thư mục, người dùng có quyền truy cập vào thư mục không được tự động cấp quyền truy cập vào tệp ở đầu kia của lối tắt. Bây giờ, khi bạn tạo lối tắt, bạn sẽ được nhắc cấp cho người dùng bị ảnh hưởng quyền truy cập.

Truy cập tài liệu nhanh với Shortcut trong Google Drive 2

Bắt đầu

Quản trị viên: Quản trị viên sẽ được thông báo qua email vài tuần trước khi quá trình di chuyển bắt đầu trong miền của họ. Trước khi quá trình di chuyển bắt đầu, Quản trị viên sẽ có thể kiểm soát các phím tắt thay thế các mục được lưu trữ ở nhiều vị trí bằng cài đặt quản trị mới.
Người dùng cuối
- Bắt đầu từ đầu năm 2022, bạn sẽ thấy một biểu ngữ trong Google Drive trên web và thiết bị di động thông báo cho bạn về việc di chuyển. Không cần thực hiện thêm hành động nào, quá trình di chuyển sẽ diễn ra tự động.
- Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách tìm tệp và thư mục bằng phím tắt Google Drive, sắp xếp tệp của bạn trong Google Drive và các thay đổi sắp tới đối với ứng dụng khách đồng bộ hóa Google Drive.