Các doanh nghiệp nhỏ giờ đây có thể dễ dàng import người dùng từ Microsoft sang Google Workspace

Việc chuyển đổi nền tảng làm việc từ Microsoft sang Google Workspace thường khiến các doanh nghiệp nhỏ e ngại vì lo lắng quy trình thiết lập tài khoản và di chuyển dữ liệu phức tạp. Để giải quyết triệt để vấn đề này, Google rất vui mừng thông báo về bản phát hành thử nghiệm (beta) của một phương pháp di chuyển hoàn toàn mới, giúp đơn giản hóa tối đa việc nhập (import) người dùng.

Tính năng mới này cho phép các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục tự động sao chép người dùng Microsoft hiện có vào Google Workspace ngay trong lần thiết lập tài khoản đầu tiên.

Sau khi kết nối với Microsoft, hệ thống thông minh của Google sẽ tự động nhận diện người dùng trong tài khoản Microsoft của bạn và chuẩn bị sẵn sàng để thêm họ vào tài khoản Workspace mới. Đột phá này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian, công sức thao tác thủ công, giúp tổ chức của bạn nhanh chóng đi vào hoạt động ổn định trên hệ sinh thái mới.

Tính năng Import mới mang lại lợi ích đột phá gì?

Tính năng mới này được thiết kế theo triết lý “One-click” (Một cú nhấp chuột), cho phép các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục sao chép người dùng Microsoft hiện có vào Google Workspace một cách liền mạch.

3 Lợi ích cốt lõi dành cho doanh nghiệp của bạn:

1. Tiết kiệm 80% thời gian thiết lập: Sau khi cấp quyền kết nối với Microsoft, hệ thống AI của Google sẽ tự động quét, nhận diện người dùng trong tài khoản Microsoft cũ và chuẩn bị sẵn sàng danh sách để thêm vào Google Workspace.
2. Không yêu cầu kiến thức lập trình (Zero IT Skills): Quản trị viên không cần phải đau đầu với các cấu hình API hay file bảng tính Excel chứa hàng tá trường thông tin phức tạp. Mọi thứ diễn ra trên một giao diện trực quan.
3. Đảm bảo tính liên tục của công việc: Nhân viên của bạn có thể đăng nhập vào Google Workspace mới và thấy ngay dữ liệu cũ của mình, giúp tổ chức hoạt động ổn định không một phút “downtime” (thời gian chết).

Chi tiết luồng Dữ liệu được đồng bộ: Chuyển nhà nhưng không mất đồ

Công cụ nhập dữ liệu được tích hợp thẳng vào bảng điều khiển quản trị (Admin Console) của Google không chỉ tạo tên tài khoản (Account Name) mà còn hỗ trợ “chuyển nhà” toàn diện các dữ liệu quan trọng nhất:

• Email: Toàn bộ hộp thư đến, thư đã gửi, cấu trúc thư mục từ Outlook sẽ được bê nguyên vẹn sang Gmail.
• Calendar: Các lịch họp định kỳ, sự kiện đã lên lịch sẽ được đồng bộ sang Google Calendar.
• Contacts: Danh bạ khách hàng, đối tác được giữ nguyên trên Google Contacts.
• OneDrive sang Google Drive: Các tệp tin lưu trữ trên OneDrive của nhân viên sẽ được tự động chuyển sang Google Drive. (Đặc biệt, các định dạng Word, Excel, PowerPoint có thể dễ dàng tiếp tục chỉnh sửa bằng Google Docs, Sheets, Slides).

Hướng dẫn quy trình thực hiện (Dành cho Quản trị viên)

Lưu ý: Tính năng này chỉ hiển thị và thao tác được bởi người có quyền Quản trị viên (Admin).

• Bước 1: Bắt đầu đăng ký và thiết lập tài khoản Google Workspace mới cho doanh nghiệp.
• Bước 2: Xác minh tên miền (Domain Verification). Đây là điều kiện tiên quyết. Bạn cần chứng minh quyền sở hữu tên miền của công ty (ví dụ: @congtycuaban.com) và kích hoạt bản ghi email (MX Records) để luân chuyển luồng thư.
• Bước 3: Kết nối tài khoản Microsoft. Ngay trước khi hoàn tất thiết lập, hệ thống sẽ gợi ý tùy chọn nhập người dùng từ Microsoft. Bạn chỉ cần đăng nhập tài khoản Admin Microsoft để ủy quyền.
• Bước 4: Click và Hoàn tất. Lựa chọn những người dùng bạn muốn chuyển sang và nhấn “Import”.

Lưu ý quan trọng về giới hạn số lượng:
Luồng thiết lập nhanh (Quick Setup) này hiện cho phép tự động nhập tối đa 10 người dùng Microsoft. Nếu công ty của bạn có quy mô lớn hơn (trên 10 nhân sự), Google vẫn hỗ trợ chuyển đổi thông qua công cụ Dịch vụ di chuyển dữ liệu (Data Migration Service) nâng cao.

Thời gian triển khai & Các gói được hỗ trợ

1. Lịch trình phát hành:
Tính năng đầy hứa hẹn này bắt đầu được triển khai mở rộng từ ngày 28 tháng 4 năm 2026 (áp dụng cho cả các miền Phát hành nhanh và Phát hành theo lịch trình). Do đây là bản cập nhật lớn, có thể mất hơn 15 ngày để tính năng hiển thị đầy đủ trên bảng điều khiển của tất cả người dùng toàn cầu.

2. Tính khả dụng (Available Editions):
Google đã vô cùng hào phóng khi mở rộng công cụ này cho hầu hết các phân khúc khách hàng:

• Business: Business Starter, Standard, và Plus
• Enterprise: Enterprise Starter, Standard, và Plus 
• Education: Education Fundamentals, Standard, và Plus
• Other Editions: Frontline Starter, Standard, and Plus; Essentials Starter, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus; Individual; Nonprofits; Cloud Identity Free and Premium
• Education Add-ons: Google AI Pro for Education; Teaching and Learning; Endpoint Education