Các mẹo khi nhập dữ liệu vào Google Sheets

28/06/2018

Google Sheets là một ứng dụng tuyệt vời để làm việc với các Spreadsheet, giao diện đơn giản hướng đến khả năng nâng cao trải nghiệm và năng suất làm việc nhóm, hoàn toàn xây dựng trên nền tảng Cloud của Google.

Google Sheets cung cấp những chức năng cao cấp để tối đa hóa chất lượng làm việc, đồng thời cũng cung cấp một loạt các tính năng nhỏ nhưng cực kì tiện dụng cho người dùng, những tính năng hướng đến việc tiết kiệm thời gian thao tác với dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá những tính năng ít được sử dụng nhưng rất hữu ích cho việc nhập liệu của bạn.

Mục Lục

Xóa giá trị với hàm Trim và Clean

Hàm CLEAN: Rất hữu dụng khi người dùng cần xóa các ký tự non-printable tồn tại trong các ô. Khi sử dụng hàm CLEAN, kết quả trả về sẽ không còn các kí tự ASCII mà Chi tiết xem tại CLEAN
Hàm TRIM: Khi cần xóa các ký tự khoảng trắng (space) xuất hiện ở đầu hoặc cuối mỗi ô thì TRIM sẽ là hàm hỗ trợ điều đó. Chi tiết xem tại TRIM.

Google sheets

Bảo vệ dữ liệu trong ô

Trong một số trường hợp, khi bạn chia sẻ dữ liệu cho người khác ở quyền Edit, nhưng không muốn các dữ liệu mình đã nhập ở sheet hoặc thậm chí ở ô bị thay đổi thì Protect sheet sẽ là chức năng cần tìm đến. Sử dụng Protect sheet tại Tool → Protect sheet. Bạn có thể tham khảo phần Hướng dẫn hạn chế quyền truy cập trong Google Sheets.

Xác thực dữ liệu nhập vào các ô

Đôi khi người dùng cần quy định kiểu dữ liệu nhập vào ô đúng theo yêu cầu định ra, chức năng tại Data → Validation data sẽ cho phép thực hiện điều đó. Google Sheets hỗ trợ rất nhiều kiểu dữ liệu đầu vào được xác thực.

Người dùng có thể tạo xác thực với kiểu số, hoặc định nghĩa các dữ liệu sẽ phải nhập vào. Nếu nhập sai thì Google Sheets sẽ thông báo và yêu cầu nhập lại.

Viết hoa ký tự đầu mỗi ô

Đôi khi người dùng cần dữ liệu của các ô đều viết hoa giống nhau ở ký tự đầu, thì hàm PROPER được Google Sheets cung cấp để thực hiện điều đó.

Còn đối với khi cần chuyển về viết thường dữ liệu đầu dòng của các ô thì có thể sử dụng hàm LOWER.

Chia dữ liệu thành từng phần riêng biệt

Có bao giờ bạn cần chia dữ liệu từ một chuỗi ký tự có khoảng trắng nằm trong một ô thành nhiều ô riêng biệt ?

Data → Split text to columns là chức năng giải quyết vấn đề đó của Google cung cấp.

Ví dụ: Dữ liệu nhập vào một ô là 0 1 2 3.

Khi sử dụng Split text to columns với Sperator là Space

Đồ thị hóa dữ liệu bằng Sparkline

Nếu bạn có một lượng dữ liệu lợi nhuận hàng tháng của công ty cần được phân tích để xác định các mốc tăng trưởng hoặc giảm sút thì hàm Sparkline là thứ mà Google đem đến Google Sheets cho bạn.