Yêu cầu và xem xét các tài liệu chính thức được phê duyệt với một phiên bản beta mới

Những gì đang thay đổi 

Chúng tôi đang tung ra một phiên bản beta mới cho phép bạn yêu cầu và xem xét phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets, và Slides. Tính năng này cung cấp cho bạn một cách trực tiếp sự phê duyệt ràng buộc trên một tập tin, và để xem ai đã phê duyệt chúng.  

Ai sẽ chịu ảnh hưởng

Quản trị viên và người dùng cuối

Tại sao lại sử dụng nó

Với phiên bản beta này, bạn có thể dễ dàng yêu cầu phê duyệt các tệp cụ thể từ một hoặc nhiều người đánh giá. Khi bạn thêm người đánh giá vào một tệp, họ sẽ nhận được thông báo qua email.

Bạn cũng sẽ có tùy chọn chỉ định ngày đến hạn khi yêu cầu phê duyệt. Khi ngày đến hạn tới gần, người đánh giá sẽ nhận được lời nhắc qua email rằng cần có sự phê duyệt của họ. Người đánh giá cũng sẽ nhận được lời nhắc nếu sự phê duyệt của họ quá hạn. 

Đối với một người đánh giá, tệp sẽ tự động được phê duyệt hoặc từ chối sau khi người đánh giá đưa ra lựa chọn của họ. Đối với nhiều người đánh giá một khi tất cả những người đánh giá đã chọn “phê duyệt”từ chối một khi bất kỳ người đánh giá nào chọn “từ chối”. 

Nếu bạn cần thêm người đánh giá bổ sung vào một yêu cầu, bạn có thể làm điều đó miễn là phê duyệt vẫn đang chờ xử lý. Ngoài ra, những người chỉnh sửa và người đánh giá đang chờ xử lý có thể chọn gán lại yêu cầu đánh giá cho một bên thích hợp hơn. 

Làm thế nào để bắt đầu 

• Quản trị viên: Để đăng ký phiên bản beta của Google Drive Approvals , xem tại đây. 
• Người dùng cuối:  
  • Khi tính năng này được bật cho miền của bạn, để yêu cầu phê duyệt:
    • Trong Google Drive, nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn được phê duyệt và chọn “Approvals” từ danh sách các tùy chọn. 
    • Nếu bạn mở tệp ở chế độ xem trước, tùy chọn này cũng có sẵn trong các hành động được liệt kê ở menu thả xuống khi nhấp vào ba chấm. 

• Để phê duyệt hoặc từ chối một tập tin: 
• • • Nếu bạn được yêu cầu phê duyệt trên một tài liệu, bạn sẽ nhận được email thông báo và có thực hiện hành động trong Gmail: 
      • Bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối tài liệu trong chế độ xem trước và thêm nhận xét..
      • Từ Drive, bạn có thể thấy yêu cầu chờ phê duyệt trong các mục được liên kết với tệp tin, hoặc bằng cách nhấp chuột phải và chọn “View approvals.” 

Chi tiết bổ sung 

Một khi bạn gửi tệp để xem xét, nội dung của tệp không thể được sửa đổi, bao gồm cả để lại và giải quyết các nhận xét trong tài liệu. Chỉ có ý kiến ​​liên quan đến phê duyệt chính nó mới có thể được thêm vào.  

Chỉ người chỉnh sửa mới có thể mở khóa tệp, trong trường hợp đó yêu cầu xem xét bị hủy. Đánh giá có thể yêu cầu lại một lần nữa khi tất cả các sửa đổi được thực hiện. 

Nguồn: Gimasys