Tìm hiểu G Suite có gì ngoài Gmail doanh nghiệp?

Bảo mật – Ổn định – Uy tín

Bạn không mua sản phẩm, bạn mua giải pháp. Khi lựa chọn G Suite hay bất kì sản phẩm nào có mục đích tương tự, bạn không mua vài tài khoản email có tên miền công ty mà đang trả tiền cho lợi ích mà nó mang lại.

Vậy nếu chỉ xét riêng về Gmail, Google mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Một giải pháp trao đổi thông tin an toàn – bảo mật – ổn định. Khi mà môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và công việc luôn trong tình trạng dồn dập, ứ đọng, có lẽ điều cuối cùng mà bạn muốn để tâm tới là liệu email mình gửi đi có tới được hòm thư người nhận hay không? Email có bị rơi vào spam hay không? Những giao dịch và thông tin cá nhân mình gửi đi có đang bị một bên nào  đó “nhòm ngó”? Với mục đích tập trung vào những lợi ích cốt lõi mà có thể bạn chưa biết, phần này sẽ chỉ giới thiệu ngắn gọn những lợi ích khi sử dụng Gmail doanh nghiệp của Google.

Nếu cân nhắc giữa sản phẩm của Google và các nhà cung cấp khác, bạn có thể tham khảo thêm phần so sánh G Suite tại đây:

So sánh G Suite và các giải pháp email hosting giá rẻ

So sánh G Suite với Office 365

So sánh G Suite và Gmail miễn phí

Vậy G Suite có gì ngoài Gmail doanh nghiệp?

Drive – Quản lý, chia sẻ và bảo mật dữ liệu

Drive cho phép bạn lưu trữ, truy cập và chia sẻ tài liệu (với khả năng hạn chế quyền truy cập) – tất cả tại một giao diện duy nhất. Với Google Drive, bạn có thể dễ dàng làm việc với tài liệu của mình từ bất kì thiết bị nào (Laptop, điện thoại, máy tính bảng, chromebook,…) mà không còn lo sợ các file văn bản, hình ảnh, video bị lưu cố định tại một máy tính nào đó. Là một ứng dụng được tích hợp trong G Suite, Drive có thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp cả về:

• Dung lượng: Mỗi tài khoản G Suite có ít nhất 30GB dung lượng – gấp đôi so với dung lượng tài khoản gmail miễn phí. Nếu 30GB là không đủ, doanh nghiệp vẫn có nhiều lựa chọn khác – mua thêm dung lượng Drive (chỉ mua cho những tài khoản nào cần thay vì mua cho toàn bộ người dùng). Hoặc nâng cấp lên những phiên bản cao hơn như Business hay Enterprise – dung lượng của phiên bản này không bị giới hạn (nếu mua từ 5 tài khoản trở lên. Với số lượng dưới 5, người dùng sẽ có 1TB/tài khoản). Điều này sẽ đặc biệt có ích với những đơn vị thường xuyên gặp rắc rối về quota (giới hạn) dung lượng hay những đơn vị phải làm việc với file có kích thước lớn.

• Bảo mật: Một trong những tính năng hữu ích nhất của công cụ lưu trữ này chính là quản lý được quyền sở hữu và quyền truy cập đối với các dữ liệu, tài iệu trong công ty. Ví dụ, trong My Drive: người dùng có thể hạn chế quyền chỉnh sửa, xem, bình luận, in, tải xuống hay mời người khác truy cập khi chưa có sự đồng ý của file owner (người chủ sở hữu của tài liệu). Đặc biệt, với Team Drives, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về khả năng quản lý tài liệu, cũng như xóa bỏ nỗi lo lấy lại dữ liệu mỗi khi có nhân viên nghỉ việc. Team Drives và một không gian chung, cho phép cả team lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tài liệu. Khác với Google My Drive, một khi tài liệu được di chuyển vào Team Drives, chúng sẽ thuộc quyền sở hữu của cả team & doanh nghiệp chứ không còn bị giới hạn bởi cá nhân nữa. Bên cạnh đó, team Drive cũng cấp quyền sở hữu, chia sẻ và khôi phục dữ liệu cùng với thời gian lưu trữ lâu hơn cho những file đã bị xóa.

Chi tiết xem tại: Sự khác nhau giữa Team Drive và Google My Drive

Calendar – Hangouts Chat – Hangouts Meet: Thúc đẩy tinh thần cộng tác, teamwork trong doanh nghiệp

Google Calendar: Ứng dụng lịch của Google giúp bạn quản lý thời gian và lên lịch cho các cuộc họp quan trọng với khách hàng, đối tác. Một trong những điều tuyệt vời của Google Calendar chính là khả năng tạo ra nhiều loại lịch khác nhau mà tất cả mọi người trong doanh nghiệp (hoặc một nhóm nhỏ) có thể cùng truy cập. Ví dụ, bạn có thể muốn xây dựng một hệ thống lịch về các sự kiện, kì nghỉ và các cuộc họp thường kì dành riêng cho team mình. Lợi ích của nó so với phiên bản miễn phí nằm ở việc tất cả mọi người trong cùng một công ty có thể truy cập và check chéo lịch của đồng nghiệp (nếu được cho phép), từ đó mọi việc sẽ được tiến hành dễ dàng hơn.

