Google Workspace giúp Nanoco đồng bộ thông tin trên toàn 9 văn phòng chi nhánh và 700 văn phòng kinh doanh

“Chúng tôi từng gặp khá nhiều khó khăn trong việc đồng bộ tiến trình công việc tại 9 công ty chi nhánh và 700 văn phòng kinh doanh. Sử dụng các công cụ Google Caledar, Docs và Drive đồng thời giúp chúng tôi tạo ra một nền tảng tích hợp nhằm trao đổi, cộng tác, quản lý và đảm bảo an toàn thông tin, quy trình và lịch trình làm việc.”

– Ông Nguyễn Đình Chinh, Quản lý CNTT, Nanoco (Vietnam)

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thiết bị điện tại Việt Nam, Nanoco được biết đến với vị thế thị trường và thị phần hàng đầu tại quốc gia này. Không chỉ là nhà phân phối lớn nhất của Panasonic tại Việt Nam, công ty còn sản xuất và phân phối hai dòng sản phẩm Nano và Nanoco khá nổi tiếng. Công ty đã phát triển hệ thống phân phối rộng khắp bao gồm 9 công ty chi nhánh, 700 văn phòng kinh doanh và các văn phòng trưng bày sản phẩm tại trong và ngoài nước, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường mục tiêu là các hộ gia đình/ người tiêu dùng và các doanh nghiệp.

THÁCH THỨC

Năm 2013, hệ thống trao đổi thông tin của Nanoco gặp nhiều vấn đề phát sinh do khả năng truy cập và an toàn thông tin bị hạn chế. Vào thời điểm đó, hệ thống mail server mà Nanoco đang dùng được phát triển dựa trên giải pháp Mdaemon và Microsoft Outlook. Do toàn bộ máy chủ được đặt tại Việt Nam, nhân viên của công ty gặp nhiều khó khăn khi truy cập email từ nước ngoài, trong các chuyến công tác. Do đó, hiệu quả công việc của họ bị gián đoạn và ảnh hưởng đáng kể. Tính an toàn và bảo mật cũng là một trong những điểm yếu của hệ thống mail cũ, do các vấn đề với bộ lọc spam khiến hòm thư của nhân viên quá tải và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Quan trọng hơn nữa, với hệ thống phân phối và chuỗi cung ứng rộng khắp trên toàn Việt Nam, các cấp quản lý của Nanoco gặp khó khăn trong việc quản lý và đồng bộ thông tin và luồng công việc trên mọi miền.

“Một trong những vấn đề gây nhức nhối nhất của hệ thống mail server cũ đó là khả năng truy cập hạn chế khi nhân viên Nanoco đi công tác ở nước ngoài. Nhưng với Gmail, chúng tôi có thể kiểm tra và sử dụng email vào bất cứ thời điểm nào, tại bất cứ nơi đâu, trong khi bộ phận CNTT vẫn có khả năng quản lý bảo mật và an toàn thông tin của toàn bộ hệ thống”

– Ông Nguyễn Đình Chinh, Quản lý CNTT, Nanoco (Vietnam)

GIẢI PHÁP

Do nguyên nhân của các vấn đề với hệ thống mail cũ xuất phát từ sự hạn chế của giải pháp “on – premise” này, Nanoco quyết định cân nhắc thêm các giải pháp điện toán đám mây trong quá trình tìm kiếm hệ thống trao đổi thông tin và email thay thế. Sau khi nguyên cứu các giải pháp và các nhà cung cấp khả thi, ông Chinh khá ấn tượng trước giải pháp do Google cung cấp do tin tưởng thương hiệu này. Nanoco quyết định liên hệ đến Google thông qua trang google.com và được Google giới thiệu đến Gimasys, đối tác phân phối ủy quyền Google Workspace tại Việt Nam. Gimasys đã hỗ trợ Nanoco chuyển đổi qua Google Workspace trong vòng 1 tháng, bằng việc di chuyển dữ liệu và tích hợp Google Calendar với hệ thống quản lý lịch trình của Nanoco.

Vào thời điểm Nanoco quyết định chuyển đổi, rất nhiều nhân viên của Nanoco vẫn coi Gmail là một dịch vụ mail của cá nhân, và các công cụ hiệu suất trên nền tảng điện toán đám mây vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ đối với họ. Bộ phận CNTT đã phối hợp với Gimasys giáo dục và đào tạo người dùng cách sử dụng bộ công cụ hiệu suất này.

“Google Docs và Sheets đã giúp chúng tôi tiết kiệm đến 30% thời gian xử lý tài liệu. Nhân viên đã chuyển đổi sang một phương pháp làm việc mới và hiệu quả,  ”

– Ông Nguyễn Đình Chinh, Quản lý CNTT, Nanoco (Vietnam)

KẾT QUẢ

Kể từ khi chuyển đổi qua Google Workspace, nhân viên của Nanoco đã có thể dễ dàng kiểm tra và gửi email từ bất cứ nơi đâu, vào bất cứ thời điểm nào. Gsuite cung cấp một nền tảng làm việc mạnh mẽ, an toàn trên thời gian thực, giúp nhân viên của Nanoco trao đổi ý tưởng, giao tiếp và làm việc cộng tác liền mạch. Các vấn đề do spam gần như được loại bỏ, do đó, nhân viên không còn phàn nàn về tình trạng dung lượng mail bị giới hạn nữa.

Ông Chinh ước tính Google Docs và Sheets đã giúp Nanoco giảm 30% thời gian xử lý tài liệu. Đồng thời, Google Calendar cũng gián tiếp giúp Nanoco giảm ⅓ thời gian tổ chức các cuộc họp và chi phí vận hành, thông qua việc ứng dụng công cụ này để quản lý và sắp xếp lịch trình và phòng họp.

Xét các khoản chi phí trực tiếp dành cho CNTT, Nanoco đã tiết kiệm được một khoản phí hàng năm đáng kể dành cho các khoản thuê máy chủ, bảo trì hệ thống, chi phí bản quyền và phí cập nhật phần mềm hiệu suất.

Dựa trên báo cáo nghiên cứu về sự hài lòng của nhân viên trong nội bộ công ty gần đây, 100% người dùng email hài lòng với Gmail và các ứng dụng trong bộ hiệu suất Google Workspace.

“Với hòm mail sạch spam và có đến 30GB để lưu trữ và sử dụng, chúng tôi có một công cụ giao tiếp liền mạch giúp nhân viên trong tổ chức trao đổi ý tưởng và dành thời gian để tập trung vào phát triển thị phần cho Nanoco, thay vì phải sửa chữa và giải quyết các vấn đề gây ra do hệ thống mail cũ.”

– Ông Nguyễn Đình Chinh, Quản lý CNTT, Nanoco (Vietnam)

Thực hiện: Gimasys