Google Workspace giúp HBC giải quyết 90% vấn đề về truyền tin

“Gmail đã giúp HBC giải quyết 90% vấn đề truyền tin so với hệ thống email cũ. Google meet thay thế 95% cuộc họp truyền thống, giúp HBC tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể. Nhìn chung, Google Workspace đã giúp HBC giải quyết 70% các vấn đề so với các hệ thống làm việc trước đây.”

– Mr. Lê Quang Cảnh, CEO & Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Hòa Bình (Việt Nam)

Năm 2001, Công ty Cổ phần Hòa Bình (HBC) được thành lập với sứ mệnh “góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống thông qua việc cung cấp các sản phẩm động lực có công nghệ tiên tiến, chất lượng cao và thân thiện với môi trường” và tầm nhìn “trở thành nhà cung cấp các sản phẩm máy công, nông nghiệp chuyên nghiệp nhất Việt Nam”. Với 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm máy động lực phục vụ cho nông nghiệp, dân dụng và công nghiệp, HBC đã phát triển hệ thống phân phối và dịch vụ gồm 7 công ty con, hơn 200 đại lý bán lẻ và hơn 10 đại lý OEM được phân bố đều khắp Việt Nam. Đồng thời, HBC cũng là đối tác phân phối quan trọng của các tập đoàn nổi tiếng hàng đầu thế giới như Kubota Corporation, Honda Motors, Fiat Powertrain Technology (FPT), Linz Electric,  Nitto Seiko and Martin Sprocket & Gear tại thị trường này.

THÁCH THỨC

Một trong những vấn đề quan trọng khiến nhân viên HBC khá đau đầu đó là thư gửi từ hệ thống email MDaemon mà họ dùng thường bị chặn bởi các hệ thống mail khác do hệ thống gửi – nhận không tương thích. Do công ty sử dụng email là phương tiện truyền tin chính thống, vấn đề trên gây ra hiện tượng thiếu sót thông tin giữa HBC và các bên liên quan, giảm hiệu suất và hiệu quả công việc.

Bên cạnh đó, với mạng lưới phân phối và số văn phòng đại diện khá lớn trên toàn quốc, HBC cần một giải pháp video conference chất lượng cao, nhằm giúp họ giảm chi phí và thời gian đi lại. Định kỳ, công ty đều có các cuộc họp hoặc trao đổi thảo luận với tất cả các văn phòng toàn hệ thống. Trước khi sử dụng dịch vụ Google Workspace, HBC đã ứng dụng nhiều phương thức để tổ chức các cuộc họp từ xa như ConferLink hay Skype. Tuy nhiên các phương thức đó vẫn chưa đạt hiệu quả mong muốn: giới hạn trong chia sẻ trình diễn nội dung, giới hạn số điểm kết nối tham gia, âm thanh hình ảnh kém chất lượng. Do giới hạn của các phương thức này nên tần suất thực hiện các cuộc họp online chỉ diễn ra 1 lần trên tháng, ngoài ra thì buộc phải thực hiện offline (tốn kém chi phí đi lại).

“Với số lượng văn phòng và hệ thống phân phối khá lớn, chúng tôi cần một nền tảng mạnh mẽ giúp chúng tôi giao tiếp và cộng tác hiệu quả, nhanh chóng. Google Meet đã giúp nhân viên HBC dễ dàng tổ chức các cuộc họp video conference chất lượng cao với chi phí hoàn toàn hợp lý.”

– Ông Bùi Nhân Hòa, Giám đốc CNTT, Công ty Cổ phần Hòa Bình (Việt Nam)

GIẢI PHÁP

Áp lực từ nội bộ và những thách thức từ bên ngoài đã khiến bộ phận CNTT của HBC quyết định tìm kiếm một giải pháp truyền tin thay thế có thể loại bỏ hoàn toàn vấn đề mà tổ chức đang phải đối mặt. Năm 2014, Google Workspace được giới thiệu về HBC. Sau khi sử dụng bản thử nghiệm và được sự tư vấn từ Gimasys, nhà phân phối ủy quyền của Google Workspace tại Việt Nam, HBC quyết định chuyển toàn bộ dữ liệu từ hệ thống email cũ lên giải pháp điện toán đám mây này và đăng ký Google Workspace cho toàn bộ nhân viên văn phòng.

Ban đầu, nhân viên của HBC cảm thấy khá khó khăn khi phải chuyển sang làm việc trên một nền tảng giao tiếp hoàn toàn mới, họ đã quá quen với giao diện làm việc của Mdaemon và Outlook. Bộ phận IT đã tiến hành hỗ trợ và đào tạo nhân viên sử dụng Google Workspace và ứng dụng bộ công cụ này vào công việc trong 3 tháng.

“Gmail đã giúp HBC giải quyết 90% vấn đề truyền tin so với hệ thống email cũ. Google Meet thay thế 95% cuộc họp truyền thống, giúp HBC tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể. Tổng thể thì HBC đã giải quyết được 70% các vấn đề so với các hệ thống làm việc cũ”

– Mr. Lê Quang Cảnh, CEO & Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Hòa Bình (Việt Nam)

KẾT QUẢ

Giờ đây, với 180 nhân viên sử dụng và ứng dụng bộ công cụ Google Workspace trong công việc, 100% dữ liệu email và hơn 80% dữ liệu làm việc được lưu trữ hoàn toàn trên GDrive, HBC không còn lo về tình trạng thất thoát dữ liệu khi xảy ra hư hỏng, mất mát thiết bị hay bị virus lây nhiễm. 90% vấn đề truyền tin của hệ thống cũ đã được Google Workspace khắc phục. 99.9% số lượng mail của nhân viên được gửi thành công bởi Google Workspace.

Kể từ khi dùng Google Workspace, 95% số cuộc họp truyền thống với thời lượng trao đổi ngắn được giảm, do đó, giảm thời gian & chi phí đi lại. Video call giữa các văn phòng gần như thực hiện hàng tuần.

Chuyển đổi sang Google Workspace đồng thời giúp nhân viên của HBC thay đổi cách làm việc. Các tính năng chia sẻ tập tin, làm việc cộng tác từ nhiều thiết bị vào bất kỳ lúc nào đã giúp cho công ty thay đổi văn hóa làm việc nhóm và cải thiện hiệu suất, tăng tính lưu động.

Bên cạnh đó, với sự cải thiện chất lượng liên tục từ công nghệ điện toán đám mây, ông Bùi Nhân Hòa, giám đốc CNTT của HBC dự kiến Google Workspace có thể giúp HBC cải thiện hiệu suất làm việc đến hơn 80% và giúp tiết kiệm thời gian khoảng 40% cho công ty.

“Trong ngắn hạn, việc ứng dụng Google Workspace đã giúp công ty tiết giảm được chi phí đầu tư: duy trì – quản lý hạ tầng thiết bị và giấy phép phần mềm. Về dài hạn, công ty hướng tới việc tích hợp hệ thống để có thể khai thác tối đa các công nghệ mới và dùng nó tạo lợi thế cạnh tranh trong công tác quản lý & kinh doanh.”

– Ông Bùi Nhân Hòa, Giám đốc CNTT, Công ty Cổ phần Hòa Bình (Việt Nam)

Thực hiện: Gimasys