Hangouts Chat & Meet: Đây là hai ứng dụng giúp team dễ dàng cộng tác và trao đổi thông tin với nhau, hoặc giữa mọi người trong công ty với đối tác, khách hàng ở bên ngoài. Với Meet,  mỗi nhân viên có thể tự tổ chức các cuộc họp trực tuyến (online, face-to-face meeting) và tham gia cuộc họp ngay trên điện thoại/laptop/tablet thay vì phải mất thời gian, chi phí di chuyển, gọi điện thoại thông thường.  Nếu đã sử dụng Slack, có lẽ bạn cũng sẽ thấy Hangouts Chat mang đến sự tiện ích tương tự, và đặc biệt phù hợp đối với các team phải làm việc theo dự án. Chưa kể nó còn được tích hợp với tất cả các ứng dụng khác trong G Suite (như Gmail, Drive,…)

Docs, Sheets, Slides: Cùng làm việc trong thời gian thực

“Real-time collaboration” là cụm từ mà Google sử dụng để nói về lợi ích mà bộ công cụ soạn thảo văn bản này mang lại. Có tính năng tương tự như Words, Excel, PowerPoint của Microsoft, nhưng các sản phẩm của Google lại mang ưu thế vượt trội bởi khả năng cho phép tất cả mọi người cùng lên mạng và làm việc “trong thời gian thực” – tức là nhiều người dùng có thể chỉnh sửa trên cùng một văn bản, tại cùng một thời điểm, từ bất kì nơi đâu. Dữ liệu sẽ tự động được lưu lại với các version history (lịch sử chỉnh sửa). Với tính năng này, các nhân viên của bạn sẽ không phải xếp hàng chờ đợi người này chỉnh sửa > lưu > gửi qua email > người khác tải về máy tính > sửa > lưu > lại gửi qua email chờ duyệt,…. Nếu chưa một lần làm việc chung trên Docs hay Sheets, có lẽ bạn đã bỏ lỡ một tính năng hữu ích mà ngay đến Microsoft cũng phải học hỏi và phát triển cho các phần mềm của hãng.

Đừng lo vì sự khác biệt trong công cụ mà bạn sử dụng so với khách hàng, đối tác của mình. Bởi bạn có thể tải các file lên và chỉnh sửa ngay lập tức, dù đó là Microsoft Word, Excel hay PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods) Từ tháng 2/2018, bạn thậm chí còn có thể cộng tác và bình luận trực tiếp vào các file Microsoft Office mà không cần phải chuyển định dạng hay làm gì phức tạp.

Admin Console: Quản lý người dùng trong doanh nghiệp

Admin Console trong G Suite cho phép chủ doanh nghiệp và admin có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hệ thống từ một bảng điều khiển tập trung. Gần đây Google đã tu sửa và bổ sung khá nhiều tính năng so với phiên bản Google Apps trước đó nhằm đáp ứng được nhu cầu kiếm soát của doanh nghiệp.

Từ Admin console, admin có thể làm mọi thứ từ việc thêm người dùng và các nhóm người dùng, quản lý các thiết bị, thêm các tên miền phụ khác cho Gmail,…. Hầu hết (nếu không muốn nói là tất cả) các ứng dụng trong G Suite phải được admin cho phép rồi mới được sử dụng.

Sau khi đăng kí G Suite thành công, admin của doanh nghiệp sẽ nhận bàn giao và nắm toàn bộ quyền quản trị đối với hệ thống mà không phải phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp hay đối tác của Google. Tại đây, admin có thể tiếp tục thiết lập các cài đặt bảo mật theo chính sách của công ty và phân quyền quản lý cho người dùng nếu cần.

Google Vault – Backup & e-Discovery

Không có cái gì gọi là quá nhiều “backup” hay bản lữu trữ dự phòng. Vault cho phéo admin quản lý, giữ lại, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu của doanh nghiệp. Đó có thể là email, nội dung file lưu trong Drive hay các đoạn chat (có lưu lại lịch sử). Về cơ bản, bạn có thể lưu lại (archive) tất cả dữ liệu và thiết lập các chính sách lưu giữ (retention policy) để phục vụ các yêu cầu điều tra pháp lý nếu cần thiết.

Cập nhật: Gimasys