Chia sẻ thư mục trong Shared Drives với bản beta mới

Những gì thay đổi

Google cung cấp một bản beta mới cho phép bạn chia sẻ các thư mục trong shared drive (bộ nhớ dùng chung). Tìm hiểu thêm và quan tâm đến bản beta đấy tại đây 

Ai chịu ảnh hưởng 

Quản trị viên, người dùng cuối, và nhà phát triển

Tại sao bạn nên sử dụng 

Shared drives (ổ đĩa dùng chung) là cách sử dụng mạnh mẽ giúp một nhóm, tổ chức lưu trữ và cộng tác trên các tệp. Cho đến thời điểm hiện tại, tất cả các quyền đều được đặt ở cấp ổ đĩa dùng chung hoặc cấp tệp riêng lẻ và không thể chia sẻ các thư mục cụ thể trong một ổ đĩa chung.

Với bản beta này, bạn có thể chia sẻ một thư mục cụ thể với những người dùng khác hoặc nâng cấp quyền truy cập thành viên để cung cấp cho người dùng quyền bổ sung trên các thư mục cụ thể trong các ổ đĩa chung. Ví dụ về cách bạn có thể sử dụng điều này bao gồm:

• Đối với một bộ phận tiếp thị, bạn có thể có một ổ đĩa chung được truy cập bởi tất cả các nhân viên nội bộ, với một thư mục cụ thể cho các tài liệu quảng cáo mà cũng có thể truy cập đến một cơ quan bên ngoài. 
• Đối với bộ phận bán hàng được tổ chức theo vùng, bạn có thể có một ổ đĩa chung cho phép người quản lý và giám đốc nhóm xem tất cả hoạt động, với các nhóm khu vực chỉ có thể xem thông tin liên quan đến khu vực tập trung cụ thể của họ trong một thư mục dùng chung.  
• Đối với một ổ đĩa chung được sử dụng để chuẩn bị cho một sự kiện cụ thể, bạn có thể cấp cho tất cả các thành viên xem quyền truy cập vào tất cả các tệp, đồng thời cung cấp cho mỗi nhóm cụ thể quyền truy cập vào các tài liệu liên quan đến phần sự kiện của họ. 

Thông tin bổ sung 

Cấp độ truy cập quản lý cần thiết để chia sẻ thư mục

Các thư mục trong ổ đĩa dùng chung chỉ có thể được chia sẻ bởi những người quản lý ổ đĩa dùng chung đó. Các cấp truy cập ổ đĩa dùng chung khác(ví dụ. Quản lý nội dung và người bình luận) không đủ điều kiện để chia sẻ các thư mục, bởi vì họ không được phép tự do kiểm soát vào nội dung. Các thư mục trong các ổ đĩa được chia sẻ có cùng cấp truy cập với chính các ổ đĩa được chia sẻ, ngoại trừ người quản lý..

Các cấp truy cập này bao gồm: Content manager (Trình quản lý nội dung – mặc định), Contributor (người đóng góp nội dung), Commenter (người bình luận), and Viewer (người xem). Luu ý ràng Contributor (người đóng góp) trên thư mục là Editor (chỉnh sửa) tệp trên thư mục đó.

Xem thêm chi tiết về các cấp truy cập ổ đĩa được chia sẻ

Các cấp truy cập thư mục chỉ có thể mở rộng, không được giảm, từ cấp của ổ đĩa chung

Các cấp truy cập được chỉ định ở cấp ổ đĩa chung thể hiện mức truy cập tối thiểu mà người dùng sẽ phải có đối với tất cả các tệp và thư mục trong ổ đĩa chung đó. Điều này đảm bảo tính minh mạch, dự đoán và khả năng mở rộng. Do đó, mức truy cập của người dùng cho một thư mục trong ổ đĩa chung chỉ có thể lớn hơn mức truy cập của người dùng đó đối với chính ổ đĩa chung đó; Nó không thể hạn chế hơn.

Ví dụ, Commenter (người bình luận) trên ổ đĩa dùng chung không thể hạ cấp là Viewer (người xem) thư mục trong ổ đĩa dùng chung đó. Tuy nhiên, Viewer (người xem) trên ổ đĩa dùng chung có thể mở rộng cấp truy cập của họ sang Commenter (người bình luận) hoặc Contributor (người đóng góp nội dung) cho các tệp và thư mục con cụ thể trong ổ đĩa dùng chung đó. Do đó, nếu quyền trên tệp hoặc thư mục bị hạ cấp, hành động sẽ diễn ra trên một hoặc nhiều thư mục mẹ nơi quyền được thừa kế từ đó.

Điều gì xảy ra với việc di chuyển tập tin và thư mục

Khi các tệp hoặc thư mục được chia sẻ di chuyển vào, bên trong hoặc giữa các ổ đĩa chung, quyền truy cập được kế thừa vào nội dung sẽ được cập nhật tương ứng và quyền truy cập trực tiếp sẽ được giữ nguyên. Điều tương tự cũng đúng khi các tệp hoặc thư mục dùng chung được chuyển từ ổ đĩa chung sang ổ đĩa người dùng (My Drive).

Ví dụ, hãy tưởng tượng một tài liệu ban đầu nằm trong ổ đĩa chung của nhóm Sales.. Tất cả các thành viên của nhóm Sales có quyền truy cập Viewer (người xem) vào ổ đĩa được chia sẻ và do đó, có quyền truy cập Viewer (người xem) vào tài liệu. Ngoài ra, năm thành viên nhóm Sales riêng lẻ có quyền truy cập Editor (chỉnh sửa) vào tài liệu cụ thể. Nếu tệp đó được chuyển ra khỏi ổ nhóm Sales, nhóm Sales sẽ mất quyền truy cập Viewer (người xem) được kế thừa, nhưng năm người dùng cá nhân vẫn có quyền Editor (chỉnh sửa).

Vì các di chuyển thư mục (được chia sẻ) này có thể tạo ra những thay đổi lớn đối với quyền truy cập nội dung, thư mục được chuyển vào hoặc giữa các ổ đĩa chung chỉ được phép cho người dùng là người quản lý trên cả vị trí ban đầu cũng như vị trí đích.

Lưu ý: Google sẽ bắt đầu thực thi yêu cầu của người quản lý với chương trình beta này và vào ngày 1 tháng 9 năm 2020 cho tất cả khách hàng của G Suite (Google Workspace). Sau này, sẽ không còn có thể cho Contributors (người đóng góp) hoặc Content managers (người quản lý nội dung) trên đích đến để di chuyển các thư mục trong hoặc giữa các ổ đĩa được chia sẻ.

Bắt đầu

• Quản trị viên: Bạn quan tâm đến việc chia sẻ thư mục beta tại đây. Google sẽ bắt đầu chấp nhận các tên miền vào chương trình trong vài tuần tới.
• Người dùng cuối: Khi tính năng này được bật cho miền của bạn, để chia sẻ thư mục: Chọn thư mục trong ổ đĩa chung mà bạn là người quản lý và nhấp vào chia sẻ trong menu thư mục (thanh công cụ) để mở hộp thoại chia sẻ. Từ đó, bạn có thể chia sẻ thư mục.

Hiệu lực

• Có sẵn cho G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, và G Suite for Nonprofits customers 
• Không có sẵn cho khách hàng G Suite Basic và người dùng có tài khoản cá nhân Google Accounts.

Nguồn: Gimasys